淺析新形勢下流動人員檔案管理工作存在的問題、現狀及對策

曹務端

摘 要：隨著我國經濟社會發展和社會管理制度的日趨靈活、完善，現階段，對流動人員檔案進行有效管理，成為深化人力資源配備、優化人才結構的重要策略。

關鍵詞：新形勢；流動人員；檔案管理工作；存在問題；現狀對策

隨著市場經濟的發展與人事制度改革的深入，我國各類人才的流動越來越頻繁，規模越來越大，流動人員人事檔案管理的地位和作用日益凸現。鄆城縣人社局在流動人員人事檔案管理工作實踐中，深化改革，成績斐然。但也出現了一些問題，直接影響了人才的合理流動，迫切需要采取有力措施加以解決。

1 新形勢下流動人員檔案管理工作存在的問題

1、檔案閑置增多

隨著人才流動的日益頻繁和高校畢業生的雙向選擇、自主擇業，全國各地人才中心保管的流動人員人事檔案的數量不斷攀升；與此同時，大量無人問津的人事“死檔”、“棄檔”也不斷增多。鄆城縣人才交流咨詢服務中心現存流動人員人事檔案10000余份，“死檔”、“棄檔”已超過100余份，個別達到10年以上，使得這些流動人員工齡無法計算，檔案工資不能及時調整記載，職稱不能及時申報，需要考研、出國政審等證明時無處或無法辦理，造成許多損失。

2、檔案材料不規范

人事檔案是每個人形象的“縮影”，檔案收集整理工作直接關系到人事檔案的安全和流動人員的切身利益。組通字〔2012〕28號文件要求：干部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型，材料左邊應留有25mm的裝訂邊。但目前部分流動人員人事檔案材料存在一些不規范的地方：一是材料規格不統一。二是字跡不耐久。三是部分材料的手續不完備、內容不完整。四是流動人員人事檔案材料簡單，記載內容又少，補充更新不及時，缺乏系統性、連續性。

3、檔案轉遞程序紊亂

人發〔1996〕118號文件明確規定：“流動人員人事檔轉遞，應通過機要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶。對流動人員本人自帶的人事檔案，人才流動服務機構不得接收”。但一些單位、學校將流動人員檔案交由本人自帶，人才流動服務機構拒收后，一部分流動人員不得不通過各種途徑把檔案轉回單位或學校，轉遞過程中對流動人員人事檔案增加了不安全因素；還有一部分應屆畢業生因忙于找工作或因學校在省外，未及時將檔案轉回學校，造成檔案毀損、遺失等現象；也有一些單位在轉遞檔案時沒有按照規定填寫“干部人事檔案轉遞單”和沒有及時進行轉遞登記，致使檔案去向無從查找；甚至一些大中專畢業生在求職過程中，私自攜帶檔案，導致檔案違規拆封，檔案材料失真和遺失等現象。

2 我縣流動人員人事檔案管理之所以存在上述問題的原因：

1、思想認識不到位

一是整個社會對流動人員人事檔案的性質、地位、作用認識模糊；二是一些流動人員、一些單位重視不夠，不了解、不掌握關于流動人員人事檔案管理的規定，不清楚流動人員檔案涵蓋的范圍和管理機構等。

2、檔案管理的相關政策滯后

目前流動人員人事檔案工作的政策依據依然是20世紀九十年代制定的《檔案法》、《干部檔案工作條例》等法律法規，新的制度政策遲遲未能出臺，從而導致人事檔案管理制度滯后于社會發展，無法適應新形勢的要求。加之流動人員人事檔案工作涉及面廣，且有一定的特殊性，因此要切實做到所有工作都有法可依，還有一定的難度。而且這些已出臺的法律法規、規定性文件過于籠統，執行起來缺乏配套措施，不易操作。

3、人事檔案管理體制未理順

中組部、人事部發布的《流動人員人事檔案管理暫行規定》明確規定：“流動人員人事檔案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構。”但目前該政策落實的并不理想，存在人事、企業、臨時機構等部門多頭管理以及個人越權、違規管理等現象。很多單位從留人才的角度考慮，以卡人事檔案為手段，來制約人才跳槽，這既造成了流動人員人事檔案管理秩序混亂，又對流動人員人事檔案的安全性、真實性構成了嚴重的威脅。

4、投入經費不足

近年來，盡管我縣在人事檔案管理工作中投入了一定的人力和物力，但是，在檔案庫房建設、檔案管理設施配備、檔案裝訂材料的規范、檔案管理人員配備等方面投入的資金遠不能適應現代化管理的需要，我縣每年新增檔案的收集、整理裝訂所需經費，基本上沒有納入財政預算范圍，沒有經常性的、長期穩定的資金投入渠道，致使我縣不能每年及時整理裝訂新增檔案和新增材料。

3 新形勢下流動人員檔案管理工作采取的對策

1、更新管理理念，完善管理制度

要充分認識流動人員人事檔案管理工作的重要性，轉變工作觀念，加強流動人員人事檔案管理工作的社會宣傳，特別是要加強流動人員人事檔案作用和價值的宣傳，擴大流動人員人事檔案管理工作的社會影響，進一步增強流動人員人事檔案管理的法制觀念，促進流動人員人事檔案管理事業的發展。建立流動人員人事檔案管理專人負責制度，保障流動人員人事檔案的安全性。

2、應用信息技術，更新管理手段

充分利用計算機、網絡平臺及流動人員人事檔案管理服務軟件，開發形成一套科學高效的流動人員人事檔案檢索工具，在檔案的查閱、借閱、收集、歸檔、統計等日常工作的各個方面全方位實行計算機化操作。建立人事檔案信息庫，把所有流動人員的信息資料全部錄入信息庫，建立人事檔案網，將可以公開的一些信息在網上予以公布，打破時間、空間限制，便于用人單位或個人查閱。在本縣檔案管理部門之間建立縱向、橫向網絡系統，通過局域網實現檔案信息資源的共享。

3、收集歸檔材料，規范來源渠道

收集檔案材料是檔案管理工作的基礎，檔案管理人員還必須對收集、轉入、轉遞的流動人員人事檔案材料進行嚴格審查，避免失真信息入檔，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，對手續不全、材料規格不統一以及字跡未按規定書寫的材料要退回材料形成部門進行完善或重新按規定形成材料，確保材料齊全完整、手續完備、材料規格和字跡符合要求，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

4、加大資金投入，加強硬件建設

財政應加大檔案管理資金投入，并將其納入財政預算，隨財政收入同步增長，與時俱進，配備相關現代化設施，以便檔案管理實現動態化管理和維護，切實改變檔案管理不適應工作需要的局面。在條件許可的情況下，積極開發研制檔案管理軟件，建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統，建立數字檔案和多媒體檔案，實行系統聯網，實現檔案的科學化管理、現代化管理。

4 結語

總之，流動人員檔案管理工作是一個日趨繁雜的工作，我們要按照國家的統一規定，以“服務人才、服務社會”為宗旨，結合實際，大膽實踐，勇于探索，才能做好流動人員檔案管理工作。

參考文獻

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