“一頁紙項目管理法”在行政管理中的應用

劉松

摘 要： 作者從事的是質量管理辦公室的工作，質量管理辦公室的主要職責是探索建立系統而科學的學校人才培養質量保障體系、教育教學督導工作及績效考核工作。行政工作千頭萬緒，“一頁紙項目管理法”的有效應用能起到事半功倍的作用。

關鍵詞： 一頁紙項目管理法 行政管理 質量管理工作

“一頁紙項目管理法”是一種先進的工具，能幫助管理人員更好地管理和完成自己的工作。從定義上說，“一頁紙項目管理法”是為高層管理者準備的一種工具或者說是一份報告。這個工具使我們方便地與高層管理者就項目情況進行溝通，激勵并確保各項任務責任人對自己的工作負責。

行政工作千頭萬緒，每個管理者每天都要面對大量信息，有大量工作要做，因此，能把項目、任務、責任人、成本等有關信息直觀明了地在一張紙上反映出來，使高層管理者能在繁忙事物中一目了然，所有工作就會更有效率。

一、項目的設定

當今社會一切皆可以成為項目，項目就是有著明確參數、時限和目標的活動。每個項目都有五個基本元素，即任務、目標、時間線、負責人、成本。任務應明確指出具體要怎么做；目標的描述可簡潔可具體，一般都以是否能按時按預算完成作為衡量標準；時間線指預計和監測做某一件或幾件事情的時間；成本指花費多少；負責人應明確是誰，不僅本人要清楚自己的任務，還應該讓上級管理者清楚明白。

二、任務的羅列

前面提到，在一頁紙項目管理表中，一共有五個基本元素：任務、目標、時間線、負責人、成本。其中任務是項目的主線，其他四個元素都圍繞任務進行。任務是項目的中心，必須完成這些任務才能實現目標。

在“一頁紙項目管理表”的左下角，有一個長方形被分成了五個大小不一的部分，這個長方形就是“矩陣”，也可以把它看成菜單欄，代表了一頁紙項目管理的核心。位于矩陣頂部三角形指的是“主要任務”，在菜單欄“主要任務”的上方必須羅列清楚項目的具體任務。

三、如何構建“一頁紙項目管理表”

一頁紙項目的發明人是美國的克拉克·坎貝爾，一頁紙項目管理是一份不可多得的工具，它將目標所指、時間安排、職責、成本花費等逐一以表格形式直觀地展現在你的眼前，使你的上級領導可以一目了然。

創建一頁紙項目管理共有12個步驟：標題；負責人；矩陣——文件的根基；項目目標；主要項目任務；使任務和目標一致；目標日期；使任務與時間線一致；將任務分配給負責人；主觀任務；成本；概述與預測。

先簡單介紹一下這張表格的區域。標題欄：需注明項目領導人、項目名稱等。項目名稱要清晰，目標要明確。如質量管理辦公室2015年工作計劃的目標是——完成質量保障體系構建和績效考核工作。矩陣：矩陣是這張表的核心，所有的內容都圍繞矩陣展開；任務區：表明了該項目有哪些任務；項目目標區：表明了這個項目有哪些目標，任務與目標的關系；項目的時間區域：表明了實現所有任務目標需要的具體時間；責任人：這個區域表明了項目的責任人，說清楚我們如何將任務分配到人，也應該讓你的上級領導清楚這一點；成本區：表明了這個項目的具體成本，也就是說完成項目目標需要花費多少錢；概述與預測：一般來說，概述與預測是用一句話表明項目的情況，如概述中可以這樣寫：“項目將如期完成；培訓和調研有可能超出預算。”讓管理者明白項目的總體情況。

關于色彩。在一頁紙項目管理表中，經常會出現幾種不同顏色。我們通常會用色彩將項目的進展情況或成本情況表示出來。綠色表示順利，黃色表示還可以，紅色表示警告。有點類似于我們熟悉的交通的紅綠燈，綠色可以通行，紅色禁止通行，黃色是等待和警告的意思。

關于主觀任務。主觀任務也稱定性任務，項目中會有那么幾個任務我們難以做出定量分析，但你會發現它有時候貫穿整個一頁紙項目。如質量管理辦公室2015年工作計劃中有三個主觀任務：做好部門網頁維護和建設工作；組織“人才培養質量保障體系建設”的培訓工作；指導各二級教學單位教學質量的督查和考核工作。在主管任務的邊上，通常可以用橫道圖表示。綠色表示主觀任務執行通暢順利，黃色表示遇到了麻煩。

要將任務分配給負責人，可以用大寫的英文字母表示，以便明確主要責任人和次要責任人。任務的主要責任人一定要有強烈的責任心，是一位能干的執行者，其他次要責任人應給予密切配合，一個強有力的團隊可以戰勝一切困難。

下面我們就以案例1為例簡要說明一下一頁紙項目管理表的制作方法。案例1是焊接工程及自動化技術專業申報江蘇高校品牌建設工程立項中的第一個項目。1.標題：項目名稱是教師發展與教學團隊建設，項目領導人為人事處陳保國處長，項目目標是這樣描述的：專業帶頭人專業素養、教師團隊素質和能力、教師綜合能力都穩步提高。這張一頁紙管理表的創建日期是2015年9月。2.負責人：該項目的負責人一共有五位。3.矩陣：它是一個長方形的矩形框，我們可以把它看成一個菜單欄，它把整個一頁紙管理表分成五個子菜單：目標、主要任務、目標日期、成本、概述與預測。4.項目目標：該項目一共有五個目標：國際研修、工程實踐、教研科研能力提升、信息化教學能力培養、團隊創新創業教育能力培養。5.主要項目任務：在這個項目中主要任務有安排專業帶頭人培養對象2名赴德國等國家進行職教能力提升培訓等8項。6.使任務與目標一致：表格左上方的區域表明了項目目標和任務之間的關系，如國際研修的具體任務有三個：安排專業帶頭人培養對象2名赴德國等國家進行職教能力提升培訓；安排博士及博士培養對象赴美國等國家進行科研能力提升培訓；選拔2-3名優秀教師海外進修。7.目標日期：在主要任務的右側區域表明了任務的時間線，可以年、月份或周為單位表示。8.使任務與時間安排一致：如任務7“組織專業教師2-4名參加信息化教學培訓，提升教學團隊信息化教學水平”的完成時間是2016年、2017年及2018年，用空心的圓點注明。9.將任務分配到人：每項任務都有負責人，任務的負責人可能不止一個，通常會有一個主要負責人，用A表示，次要負責人用B表示，第三個負責人就用C表示。如第1個任務“安排專業帶頭人培養對象2名赴德國等國家進行職教能力提升培訓”主任負責人是陳保國處長，次要負責人是孫海波院長。10.主觀任務：有的話可以填寫。11.成本：應該在成本區表明項目的具體費用。如2015年的花費計劃是40萬元，2016年的花費計劃是42萬元。12.概述與預測：在表格的最下面可以用簡潔語言對項目狀態進行預測或描述。如：“教學團隊：專業教師結構明顯優化，整體教學、科研水平明顯提升。”

四、如何進行項目的中后期檢查

在項目進行過程中，我們還可以制作早期報告、中期報告、后期報告，以利于整個項目工作的監控。

表中垂直的藍色線條表示你處在項目周期的什么位置，如藍色線條標在了2015年3月這個位置，意思是這份項目管理者的一頁紙被當做2015年3月的報告，報告內容是項目的頭三個月的情況，在相關任務處，你會看見有很多黑色的圓點，這些黑色的圓點表示有關工作已經完成。空心的圓點表示工作尚未完成。如果出臺《常州工程職業技術學院教學督導員管理暫行規定》三個都是空心的圓點的話，則說明該任務沒有如期完成，必須在“概述與預測”一欄里說明情況：學院成立二級學院不久，內部調整尚未到位。

圓點表示的是每項任務在時間線上的位置。項目管理者的一頁紙應該及時完成，哪怕只是晚了幾周時間，它的作用也會大打折扣。如果時間是按月分配，那么這份文件就應該在每月末的最后五個工作日內完成。不要延遲，而是要盡可能快地填完這份項目管理者的一頁紙。

總之，一頁紙項目管理表是一種不可多得的工具，能讓我們的工作化繁為簡，起到事半功倍的作用。

基金項目：常州工程職業技術學院2015年院級教育教學改革研究重點課題《質量保障體系的實踐研究》部分成果。課題編號：ZY6116016