高等學校畢業生檔案管理工作淺析

歷佳

摘 要：學生檔案是指本校在學生管理活動中形成的，記錄和反映學生個人經歷、德才能績、學習和工作表現的、以學生本人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。在高等學校學生檔案的移交、保管、利用和轉遞日常工作工作中有很多細致繁瑣又極為重要問題需要多個部門溝通協調解決。本文著重探討了如何做好高等學校學生檔案的管理工作。

關鍵詞：高等學校；畢業生；檔案

學生檔案是高校檔案群中的一個分支，它既是高校考察錄用、培養教育學生的第一手材料，也是國家選拔、任用人才的重要依據，更是每個學生由學校走向社會后人事檔案形成的基礎。高等學校要貫徹落實教育部《普通高等學校檔案管理辦法》，促使高校學生檔案管理工作規范化、制度化，根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》等法律、法規完善學生檔案的管理工作。

1 學生檔案包含的基本內容

學生檔案是指本校在學生管理活動中形成的，記錄和反映學生個人經歷、德才能績、學習和工作表現的、以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。

目前，由于每個省份對學生檔案內容的要求不同，因此作為一名剛入學的普通高等學校的學生來說，入學之前其檔案中包含的內容也會有所不同。但基本上包含黨團員關系、高中階段檔案、高考個人信息、體檢表、報考志愿等。

入學后，其檔案基本按照大學階段的班級學號排列順序進行保管。在這個階段可以在其檔案中加入新生入學登記表；學生在校期間因表現突出獲得的院（系）、校級及校級以上等相關獎勵材料；學生在校期間違反校規、校紀，觸犯國家法律等各類處分材料；學生在校期間日常行為表現的學年鑒定材料等；學生在高校期間參加中國共產黨、共青團的材料等；可供組織、人事部門參考的其他材料。

學生從普通高等學校畢業后，將在其檔案中加入畢業材料，如高等學校畢業生登記表、體格檢查表、學生成績單、授位證書決定及畢業生就業報到通知書等。

2 學生檔案的轉遞

中央機關及其直屬機構公務員招錄考試中對應屆畢業生的界定：國家統一招生的普通高校畢業生離校時和在擇業期內（國家規定擇業期為二年，有些地方延長至三年）未落實工作單位、其戶口、檔案、組織關系保留在原畢業學校，或保留在各級畢業生就業主管部門（畢業生就業指導服務中心）、各級人才交流服務機構和各級公共就業服務機構的畢業生，可按應屆高校畢業生對待。

為保證畢業生檔案保密安全、準確迅速地轉遞，避免由于聯系方式不準確、書寫不清楚、收件單位地址不詳細等原因造成的檔案退回情況。特別是針對提前調取檔案的畢業生，其個人檔案在大學期間的材料（成績單、畢業生登記表、黨組織關系材料、獎懲材料、體檢表、報到證等）還沒有完善，那么這個時候，就要求人事檔案轉遞工作人員熟知這些材料信息，聯系協調相關部門，爭取及時為畢業生準備好所需材料，完善其人事檔案的內容后給予調檔。因此，每年的畢業生人事檔案轉遞工作都是需要檔案管理工作人員耐心、細心、用心、留心、精心的做好每一個整理轉遞的環節。

特別需要說明的還有另外一種情況出現的問題，即用人單位的調檔函說明檔案可由學校密封后，允許學生本人自帶。但是由于學生自己或其他人員對檔案內容的好奇或不重視，造成檔案開封、損壞，甚至丟失，因此需要提醒的是個人檔案千萬不要私自拆封，一旦丟失也不能全部補全！所以自帶的檔案一定要萬分注意保證其密封狀態和安全。

就遼寧省來說，根據《遼寧省流動人員人事檔案管理服務規范（試行）》（遼人社[2010]264號）中對流動人員人事檔案的接收、轉出、材料收集與整理、保管與保護、查閱、出證；流動人員身份認定、職稱委托評定；畢業生檔案、辭職和被辭退人員檔案接轉等十個方面的工作程序和辦事手續的相關規定。高等學校檔案管理部門、學生管理部門等相關職能部門需要不斷地聯合宣傳、普及這些相關規定，使畢業生能夠對個人的人事檔案有條不紊地進行查詢、利用和轉遞。

例如，沈陽市人力資源和社會保障局為確保應屆畢業生個人信息錄入的準確性，要求各校送檔案或郵寄檔案提供統一的學生信息的電子文檔，派送或郵寄的檔案順序需要與電子文檔順序一致，以便于交接、查收和轉入檔案管理庫。使用計算機對學生檔案信息進行管理，是手工管理所無法比擬的，例如，檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，甚至將來可以完全對個人檔案進行全數字化處理。

3 出國留學學生檔案的保管

一般來說，出國留學學生檔案應該存放在教育部留學生服務中心，由留學人員服務中心出具檔案接收函即可調檔，主要是便于為海歸留學人員進行海外學歷認證、落戶等職能需求。其次，也可以存放在戶籍所在地的人才交流中心。放在人才交流中心可以自己交保險金，從工齡的角度來說，現在一般的單位會根據養老保險繳納的情況計算工齡的，具體要咨詢用人單位或當地人力資源和社會保障局。

4 工齡的基本概念及其與人事檔案的關系

工齡是指職工以工資收入為生活資料的全部或主要來源的工作時間。工齡的長短標志著職工參加工作時間的長短，也反映了它對社會和企業的貢獻大小和知識、經驗、技術熟練程度的高低。實行基本養老保險個人繳費制度以后，以實際繳費年限作為退休和計發養老保險待遇的依據，之前的連續工齡視同繳費年限。另外戶口、檔案所在地和畢業生的就業協議簽署日期也和工齡有著密不可分的聯系①。

5 人事檔案丟失如何補辦

人事檔案的丟失對個人來說是很嚴重的損失，因為有些檔案是補不回來的。在每年的畢業生檔案轉遞過程中，由于工作量巨大、任務集中、時間緊迫，還有天氣炎熱、整理空間受限等多方因素的影響，不可避免的可能會出現諸如檔案內缺少材料、檔案外皮的個人信息與檔案袋內個人信息不一致、檔案郵寄地址更改造成的信息不一致等瑕疵紕漏。如何盡量避免這些問題，能夠及時找回或者補充材料，對學生來說都會是莫大的幫助！這就需要高校學生檔案工作人員有很強的掌控性，靈活處理問題的工作方式以及加深對學生檔案移交、保管和轉遞流程的熟知程度，并不斷完善提高自身工作業務能力的素質。

高等學校應屆畢業生的人事檔案可以補辦的有新生入學登記表、畢業生登記表、成績單等，至于其他檔案材料，學生可以向就讀高中檔案管理部門咨詢。如果參加工作了應該有參加工作的相應記錄，如履歷表之類。

綜上所述，高等學校畢業生的人事檔案需要準確無誤的進行轉遞，一旦發生丟失，一則有些內容無法完全補辦，二則補辦程序會很繁瑣，會消耗當事人很大的體力，造成巨大的心理壓力。所以在人事檔案的轉遞過程中，要求高校學生檔案的管理工作人員必須盡職盡責地完成檔案轉遞流程。

高等學校學生檔案匯集并展現了全國各地人事檔案管理工作方面的水平和特色，每一位新生人事檔案的內容和排列順序都會由于種種原因而有所不同，在畢業后的內容也會根據所讀高校的特色、在校表現等各方面的原因而有所不同。在檔案的轉遞工作中，也會由于各地區、各部門對檔案轉遞要求的不同而產生一些矛盾，但筆者相信，隨著檔案信息化工作的不斷進步、各界對檔案工作重視程度的提高、檔案相關業務知識的廣泛宣傳普及，高等學校學生檔案管理工作會逐步向著更和諧、更穩定、更安全、更迅速的方向大步的前進！

參考文獻

①百度詞條，工齡