提高高校辦公室人員公文寫作質量的思考

陳　琳

(泉州醫(yī)學高等專科學校，福建 泉州 362011)

提高高校辦公室人員公文寫作質量的思考

陳琳

(泉州醫(yī)學高等專科學校，福建 泉州 362011)

摘要：高校公文是高校行政管理工作中形成的，具有法定效力和規(guī)范格式的重要文書，體現了學校的辦學理念、辦學定位、教育觀念、管理工作水平。高質量的高校公文是高校辦公室工作人員辦文能力的重要體現。然而，目前高校辦公室人員公文寫作質量有待提高。本文分析了高校公文寫作中普遍存在的一些問題并予以糾正，總結了高校公文寫作“三”規(guī)律。建議高校進一步提高對公文處理程序規(guī)范化問題的認識，規(guī)范公文制發(fā)程序，加強辦公室人員培訓，改善辦公設備并提升使用功能，提高辦公室人員公文寫作質量。

關鍵詞：高校；公文;寫作；質量；規(guī)律

0引言

高校辦公室是學校黨委和行政的綜合辦事機構，是高校的“協(xié)調中心”、“服務中心”，而公文處理則是其日常工作的重要任務之一。高校公文是高校行政管理工作中形成的，具有法定效力和規(guī)范格式的重要文書，既體現了學校黨政領導對黨的方針政策、法令規(guī)定的宣傳和貫徹，又體現了學校的辦學理念、辦學定位、教育觀念、管理工作水平。

1高校公文寫作存在的主要問題

1.1公文文種使用混亂

2012年印發(fā)的《黨政機關公文處理工作條例》，規(guī)定黨政機關公文的主要文種是15個，其中“決議、命令(令)、公報、公告”4個文種不適合高校使用，適合高校使用的文種為“決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要”11個文種，其中“通知、報告、請示、函、紀要”5個文種使用頻率最高。

目前，高校中常犯的文種混用錯誤有：(1)向上級呈遞的“請示報告”和“意見報告”，把兩個不同文種的名稱合并在一起使用；(2)將“報告”和“請示”混用，需要上級批復的公文寫成“報告”，或在向上級寫的“報告”中寫入請示事項；(3)一份請示含多項請示內容；(4)需要平級單位、不相隸屬的單位協(xié)助辦理相關事項不用“函”而用“請示”。

1.2公文格式不規(guī)范

公文格式是區(qū)別公文與一般文章的重要標志，是標志公文具有法定的權威性和組織約束力在形式上的表現，也是保證公文質量和提高辦文效率的重要手段。公文格式分為三部分：分別為版頭、主體和版記。一般來說，高校公文的版頭應包含“發(fā)文機關標識”、“發(fā)文字號”、“簽發(fā)人”等要素，主體包含“標題”、“主送機關”、“正文”、“附件”、“ 發(fā)文機關署名”、“印章”和“成文日期”等要素，版記包含“抄送”、“印發(fā)機關和印發(fā)時間”、“頁碼”等。

版頭中常出現的錯誤有：(1)錯誤使用發(fā)文年度括弧。新《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定：發(fā)文年度、發(fā)文順序號用阿拉伯數字書寫排印，發(fā)文年度用中文六角括號“〔〕”括起。高校的公文中經常出現如：“×醫(yī)專[2014]28號”或“×醫(yī)專【2014】28號”等字樣，錯用發(fā)文年度括弧。(2)發(fā)文字號編虛號或加“第”字，如“×醫(yī)專〔2014〕001號”或“×醫(yī)專〔2014〕第28號”。(3)簽發(fā)人不規(guī)范。按照條例規(guī)定，簽發(fā)人是在上報的公文中批準簽發(fā)的領導人姓名，只用于上行文。但是高校中常存在下行文標識簽發(fā)人，上行文沒有標識簽發(fā)人或者簽發(fā)人不是學校的主要負責人而只是分管該項工作的校領導。應注意的是簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。這一格式細節(jié)也常常被忽略。

主體中常出現的錯誤有：(1)公文標題不規(guī)范。常見的錯誤有：缺少發(fā)文機關、文種使用錯誤或重復、錯用濫用標點、標題排列成上下長度一樣的長方形或上下長中間短的沙漏型。(2)主送機關不規(guī)范。高校常出現一份文同時報送兩個上級主管單位，或者直接報送上級領導同志個人的錯誤。上行文只能標注一個主送機關，而下行文有多個主送機關的，各機關名稱之間用頓號隔開，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。應注意的是，主送機關名稱應用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱；向下普發(fā)的公文主送機關名稱應規(guī)范、穩(wěn)定。

1.3公文語言表述不清楚、公文用語不規(guī)范

公文寫作與文學創(chuàng)作不同，要求盡可能簡潔明了地表達發(fā)文機關的發(fā)文主旨，而高校公文往往冗長拖沓，辭藻華麗，卻語言表達不清楚，沒有準確表達行文的中心思想，且公文用語不規(guī)范。高校公文應求短求好，做到文約事豐。只有短才能真正剔除一些公文“長而空”的弊病，只有短才能做到省紙省工省物。公文用語應做到確切、莊重、平實、簡明。

2把握公文寫作“三”規(guī)律，提高高校公文寫作水平

公文寫作和處理工作與“三”存在著密切的關系，遵循、正確把握公文處理“三”規(guī)律，有利于提高駕馭公文能力。

2.1公文格式遵循“三”的規(guī)律

公文按行文規(guī)則，可分為上行文、平行文、下行文三種；文件的密級共分絕密文件、機密文件、秘密文件三個等級；公文的標題由發(fā)文機關、發(fā)文內容、文種名稱三個部分構成；發(fā)文字號也含三個成分，即機關代字、年份、序號；文件正式定稿之前，要經過三道程序：擬稿、核稿、簽發(fā)；公文的成文時期，必須寫明×年×月×日，也是三個成分。

2.2公文的主旨由三個要素組成

一是中心思想要素，即公文中通過議說方式所表達的意見、要求、辦法、措施和主張等。二是原委、背景要素，即公文中通過敘述方式提出的問題，也可以說是行文原因或制發(fā)文件的“引燃點”。三是寫作目的要素，即公文中通過“自我說明”形式所表示的公文作者的寫作目的，它一般直陳文首，表露于外。

2.3公文結構處處顯示“三”

一篇完整的公文的外在結構形式表現為 “總—分—總”，即由開頭——主體——結尾三部分組成，然后在這一基本形式基礎上進行變化。開頭部分的內容是講明擬文的背景、原委、目的或者概述情況；主體部分是針對問題進行分析，在分析問題的基礎上提出解決問題的辦法；結尾部分則需根據不同的文種用不同的結束語，如 “妥否？請批示”、 “特此函復”、“此復”等。

2.4公文的表達方式是敘、議、說三者的融合

公文寫作在表達方式上，除法規(guī)性文件外，一般都采用這種形式，即以說明為主，兼以議論與敘述，這也是公文寫作與文學寫作在表達方式上的一個明顯不同。說明、議論與敘述，在公文中不是各自割據的，而是三者不可分割地融合于一體。這種三個方式的融合，首先表現在整個篇章上，其次表現在段句上。

2.5在文件的具體撰寫上，更與“三”有著不解之緣

比如人們寫總結通常要講“三大塊”，即情況概述、經驗作法或體會、存在問題及今后意見。寫會議紀要，一般分作三個部分，即會議的基本情況，通常采用“三段式”，即，“情況——原因——下步意見”。撰寫調查報告，一般是成績(變化、特點、效果)、原因(經驗、做法、作用)、結論(意見、建議、啟示)三個層次。寫表揚或批評性的通報，一般先寫事故發(fā)生的情況，再分析發(fā)生的原因，最后寫今后防止的辦法。

3對高校今后提高公文寫作水平的幾點建議

3.1提高高校領導和工作人員對公文處理程序規(guī)范化的認識

高校領導對公文處理工作的重視程度，直接影響著公文處理工作規(guī)范化的程度，影響著公文的質量。所以要切實提高高校領導干部對公文處理程序規(guī)范化的重要性的認識，同時提高自身駕馭公文能力，才能切實把好審核關，核發(fā)高質量公文。而辦公室工作人員作為公文的實際辦理者，應養(yǎng)成嚴格按照規(guī)范化程序辦理公文的良好習慣，確保擬定公文格式規(guī)范、辦文程序規(guī)范、文種規(guī)范的高質量公文。

3.2制定有關程序制度，完善工作機制

穩(wěn)定的程序制度，完善的工作機制可以提高公文的處理效率，保證公文的質量。各高校可以根據《黨政機關公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號)、《中華人民共和國黨政機關公文格式》等文件，制定符合本校實際情況的公文處理辦法，既嚴格發(fā)文程序、審核程序，規(guī)范發(fā)文內容，又將新條例的要求由學校貫徹落實到各學院、各系部，切實做到上下統(tǒng)一。

3.3改善辦公設備，提高公文辦公自動化水平

目前許多高校還是采用低層次的以紙質為主的辦公方式，這種辦公方式不但耗費工作人員大量的時間和精力，而且在一定程度上影響公文處理的程序性、規(guī)范化的進程。高校應引進先進的辦公設備，建立數字化校園網絡平臺，逐步實現無紙化辦公，推進公文辦理自動化建設。

4結語

公文寫作和公文處理是高校辦公室的重要任務，也是經常性工作。公文的質量直接體現了學校的行政管理能力和管理水平，高校辦公室人員要在掌握高等教育發(fā)展規(guī)律和公文寫作的普遍規(guī)律的基礎上，結合上級文件精神，勤寫多練多總結，方能不斷提高公文寫作水平。

參考文獻：

[1]李元.對改進和規(guī)范高校公文處理程序的思考[J].科教導刊，2009：(34).

[2]李波.高校公文擬制過程中常見錯誤解析[J].秘書之友，2014：(8).

[3]楊建偉.以文輔政提升高校辦公室工作水平[J].東西南北教育，2014：(4).

(編輯馬海超)

On Improving the Quality of Official Document Writing of Office Workers in Colleges

CHEN Lin

(Quanzhou Medical College, Quanzhou 362011, China)

Abstract：Formed in college’s administrative work, college official document is not only a kind of important document writing with legal validity and standard formats, but also a reflection of the theory on school management, school-running orientation, educational concept, and school management level. A high-qualified official document can represent the college staff’s writing ability, but it seems that their document writing quality needs to be improved. This paper not only analyzes several problems existed in college document writing and corrects, but also summarizes the college document writing laws of “Three”. Meanwhile, this paper also promotes four main suggestions for improving college official document writing level. Such as, by improving the recognition of document processing procedure standardization, colleges can acquire standardization of document issuing orders, strengthen the training of office workers, and improve the equipment of office to improve the quality of the office workers’ official document writing.

Keywords：college; official document; writing; quality; laws

收稿日期：2016-03-01

作者簡介：陳琳(1986.07— )，女。學士學位，研究實習員。研究方向：高校行政管理。

中圖分類號：G640

文獻標識碼：B文章編碼：1672-0601(2016)05-0050-03