網絡環境下創新學校檔案服務的探討

邱建娥

摘 要：在當前的網絡環境背景下，不僅要求社會體制創新、科技創新等，還要檔案服務創新。檔案作為創新性智力的重要依托，對社會創新活動的全面開展具有非常重要的作用。網絡環境下的檔案創新服務，說到底就是以人為本，為需求者服務。本文希望通過對當前檔案服務工作現狀及實踐中存在的問題進行分析，在檔案管理的服務理念、服務內容和服務手段等方面闡述一些個人想法，以不斷提高檔案管理工作的服務水平。

關鍵詞：網絡環境；檔案管理；創新服務

隨著計算機的廣泛使用和網絡技術的不斷發展，校園網、教育教學資料信息庫和現代化辦公管理系統的建成，信息的收集、存貯、檢索等方面也隨之發生了重大變化，這不僅為廣泛的信息交流提供了可能，也對學校檔案工作提出了新的更高的要求。檔案工作人員在加強學校檔案建設與發展的同時，必須與時俱進，積極創造條件，盡快掌握現代化手段，實現檔案信息管理自動化，從而更有效地提供服務。

1 服務理念的創新

從目前檔案管理工作的現狀來看，檔案管理工作中還有諸多問題，譬如服務不完善，效果不明顯等。因此必須針對于這些問題進行檔案服務模式上的改革，堅持以人為本的理念，充分發揮檔案管理作用。

（一）要增強服務意識。檔案工作人員應增強三個方面的意識：一是信息開發意識。檔案人員應提高對信息能力的辨別能力和處理能力，增強檔案信息資源的開發利用意識，結合自身業務，有針對性的收集、整理、分析、加工、貯存各種有用的信息，以滿足學校各方面對檔案信息日益增長的需要。二是現代化意識。計算機是檔案工作管理自動化工作中非常重要的工具，它已經逐步替代了傳統的手工操作，所以說增強現代化意識，掌握計算機相關知識，能促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制和管理，迅速有效地收集豐富信息，完整安全地保護信息，及時準確地提供信息。三是法制意識。應遵守檔案利用工作制度，按照相關規定進行檔案開發、開放、公布利用，對學校內部的一些研究事項和涉及老師學生的個人隱私等檔案，要進行必要的控制，防止出現泄密現象。

（二）要更新服務觀念。一是采取積極有效的措施，擴大宣傳，讓更多的人了解檔案，利用檔案。學?？梢杂矛F成的宣傳陣地，如宣傳窗、黑板報、閉路電視等媒介在師生中宣傳檔案的功用、價值；或編寫典型的檔案利用實例，使師生較直觀形象的了解檔案的現實效用；也可以將檔案宣傳融入具體的活動之中，如在藝術節上，檔案人員可以將歷屆藝術節上的精彩照片資料做成展板的形式，讓師生參觀，調動學生參與活動的積極性，使檔案的價值得到充分的體現。二是重視和加強對利用者的研究，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創新。檔案工作的最終目的是提供利用，檔案人員可以根據檔案利用登記簿上的信息，分析利用者的需求情況，找出規律，編寫相應的專題資料，并在網上公布。如每年的職稱評定，教師需要到檔案室查閱相關資料，檔案人員就可以未雨綢繆，事先將這部分檔案做成匯編或摘要，方便教師利用。

2 服務內容的創新

在檔案服務的內容上，要提高檔案服務的主動性、針對性和及時性。一是結合室藏內容，主動開展檔案信息的深層次加工，有針對性地把分散的、不系統的檔案材料加以綜合整理，匯編成某方面的專題資料，使室藏檔案變無序為有序，死材料變活信息，主動地為學校各方面服務。如歷年的畢業生人數，在室藏檔案中是以名冊或報表的形式存在的，檔案人員可以將歷年的人數用圖表的形式表現出來，這樣學校的畢業生人數的變化情況就一目了然。二是結合學校的中心工作，有針對性的為有關部門提供文檔信息服務。檔案人員應走出去主動了解學校各部門各階段的工作重點，根據現實的需求為各部門提供信息服務。三是依托現代化設備和手段，充分挖掘檔案信息資源，提高服務的及時性。檔案人員應及時地將相關的有用呢信息在校園網上上傳，以便相應人員的查閱利用。如編制教職工的人名索引，索引內著錄每位教職工的相關信息，通過密碼，每位教職工可以看到自己的基本情況、獎懲情況、任免情況等信息相對應的文件，隨需隨取，快速便捷。

3 服務手段的創新

檔案服務與利用，是弘揚學校辦學傳統，建設校園文化的重要手段。我們要從一高度正確認識檔案服務這一永恒的主題，努力擴展和深化檔案服務工作。

（一）建立網頁，開展網上利用服務。學校檔案人員應利用學校的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案數據資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化和檔案管理工作自動化。

（二）建立“電子文檔數據管理中心”。檔案部門與學校信息管理部門加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”，集中管理歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。

（三）自動上傳收集電子文件。在網站上建立電子文件自動上傳的工作窗口，學校各處室能在第一時間將電子文檔上傳，并在檔案部門的服務器上歸檔，無需檔案人員再用光盤或軟盤到各個單機上刻錄或拷貝。

（四）開展在線服務。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案部門利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查證和咨詢服務。

（五）開展現行文件閱覽服務。檔案室可將主管部門的文件傳至校園網內，各辦公室閱覽后進行電子簽名，廣大師生能更便捷地了解當前的政策信息，使學校檔案迅速實現其利用價值。

在當前信息化膨脹的社會，檔案已經被越來越多的學校以及相關的單位組織所關注。為了能夠更好地推動檔案管理以及相關服務工作的發展，我們必須從信息化時代發展的環境出發，采取一些高效的方法和手段，對常規檔案管理以及服務模式進行深入的創新，從而推動學校教育教學工作全面而可持續的發展。

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