芻議國企檔案信息化管理

摘 要：隨著信息化，數字化社會的不斷發展，檔案管理也朝著信息化的方向前進。在檔案信息化管理過程中暴露出檔案信息化的管理不能滿足各企業單位日益增長的需求，檔案信息化管理也面臨著各方面的問題，文章主要以國企檔案信息化管理為研究對象，分析了目前國企檔案信息化管理中存在的諸多問題，并提出了相應的對策。

關鍵詞：國企；檔案；信息化管理

隨著計算機技術的不斷發展，我國的檔案管理也在不段的完善和改進中。檔案管理的對象和環境都發生了巨大的變化。檔案信息化管理就是利用計算機技術，建立“人才數據庫”，對于促進國企的發展具有重要的意義。信息化作為當今社會的一大趨勢，可借助現階段日益發展的計算機技術，要求檔案信息化管理工作必須打破傳統的理念，利用先進的科學技術和新的檔案管理的方法，在檔案信息的利用率上提高效率，也提高檔案信息化管理工作的效率，更好地為國企的檔案工作服務。

1 國企檔案信息化管理存在的問題

1.1 檔案信息化管理理念落后

傳統的檔案管理是經過較長時間的發展而來的，是以手工工作整理存檔保存的。隨著計算機技術的不斷發展，我國的檔案管理也在不段的完善和改進中。由于檔案管理的傳統理念已根深蒂固的存在在檔案管理人員的腦海中，故要想改變其管理理念并非易事。首先，應該認識其重要性。其次，要及時改變思想，追趕時代的步伐，積極將國企的檔案與信息化管理結合在一起，推動國企檔案信息化管理的全面開展，及理論結合與實踐工作。

1.2 國企檔案信息化管理人員水平較低

國企中，大部分檔案信息化管理人員沒有過硬的專業知識，對檔案材料的收集、整理及重要性等認識不夠充分，有的甚至對這些業務不太了解。現在一些國企轉型國企化，國企的人事制度也經改革，這就造成國企檔案信息化管理人員經常更換，造成國企檔案管理人員不能系統的進行工作安排，管理人員專業知識的差異性較大，影響檔案信息化管理工作的順利進行。

1.3 對檔案信息化管理的重要性認識不足

國企的檔案信息化管理工作時一件細碎且復雜的工作，為此，有部分國企沒有意識到檔案信息化管理工作的重要性。部分國企缺乏主動能動性，沒有認真做好檔案信息化管理工作，只是應付了事；部分國企對檔案信息化管理的使用價值認識不充分，認為投入是得不償失的徒勞，故一般只是簡單的收集文件材料。

1.4 檔案材料缺乏制度化、規范化管理

大部分國企的檔案信息化管理工作缺乏制度和規范性，且在檔案信息化管理工作的過程中不能嚴格的遵守現有的制度和規范，工作消極落后，有的甚至收集的歸檔材料不全面，收集的歸檔材料缺乏真實性和準確性。另外關于檔案規范方面，很多國企檔案用紙沒有按照統一要求的16開紙張，在檔案材料中不難發現卷角、破損或者折皺的材料，這些不規范的檔案材料沒有進行重新的修訂等，且國家在檔案材料方面也沒有具體統一的評價標準。

1.5 檔案信息化管理任務繁重

檔案部門檔案內容的繁雜已成為國企檔案管理部門一個突出的問題。隨著時間的推移，在檔案的管理過程中，可能會出現移卷的數量較多，有的可能出現時間跨度較長等現象。在推進檔案信息化管理的過程中，國企的各檔案管理質量的要求差次不齊，整理規格不同，檔案管理部門的要求就僅僅是檔案完好，由于受傳統檔案管理的影響，成績收效甚微，這些都嚴重影響了國企檔案的信息化管理。

2 加強國企檔案信息化管理的措施

2.1 轉變理念

隨著信息化社會的飛速發展，國企也要求檔案管理工作的與時俱進，檔案管理信息化即是其具體體現。在網絡環境下，人們獲取知識和信息的重要途徑是網上的信息資源，如果國企的檔案管理工作還是“閉門管理”，將失去其社會競爭力。故轉變理念是國企檔案信息化管理的立足點，只有樹立現代化的管理理念和全面的更新思想，才能將檔案信息化管理的理論與實踐想結合，促進其全面的開展。

2.2 加強檔案專業人才的培養

任何工作的開展都需要專業的技術型人才，檔案管理工作也是如此，國企要重視對檔案專業人才的培養，將國企的實際情況與檔案工作有機結合起來，要求檔案人員能夠將自己的工作與世界前沿的學術理論相統一，不僅具備現代化的信息技術與管理能力，還要有豐富的理論知識。最后要強調的就是檔案工作人員能力的創新，這是對于人才本身提出的更高要求，電子文件的組建與傳遞是檔案工作的基礎任務，信息技術的靈活應用不僅能夠提升檔案工作的效率，檔案工作者要把理論與實踐結合，轉變工作的態度，創新工作的技能。

2.3 增強國企檔案信息化管理的責任感

為實現國企檔案管理的社會化服務這一目標，應長期堅持推動檔案信息化管理建設工作，要求結合國企檔案管理人員的共同努力，增強國企檔案信息化管理的責任感和緊迫感， 推進國企檔案信息化管理的全面落實與開展。

2.4 建立完善的管理制度

檔案管理的服務性決定了檔案館要盡可能多地、盡快開發檔案信息，以便提供利用，以達到檔案信息利用功能的最大化，實現檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對難以調和的矛盾，為此必須建立完善的安全管理制度。電子檔案的管理需要建立一整套嚴格的安全措施，從每一個環節解決信息失真的隱患。首先，電子文件的制作過程要權責分明。電子檔案的制作人員需要對其制作的電子檔案全權負責。保證在他人調閱時只能以只讀形式查看。其次，在硬件管理上要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境。

2.5 進一步提高對檔案信息化管理重要性的認識

國企的檔案管理部門應正確認識檔案信息化管理的重要性，其對于國企來說具有重要意義。國企檔案部門應將檔案管理作為一項重要工作來做，加大對單位檔案信息化管理的財政投入，改善檔案信息化管理的硬件設施，要定期調度、分析和檢查檔案工作，進一步推動國企檔案信息化管理工作規范化和科學化。

3 結語

國企檔案信息化管理工作規范化的前提是堅持與時俱進，適應新時期的需求。建立完善的管理制度，增強國企檔案信息化管理的責任感能夠有效的提高管理水平，穩定專業的檔案信息化管理隊伍能夠有效的對檔案進行開發和利用。國企的檔案信息化管理工作，不僅能提高國企的市場競爭力，同時保證國企檔案信息化管理工作的順利進行。

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作者簡介

楊麗麗（1973-），女，漢，福建省廈門市，本科，助理館員，研究方向：檔案編研、檔案開發利用、提高檔案工作效率、提升檔案信息化等