對文書和檔案工作的幾點認識

楊健萍

【摘要】本文論述了文書與檔案的關系，比較了文書與檔案的相同點和差異之處，提出文書與檔案有機結合的途徑。

【關鍵詞】文書；檔案；比較；結合

文書工作與檔案工作是前后緊密聯系的工作，文書是檔案的主要來源，文書工作是檔案工作的基礎，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著歷史處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面的問題和成果，而“歸檔”環節，則是“文書處理”和 “檔案管理”的紐帶，是文書處理過程中的最后環節，又是檔案管理工作得以順利開展的基礎。文書工作的主要任務是科學地組織機關文書事務，及時準確地處理往來文件，安全地運轉與保管，正確地發揮文件的作用，提高工作效率和管理水平。而檔案工作，就是在文書工作的基礎上，對需要存檔的材料進行歸檔，為利用提供檔案信息。

一、文書與檔案的關系

文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展。文件是檔案的主要來源，檔案是由形成文件材料辦理完畢轉化而來的，文書工作不僅直接影響著文件材料的質量，也直接關系到檔案工作的質量。任何事件，通過一定的條件可以互相促進、相互轉化。文書與檔案兩者關系理順了，可以收到事半功倍的效果。檔案工作做好了，會對文書工作產生積極的作用，促進文書工作的進一步完善和提高。通過檔案工作，可以發現文書處理工作中存在的不足。如文件材料的質量，立卷歸檔案是否齊全完整，分類組卷是否科學、規范等，從而完善和改進文書處理各項制度和辦法。只有文書和檔案兩項工作有機結合起來，才能為各項工作正常運轉提供必要的保證。

二、文書與檔案的相同之處

（一）文書與檔案是同一事物的不同發展階段。文書與檔案同為人類社會實踐活動的產物。現行文書與檔案是一個統一的發展過程，是同一事物的兩個不同發展階段，它們在來源、形成者、內容、物質表現形態和社會本質等方面都是相同的，都是記錄在物質上的具有本源性和原生性的固態信息。因此，它們有時又被泛稱為“文字材料”。

（二）文書與檔案在形成和作用上相互影響、相互制約。由于文書與檔案屬于同一事物的兩個不同發展階段，所以各個時期文書質量高低又直接決定和影響著后一階段檔案的作用和質量的高低。如文書的書寫材料、記錄方式、處理質量，以及齊全、完整與否等，都直接影響著其轉化為檔案后的“命運”，可以說，有什么樣的文書材料，就有什么樣的檔案。反過來，后一個階段的檔案又對前一階段的文書有反作用，它可以通過檔案的收集、整理、鑒定、保管與利用等諸環節，發現文書工作階段的成效與不足，對未來的文書發展相關的各項活動產生影響，使之改進與提高。

三、文書與檔案的區別

（一）發揮效用的階段與特點不同。文書是處在最初形成和現行使用階段，主要是發揮現行效用，屬于文書的前期發展階段，尚處于形成、傳遞、運轉、承辦之中；在其完成了傳達和記錄等現行效用后，就要由文書部門收集歸檔，暫時保存于檔案室，其中一部分移交至檔案館長久保存。而檔案卻是處于后期發展階段，也即保存備查階段，處于這階段的文書材料相對處于穩定狀態，只是在檔案整理鑒定時，將已失去繼續保存價值的檔案文書材料剔出，登記造冊銷毀。因此，文件是檔案的“前身”，檔案是文件的“歸宿”。

（二）形成和轉化的條件不同。文書是人們在進行社會實踐活動中為了更好地管理政務、聯系和處理工作、交流思想和情況而逐漸形成的，經歷了規范的文書處理程序。但不是每一件文書都可以無條件地轉化為檔案。有些文書隨著現行功能的完成，失去了保存價值，便可及時銷毀；只有那些對今后社會實踐活動具有憑證和查考價值的文件材料，才有保存的必要，才能轉化為檔案。由此可見，檔案是文件的“精華”，文件是形成檔案的“基礎”。文件轉化為檔案，一般需要三個條件：

1.辦理完畢的文件才能成為檔案，正在承辦中的文件不是檔案。文書作為行使職權、聯系工作、處理事務、交流情況的一種工具，具有現行效用。一般地講，檔案是完成了傳達和記述等現行使命而備留查考的文件材料。所謂辦理完畢，是相對而言的，主要是指完成了文書處理程序，不能理解為把文中所說的事情全部辦完才算“辦理完畢”，而是指文件的承辦告一段落。事實上，承辦完的文書，也并不都失去現行效用。主要有兩種情況：一是文件中所說的事情很快就能夠辦理完畢，或者是只需要經過文書處理程序，就算辦理完畢的文件。二是雖己完成了文書處理程序，但仍有現行效用的文件，它同時具有文件和檔案的雙重作用和性質。

2. 對日后實際工作和科學研究等活動有一定查考利用價值的文件才有必要作為檔案保存。文件不能都作為檔案保存，其中只有一部分才保存下來轉化為檔案，以備日后查考和作為憑據。因此，文件是形成檔案的基礎，檔案是文件的精華。文件不歸檔是不對的，“有文必檔”也是不必要的，留存與否要經過“歸檔”這一環節的篩選。

3.按一定的規律集中保存起來的文件才能成為檔案。這也是檔案的特點。文件是逐日逐件形成的，處于分散和凌亂的狀態，只有按照一定的原則和方法整理保存起來才能成為檔案。未經整理、雜亂無章的歷史文件也屬于檔案的范疇，但不是科學意義上的檔案。現代檔案是經過整理立卷和歸檔集中保存起來的歷史文件。因此可以說，文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。歸檔和集中保存既是文件轉化為檔案的必要程序和條件，也是一般標志和界限。通過歸檔集中保存，形成一個個有內在聯系的檔案“組合體”，是檔案與文件的重要區別之一。

（三）價值和作用不同。文書是交流情況、記錄事情、表達意圖、處理事務的一種工具，是現行的、有行政約束力的管理手段。文書對其制發者來講，具有記憶、表達、聯系的作用，而對于其接收者來講，則具有憑據作用。同時，文書還可以借助本身的固有信息能力和傳遞方式，縮小文書制作者和接收者的時空距離，充分行使管理社會某方面工作的權利，從而實現文書的現行效用。當文書實現了現行效用之后，有的己喪失了歷史查考的一切作用，無繼續保存的價值，可以銷毀；有的日后則仍有使用和查考利用價值，必須作為檔案保存起來。在文書轉化為檔案以后，一般已失去了文書現行的行政和法律效力，但其中有少部分文書仍然具有現行時效，這一部分文書其現行作用是文書屬性和作用的繼續體現，并非單純是檔案的作用。檔案一般不具有文書的現行效用，只具有檔案的憑證和參考作用。

四、文書與檔案有機結合的途徑

（一）提高文書工作人員的綜合素質。文書工作是一項專業性很強的工作，作為直接參與其中的文書工作人員來說，其業務能力直接影響著檔案工作的質量。當前隨著社會經濟的穩步發展，改革的不斷深化，對文書工作人員在業務知識、科學知識和管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求，因此，文書工作人員要不斷增質量強責任感，樹立良好的工作態度和工作精神，認真學習相關政策法規，并很好地應用到實際工作中，做到理論聯系實際，努力提升工作質量，為檔案工作奠定良好基礎。

（二）增強“文檔一體化”意識。所謂“文檔一體化”。就是從文書和檔案工作的全局出發，公文從制發到歸檔管理的全過程。文書工作是“文檔一體化”的基礎性工作，文書部門要增強意識，站在全局高度，按“文檔一體化”的要求，規范辦理好每一份公文，保證公文質量，從源頭上控制好檔案的。

（三）加強文書部門立卷工作。《檔案法》早已明確了“文書部門立卷”這一基本制度，《國家行政機關公文處理辦法》也規定：公文辦理完畢后，由文書部門或業務部門負責即時整理（立卷）、歸檔。公文立卷歸檔既是文書工作的最后一個環節，又是與檔案管理工作相銜接的重要環節，因此，文書部門要在檔案管理人員的指導幫助下，加強公文立卷工作。