會計電算化課程中“期末自動轉賬”的教學思考

楊萍

摘 要： 會計電算化期末自動轉賬功能是一個非常快捷的功能模塊，可以大大提高會計核算工作效率，在從事會計電算化教學過程中，作者對出現的各種問題進行了分析總結，并對產生原因及解決方法進行了分析。

關鍵詞： 會計電算化 期末自動轉賬 思考

會計電算化是一門綜合學科，以培養學生會計信息化方面的實際動手能力為目的，現在大多數高校都采用用友ERP-U8.72財務軟件作為會計電算化課程的教學軟件，以企業相關案例進行實驗。在近幾年教學中發現，學生對于綜合性和前后連貫性很強的一些業務的處理總會出現這樣那樣的錯誤，其中以自動轉賬功能的運用最為明顯。針對這一問題，本文總結了學生在學習過程中遇到的難點，并找出了問題出現的原因，提出了相應的解決方法。

一、會計電算化期末自動轉賬的意義

期末自動轉賬是財務軟件中一項強大的特殊功能。不同于傳統手工轉賬，而是根據會計期末工作的特點，利用計算機處理數據的優勢，將繁瑣的期末手工轉賬轉化為信息化自動轉賬。它的運用更適應現代高節奏的企業財務工作特點，以最簡便的方式最大限度地滿足企業財務的要求。

二、會計電算化期末自動轉賬的流程

會計核算期末結賬前，有許多成本、費用需要結轉，轉賬分為外部轉賬和內部轉賬。外部轉賬指將其他子系統（如薪資、固定資產、應收應付、存貨核算等子系統）生成的憑證轉入總賬系統中；內部轉賬是在總賬系統內部通過設置憑證模板自動生成的憑證。下面以用友ERP-U872財務軟件為例對自動轉賬的應用進行介紹。

（一）自定義結轉

會計月末時，經常需要重復做一些轉賬業務，比如：結轉各種費用、計提折舊、計提借款利息等。自定義轉賬就是在轉賬設置時由自己設計一個憑證模板，包括憑證的摘要、借貸方科目、方向及金額計算公式等。

在總賬系統中，選擇“總賬—期末—轉賬定義—自定義結轉”命令，進入“自定義轉賬設置”窗口，在此設置“計提短期借款利息”的轉賬憑證。設置成功后，選擇“期末—轉賬生成”命令，單擊“確定”按鈕，系統自動生成轉賬憑證，保存后憑證左上角顯示“已生成”字樣，這是自動轉賬憑證的標志。

（二）銷售成本結轉

銷售成本結轉是月末根據商品銷售數量和商品的平均單價計算各類商品銷售成本并進行結轉。在實際工作中，有些企業商品銷售成本的計算比較復雜，特別是企業銷售多種商品，又必須分別計算各種商品的銷售成本時，若采用銷售成本結轉功能模塊，可以準確、快速地實現銷售成本的自動轉賬。

在總賬系統中，選擇“總賬—期末—轉賬定義—成本結轉”命令，進入“銷售成本結轉設置”窗口，只要選擇庫存商品、主營業務收入和主營業務成本三個科目對應的科目編碼并單擊“確定”按鈕即可完成設置，進入“銷售成本結轉設置”窗口，操作方法與自定義轉賬生成基本相同，只是轉賬類型選擇“銷售成本結轉”。

（三）匯兌損益結轉

匯兌損益結轉用于期末自動計算外幣存款、外幣現金、外幣結算的各項債權債務賬戶的匯兌損益，并在轉賬生成中自動生成匯兌損益轉賬憑證。

在總賬系統中，選擇“期末--轉賬定義--匯兌損益”命令，進入“匯兌損益結轉設置”窗口，系統列出所有具有外幣核算的會計科目。輸入“匯兌損益入賬科目”，并對需要計算匯兌損益的科目進行選擇，單擊確定按鈕即可。操作方法同上，選擇轉賬類型“匯兌損益結轉”和外幣幣種。

（四）期間損益的結轉

期間損益結轉是月末將所有損益類科目的余額結轉到“本年利潤”科目中，以便計算當期經營成果。在會計電算化軟件操作中，企業期間損益結轉業務原理一致，共性較強，因此軟件開發商已在系統內部設計好結轉規則，用戶只需輸入“本年利潤”科目的編碼，系統即可自動定義該憑證模板。

在總賬系統中選擇“總賬—期末—轉賬定義—期間損益結轉”命令，進入“期間損益結轉設置”窗口，選擇本年利潤科目。轉賬類型應選擇“期間損益結轉”。

四、期末結轉存在的問題及解決方法

在期末自動轉賬教學過程中，學生進行實驗時，由于對轉賬設置和生成中的一些細節問題不夠了解和注意，在實踐環節經常出現錯誤，致使上機操作無法正常進行。現對經常出現的問題及原因分析如下：

（一）自定義結轉公式錯誤

進行自定義結轉定義時，需要設置分錄公式，學生在操作過程中經常出現“公示設置錯誤”的提示。這是由于公式理解錯誤、公式設置格式錯誤導致的。公式設置作為自定義轉賬設置的關鍵環節，就算一點小失誤，都會造成自動轉賬生成的憑證與應得到的正確結果大相徑庭。因此，教學過程中應加強對取數函數和不同公示的設置講解。

（二）銷售成本結轉無法正常進行

進行銷售成本結轉設置時，學生在操作過程中集中出現兩種錯誤：一是提示“庫存商品科目、商品銷售收入科目、商品銷售成本科目的科目結構不同”，造成設置不成功；二是提示“收入科目貸方余額>庫存科目期末數量余額”，造成無法生成轉賬憑證。出現上述原因在于“庫存商品”、“主營業務收入”、“主營業務成本”這三個科目的結構不相同及期初余額沒有錄入庫存商品的數量。銷售成本結轉設置要求科目結構必須相同，即所有明細科目一致且都是數量核算，將三個科目增加明細賬時可以使用會計科目維護中的“成批復制”功能，它可以準確、快速地實現上述要求。此外，在數量核算下，期初余額中必須錄入庫存商品數量及手工錄入“確認銷售收入”的憑證時必須輸入產品的銷售數量，才能在月末自動生成銷售成本結轉憑證。

（三）匯兌損益結轉數據錯誤

匯兌損益結轉的設置需要兩個匯率：記賬匯率和調整匯率。月初操作時，在“基礎檔案--財務--外幣設置”中設置記賬匯率，月末匯率發生變化，在外幣設置處設置調整匯率，調整匯率與記賬匯率的差額，即可作匯兌損益憑證。有些同學在匯兌結轉時沒有數據生成，是調整匯率沒錄入，到“外幣設置”中錄入即可。

（四）期間損益轉賬生成的金額錯誤

損益轉賬定義設置正確，生成憑證后發現數據與實際不符，期末轉賬業務的數據大多來源于賬簿，在生成期末轉賬憑證前必須先將其他業務登記入賬。造成錯誤的原因是在處理期末轉賬業務前，必須將其他經濟業務審核并記賬，相關轉賬憑證才能生成，否則就會導致取數錯誤。正確的方法是首先將本月填制的所有憑證審核記賬，其次生成期間損益結轉憑證，這樣生成的憑證數據才不會出錯。

五、結論

教學過程中期末處理自動轉賬，可以提高會計系統的工作效率。但在設置和生成過程中不注意數據間的關系和轉賬生成順序，會造成憑證無法生成或生成數據錯誤，影響后續工作順利進行。在實驗教學過程中使學生充分了解程序，掌握操作要點，力爭全面掌握這一重要功能，進一步提高會計電算化工作效率。

參考文獻：

[1]田曉佳.對會計電算化“期末自動轉賬”教學的思考.安陽工學院學報，2013（1）.

[2]王黎，曹明才.會計電算化課程實驗“期末業務處理——自動轉賬”問題分析，2009（10）.