地勘單位文書檔案數字化的建設分析

嚴俊　金晶

摘 要：本文著手于地勘單位文書檔案管理的重要性，結合我國現階段地勘單位文書檔案管理過程中存在的問題情況進行分析，總結出地勘單位文書檔案數字化建設的具體措施，為我國今后的地勘單位文書檔案管理工作提供可行性參考。

關鍵詞：地勘單位；檔案管理；數字化建設

隨著我國地勘單位開發項目的逐漸增多，越來越多的文書檔案需要專門進行整體與儲存。為有效提高地勘單位的工作效率，地勘單位文書檔案管理逐漸成為地勘單位實踐發展過程中不可忽視的重要工作內容。針對我國現階段地勘單位文書檔案管理工作中存在的問題情況，如何有效解決這些問題情況，并且提高地勘單位文書檔案的管理效率，成為我國地勘單位實踐發展過程中急需解決的難題。

1 地勘單位文書檔案管理的重要性

地質礦產勘查部門主要負責對我國的地質礦產資源進行勘查與管理，旨在提高我國土地資源及礦產資源的利用效率，有效提高我國社會的整體經濟水平，促進社會經濟快速發展。在地勘單位的實踐工作環節，往往會產生數量眾多的文書檔案，這些文書檔案詳盡記載了地質礦產勘查相關的重要內容，對于我國地質礦產勘查工作具有不可忽視的重要作用，因此，文書檔案的管理工作逐漸成為地勘單位工作的核心與重點。通過對我國近年來地質礦產勘察局的實際運作情況進行探究，可以明確的了解到文書檔案管理工作在實踐應用過程中所具有的重要性[1]。在2013年青海省有色地勘局的項目開發過程中，受項目工程量與文書檔案管理技術的影響，該單位在實踐工作中耗費了大量的時間、精力，致使項目勘查質量受到嚴重影響，極大的降低了地質礦產資源的勘查效率。實踐工作過程中用于記載工作內容及重要資料的文書檔案數量較大，在儲存與調用的過程中發生了多起損毀與丟失的情況，導致地質礦產勘查部門遭受了極大的經濟損失，嚴重阻礙了地質礦產勘查部門今后的發展情況。通過對上述問題情況進行探究，可以明確地了了解到，由于該單位的文書檔案管理工作存在不足與欠缺，致使檔案文件資料的管理工作存在較大的安全隱患，嚴重影響地質礦產勘查部門的實際工作效率[2]。

通過對上述問題情況進行分析與探究，可以更加明確的了解到文書檔案管理工作對于地質礦產勘查工作的重要性。根據我國檔案局與中央檔案館所制定的相應要求，我國政府部門在實踐工作環節都應對文書檔案進行系統化的管理，通過在固有文書檔案工作上進行創新與優化，努力提升自身文書檔案管理的水平，結合我國先進的科學技術與設備，在實踐工作中逐步完善事業單位及政府部門的文書檔案工作，以此加快我國檔案信息的建設。地質礦產勘查部門在實踐工作中積極落實文書檔案管理，能夠極大地提升地質礦產勘查的工作效率，幫助各部門做到有效協調，充分發揮地勘單位各個區域部門的實際作用。文書檔案資料是地勘部門實踐工作內容的具體呈現，具有極大的利用價值，屬于我國政府部門不可遺失的重要財富，加強地勘單位的文書檔案管理工作能夠在很大程度上提高文書資料的安全性，對于地勘單位循序漸進的工作發展能夠起到有力的推動作用，更能在很大程度上促進我國地勘單位的數字化文書檔案管理建設[3]。

2 地勘單位文書檔案數字化建設的具體方法

地勘單位文書檔案的數字化建設是一個系統化。循序漸進的過程中，具體指的是將一個龐大的系統化工程轉變為以數字化設備實踐應用為主的檔案管理模式。在地勘單位文書檔案數字化建設的過程中，首先應該做好統籌規劃工作，通過對單位部門文書檔案資源進行調查與整理，根據檔案的類型、狀態、載體形態、檔案信息、館藏數量以及文書檔案的利用情況，對地勘單位文書檔案進行系統化的分類管理。其次，地勘單位文書檔案管理部門還應明確數字化管理創新的相應標準與規范，從長遠方向著手打算，切實保證地勘單位文書檔案數字化建設能夠具備足夠的擴展能力與支撐能力，為我國地勘單位今后的發展與壯大提供有力支持。

（1）建立數字化的地勘單位文書檔案管理系統，首先應建立地勘單位的檔案數據庫，運用現階段新型的數據處理設備，有效提高檔案數據庫的先進性。數據庫管理人員首先應輸入文件級目錄，在建立數據庫的過程中實現文件資料打印與目錄文檔生成同時運作，以此提高檔案數據庫的利用效率，為地勘單位工作人員今后的實踐工作提供便利。同時，數據庫管理人員還應確切保證數據文件的安全性與有效性，通過對文件資料進行輸入檢驗，確保文件資料都能夠被數據庫準確錄入，避免在今后的實踐應用過程中出現文件資料損壞與錯誤的情況。最后，數據庫管理人員應當采用掃描儀與數碼相機等新型數字化設備，對文書檔案的原文件進行數字化處理，逐步完善數據庫內的文文書檔案內容。

（2）地勘單位文書檔案數字化建設應具備完善的管理系統，在建立完善化的數據庫后，文書檔案管理人員就應該開始著手建立局系統網站，充分利用現階段先進的信息網絡技術，結合網站資源的管理與共享方式，充分提高地勘單位文書檔案的管理效率。文書檔案管理人員在注冊局系統網站的過程中，應積極利用政府部門的先進信息資源，與國土資源廳政府網站和公眾網絡進行連接，實現網絡資源的共享，有效提高地質礦產勘查部門文書檔案資源的利用效率。文書檔案管理人員在建立局系統網站的過程中可以通過建立網上現行文件查閱的方式，以此逐步的公開地質礦產勘查部門的政務工作。

（3）文書檔案管理人員在完成局系統網站的建設后，還應采取相應的監管措施，有效加強電子文件的利用與收集效率，采用現階段新型的文書檔案管理軟件，準確實現數據庫文檔資源信息的正確使用與錄入，確保數據庫資源的安全性與有效性。電子文件是地勘單位文書檔案資源的來源，具有不可忽視的重要意義。在我國地質礦產勘查部門以往的實踐工作中，只是單純的移交紙質文件資料與紙質檔案，這種方式在很大程度給地質礦產勘查工作帶來了一定的安全隱患，致使電子文件資料存在被盜用或者損毀的可能性，嚴重影響地質礦產勘查部門的實際工作情況。因此，在我國地質礦產勘查部門今后的文書檔案數字化建設過程中，應加強電子文件的利用與收集，有效推動我國機關檔案管理工作的發展。在具體實踐工作環節，文書檔案管理人員應在固有檔案管理軟件的基礎上對檔案管理系統進行優化與改善，對通常使用的OA辦公自動化系統進行改良，加強對電子文件的收集，對文件的字段名稱、長度以及類型進行相應規定，以此提高電子文件的利用效率，并且有效提高電子文件的安全性。

3 結語

綜上所述，地勘單位文書檔案的管理工作在實踐環節具有不可忽視的重要作用，我國地質礦產勘查部門應加強文書檔案的數字化建設，利用現代化、數字化手段有效提高文書檔案管理的安全性和有效性。

參考文獻

[1]郭立，陳桂珍.檔案數字化建設工作的探討[J].廣東科技，2011，12（09）：23-24.

[2]朱國民.談檔案數字化建設[J].華章，2011，23（07）：23-25.

[3]張洪森，任秀珍.檔案數字化建設的實踐與思考[J].黑龍江史志，2011，12（07）：33-25.