淺談新時期檔案“雙套制”管理

摘 要：檔案“雙套制”即同一份文件通過電子和紙質形式加以鑒定、整理、保存和歸檔，并使兩種版本同處存儲與可利用狀態。在新時期，檔案“雙套制”管理的模式必將長期存在，而這也是完善我國檔案管理的必然要求。在新時期，必須要明確歸檔范圍、做好載體間轉換、構建完善的網絡基礎環境、加強制度和標準建設以及提高從業人員素質，全力推進新時期檔案“雙套制”管理工作的開展。

關鍵詞：檔案管理；雙套制；電子檔案

電子文件在信息傳輸方面具有先天的優越性，對傳統的紙質文件形成了巨大沖擊。當前，電子檔案作為與紙質檔案并存的原生信息記錄體，已廣泛形成并應用于社會實踐中。然而，由于現階段人們還普遍懷疑電子文件的安全性，使得電子檔案與紙質檔案必將長期共存發展。在新時期，必須深化對這一“雙套制”的檔案管理模式的認識，通過有效策略更好的實施，必然將有助于檔案管理嶄新時代的到來。

1 明確“雙套制”歸檔的范圍

在實行檔案“雙套制”管理過程中，由于檔案保管部門經常會出現對檔案界限不清的問題，導致檔案劃分科學性不足，當出現檔案的范圍劃分相對較大情況時，難免會造成檔案管理的人力物力浪費；而當出現檔案的范圍劃分相對較小的情況時得，則極易導致重要檔案的遺失或銷毀。這主要是由于在檔案管理中單純強調“雙套制”，并沒有明確區分需備份和不需備份的文檔。因此，應當對“雙套”歸檔的范圍加以明確。

在檔案“雙套制”管理的實際工作中，對于具體工作流程應當細致、不急躁，應該以科學合理的順序穩步將之向前推進。例如，對于政府內部文件、關乎民生文件、重大政策性文件、上級批示文件等，對其歸檔工作均需依照“雙套制”管理模式進行；而對于機關中的一些日常性文件，要視其具體的實際情況決定是否需要采用“雙套制”管理；對于外部文件，其管理相對而言并不復雜，要視其隸屬機構及隸屬關系情況先行雙套保存，對于無隸屬關系的文件在具體管理中要根據實際情況決定。

2 做好信息儲存在不同載體之間形式的轉換

不同載體間信息儲存在形式上的轉換主要包含兩層含義：一是將檔案的各級目錄乃至全文最終均實現電子化。這主要是因為數據是否豐富是決定計算機效益大小的因素所決定的。然而，對于數量規模龐大的文本型檔案信息，要想在短時間內將之全部轉換為數字信息只是一種理想狀態，因為這想要在時間、資金和技術上實現是十分困難的，尤其對于那些歷史久遠、案卷龐大的檔案館而言更難實現。因此，應當以實際情況為基礎，將紙質檔案分階段、有規劃、有重點的轉換為電子形式，穩步實現檔案電子化。

二是將長期永久類的電子檔案紙質化。《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》明確規定具有長期或永久保存價值的電子文件必須制成紙質件或縮微品。并且要求在對這些電子文件進行歸檔時，應將相應的紙質文件或縮微品一同歸檔。由此可見，在當前的文件的歸檔中仍然以紙質文件為主、電子文件為輔，而這兩種載體間的相互轉化在在今后一個時期內也都是必要的。

3 構建網絡基礎環境

為了更好地保障檔案管理的安全性、便捷性、高效性，在檔案管理過程中實施雙套制管理模式是必要的。尤其是在信息時代，基于良好的網絡基礎環境是有利于防治檔案資料信息遺漏問題出現的。通常，檔案“雙套制”管理需要的網絡基礎環境主要包括物理隔離、應用防火墻及身份認證等安全技術。其中，內外網隔離與控制是為實踐所證明了的最為安全有效的“雙套制”管理模式。因此，在日常“雙套制”檔案管理中，應以防火墻為基礎條件制定具體的網絡環境方案。

在檔案“雙套制”管理過程中，為了確保資料信息的安全性，要根據實際情況選擇有針對性的具體管理模式。其中，要嚴格管理檔案管理室的出入情況管理，可以引入證件識別或自動識別系統。也可以制定相應的操作程序和檔案系統管理制度。在修改檔案數據時，需經主管人員認可，同時還要有相應的安全管理人員在場。

4 加強電子文件管理的制度和標準建設

盡管《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》以及UCAD《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等行業標準、規范已經相繼出臺，但這對于我國電子文件管理方法探索道路而言只是一個開端。現階段的管理方法仍過于宏觀寬泛尚欠具體，迫切需要強化電子文檔方面的立法與更細化的標準出臺，使之與相關法律構成更具完整性的體系，逐步實現檔案“雙套制”管理的標準化與制度化。

5 提高檔案工作者素質

相較于傳統的紙質檔案而言，電子檔案管理的工作更有難度行，對從業人員的要求更高。當前，我國很多電子文件形成的執行者在歸檔上的意識還處于較為淡漠的狀態，而對于“雙套制”管理中的電子檔案管理經驗也尤顯不足，加之電子文件常會給檔案管理帶來很多新的問題，等等。這些都需要檔案管理工作者具備更高的素質。

在提高檔案工作者素質方面，主要可以采取以下措施：一是要加快轉變管理理念，適應新形勢、勇于探索，適應電子文件這一新興事物帶來的新變化，并以此為契機實現檔案管理由傳統向現代化的轉變。二是加快知識更新。檔案工作者要加強自身學習，努力掌握信息管理自動化的基本知識、增強技能，熟練運用計算機及其他信息設備設施，盡快進入工作角色。三是檔案部門要重視專業人員、兼職人員及其相關人員的業務培訓與指導，協調好各相關部門間的關系，力求從根本上保障電子文件的形成與歸檔、保管工作的連貫性。四是工作人員要根據自身情況并給予實際工作，不斷探索電子文件的歸檔程序、內容、管理方法的補充與完善，確保歸檔的電子文件的真實性、完整性、有效性。

總之，現階段電子文件和紙質文件將會長期并存，從檔案實體屬性的角度出發采用檔案“雙套制”管理模式，具有重要的現實意義。

參考文獻

[1]季永喜.關于數字化時代檔案“雙套制”問題的思考.山東檔案，2007，3（12）：26-27

[2]鄭澤美.淺談信息化時代的檔案雙套制管理.法制與社會，2007，9（15）：15-16

[3]馬藝珍.數字化時代檔案“雙套制”的思考.科技資訊，2015，7（16）：27-28

[4]劉紅.談談檔案的雙套制管理.機電兵船檔案，2010，5（12）：16-17

[5]郭艷東.新時期“雙套制”歸檔的認識.蘭臺內外，2013，8（18）：18-19

作者簡介

苗紅梅（1975-），女，河南鶴壁，本科，檔案，中級，鶴壁市人民檢察院。