檔案館信息利用服務水平的定量評價研究

于華

摘 要：針對檔案館信息利用服務的特點，選取模糊模型來定量評價檔案館信息利用服務水平。首先，選用層次分析法確定各指標在檔案管理中所占的權重，然后，對影響檔案館信息利用服務水平的指標狀況進行評價，綜合各指標的狀況和其所占權重確定檔案館信息利用服務的整體水平。最后，選擇粵西某高校檔案館作為具體研究對象，進行了問卷調查，給出了具體的水平評價結果。

關鍵詞：檔案；信息利用；定量評價；模糊評判

信息化的快速發展給傳統的檔案工作帶來了新的挑戰。如何利用新技術為社會長久發展服務就成了檔案部門不得不重新思考和解決的問題。檔案工作者直接與利用者的接觸是整個檔案工作的關鍵環節，所以檔案部門要想提升檔案利用服務工作的效率，更好地發揮檔案信息作用，就必須從檔案信息利用服務工作著手，以利用者的滿意程度作為衡量檔案信息服務工作的重要指標。[1]

1 評價檔案館信息利用服務水平的目的

為了提高檔案館的服務水平，促進檔案館的信息資源高效利用，對檔案館的信息利用以及檔案館服務進行有效的評價是十分有必要的。[2]對檔案信息利用服務評價可以更有效地把握檔案信息利用服務活動的方向，有利于檔案信息利用服務科學化管理，進而能夠全面提升檔案信息利用服務活動的質量，對檔案信息利用具有導向、激勵、規范作用，促進傳統檔案館向信息化現代化檔案館的轉換，同樣對加強隊伍建設，使檔案人員成為檔案信息的管理者、傳播者，成為信息資源的開發者和信息利用的咨詢者有著十分重要的意義。[3]

2 模糊綜合評判模型

模糊綜合評判作為模糊數學的一種具體應用方法，它是在模糊環境下，應用模糊變換原理和最大隸屬度原則，考慮與被評價事物相關的多種因素，為了評判目的而對事物作出綜合決策的方法。其優點是：數學模型簡單，容易掌握，對多因素、多層次的復雜問題評判效果比較好，是別的數學分支和模型難以代替的方法。[4] [5]

4 檔案館信息利用服務水平的模糊綜合評判

4.1 指標數據來源及評價標準。我們針對粵西某高校檔案館的信息服務水平進行具體評價。首先走訪學校有關部門獲取所需的數據以及制作二級指標的問卷，然后在此高校進行問卷調查，得到下面的數據。

5 結果分析

5.1 本研究最后實際測算出的評價值為76.1， 表明檔案館的信息利用服務水平定量評價數值介于評價指標良好和中等之間且接近良好水平。因此，對一檔案館的信息利用服務水平的評價，我們用AHP和FAP方法能夠從定量的角度給出較準確的評判，比單一的定性的評價具有準確性、客觀性、可操作性。

5.2 每年經費投入中固定設備費用投入量占整個經費的比例很高，它是決定經費投入指標的重要因素。投入資金的多少，將決定檔案利用服務的效率。業務管理費用投入量占第二位，基本是內部管理的費用、專項費用之和，說明雖然這三項費用缺一不可，但業務管理費用對提升檔案信息利用服務工作的作用要比內部管理的費用、專項費用總和的作用還強。

5.3 本研究顯示，管理制度的健全以及領導能力的高低在檔案信息利用服務工作中起著重要的影響，因此，現代管理模式下的組織結構將能使員工以更多溝通交流，去除組織的層化和官僚化的冗余人員，增強合作和競爭。

5.4 員工的素質在影響檔案信息利用服務工作中所占的比重是23%，這充分說明檔案館應該在員工的素質上下功夫。通過計算還可以看到，員工工作積極性和員工交流融洽度在員工素質中占有很大的比重。另一方面，雖然員工總體收入、教育培訓、參加學術會議、繼續教育等活動每個方面對檔案信息利用服務工作影響不大，但總體來講，它們的影響因素可達40%，不可忽視。

5.5 業務創新和業務協調程度是影響業務表現的最主要的兩個方面。計算的結果標明，業務表現在檔案信息利用服務工作中雖然占的比例較小，但是它的作用足以左右指標總的評分。

5.6 雖然從問卷調查發現，某高校的檔案館網站建設還在起步階段，對提升檔案信息利用服務水平的貢獻排在所有因素之后，但隨著固定經費投入的增加，信息化建設會越來越快，會給檔案館信息利用服務帶來重要的影響。

*本文為湛江市科技攻關計劃項目，項目編號：2013B01150；廣東省檔案科技項目，項目編號：YDK-61-2013。

參考文獻：

[1] 周彩英. 基于AHP和模糊綜合評判的檔案信息利用服務評價[J]. 檔案學通訊，2011（3）.

[2] 呂元智，朱穎. 公共檔案館服務績效模糊綜合評價實現模型研究[J]. 檔案學通訊， 2011（6）.

[3] 肖文建， 張暢. 我國檔案信息（工作）網站建設現狀與發展對策[J]. 檔案學通訊， 2004（6）.

[4] 賀仲雄. 模糊數學及其應用[M]. 天津：天津科學技術出版社，1983.

[5] 藎壚. 實用模糊數學[M]. 北京：科學技術文獻出版社，1989.

（作者單位：嶺南師范學院綜合檔案室 來稿日期：2014-11-09）