電子檔案在高校檔案管理中的應用

韓凌

[摘要]隨著現代社會的信息化程度的不斷提高，電子檔案管理方式越來越廣泛地運用于高校日常的辦公管理以及高校的檔案管理中。本文主要分析了其中的優勢和弊端，對電子檔案在高校檔案管理中的應用策略做了簡要探究。

[關鍵詞]電子檔案 高校檔案管理 應用策略

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）06-0113-01

信息化的快速發展也使高校檔案管理工作進入了新的時代，這既是機遇也是挑戰。高校檔案管理進入了信息化的管理模式，提高了檔案管理的效率。但是當前許多高校還采用傳統的紙質檔案管理方式，如何推進紙質檔案管理向電子檔案管理轉變，是如今高校檔案管理工作面臨的重要課題。

一、電子檔案的定義及特點

電子檔案包括電子文件、電子信息、電子報表和電子圖紙等。具有實時共享性的特點，可以避免時間和空間的限制，可以隨時隨地進行遠距離信息共享。同時，電子檔案是通過計算機進行閱覽的，體積小、容易保存及攜帶。

二、電子檔案的優勢和弊端

（一）電子檔案的優勢

1.提高工作效率。依靠計算機的信息處理能力，可以大大提高工作效率。電子檔案的使用可以使檔案資料在收集、儲存、分類、統計和查閱的環節更加方便快捷。在一定程度上也減輕了檔案工作人員的勞動強度。例如，在查找檔案信息時，就可以直接在計算機相應的文件中搜索文件分類號，快速找到所要的文件信息。通過電子檔案，使檔案可以快速高校的歸檔。

2.提高檔案安全性。電子檔案的利用避免了過去整卷查找信息的方式，有效保證了檔案信息的保密性和安全性。使用者不需要直接接觸檔案，只需要通過計算機目錄進行檢索，減少了對原始檔案的翻閱次數，對檔案原件的保護得到了保證。縮短了查詢時間，又提高了檔案的利用率。所有文件都可以及時歸檔，文件不完整時也可以及時補漏，降低了紙質檔案的人力物力進行整理裝訂的工作量，還可以有效避免檔案被認為篡改的行為。

（二）電子檔案的弊端

1.初期投資較大。電子檔案需要的磁盤、光盤等均是高科技產品，對環境的濕度、溫度都有一點的要求。并且電子檔案前期需要高校配備計算機及外圍輸入和輸出設備，要對電子檔案的管理者進行相關的培訓工作。這樣就造成了電子檔案建立初期的投資費用過大。

2.網絡安全性差。計算機網絡技術的開發與利用帶來便利的同時，也存在一定的安全威脅。黑客和網絡病毒會對電子檔案的真實性和完整性造成威脅。因為電子檔案沒有手寫的字跡，就不利于區分檔案的真假，在傳輸過程中容易出現被篡改、盜用的情況。因此，電子檔案的網絡安全問題也是不可忽略的一個方面。

三、電子檔案在高校檔案管理中的應用

（一）加強電子檔案的存儲設備及網絡安全性

高校要定期對計算機軟件和硬件進行更新和系統維護，要保障電子檔案的存儲設備的安全，保證做到專機專用，使存儲設備要時刻保持良好狀態。并且定期對電子檔案進行更新備份，防止在意外情況下丟失。要加強網絡防火墻的更新建設提升設備的安全性，最大限度地保證電子檔案的網絡安全性和保密性。

（二）完善相關制度，規范操作流程

國家要盡快完善規章制度和工作標準，結合《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》規定，使高校檔案管理工作能夠有法可依，有章可循。要強化檔案管理工作人員的安全保密意識，提高檔案管理工作人員的職業道德和職業素養。定期對相關工作人員進行電子檔案應用操作的培訓，同時建立完善的監控系統制度。使檔案資料的安全得到保證，并且最大限度上做好服務工作。

（三）優化服務方式，拓寬服務功能

高校檔案管理工作人員要充分結合多媒體技術、信息技術、光盤制作技術等，堅持以快捷個性的服務為宗旨，使電子資源真正實現以安全為基礎的信息共享。另外，可以構建在線檔案查詢服務的平臺，為電子檔案的用戶提供私人的便捷的在線咨詢服務。通過對知識面的擴展，及時溝通新的學習技術，為用戶提供高品質的電子檔案查詢服務，使高校檔案管理工作為社會效益和經濟效益的提高起到更大的作用。同時，在建立完善的網上電子檔案咨詢服務后，要對網絡平臺的工作規范嚴格管理，積極實施管理糾紛，加強數字化檔案的工作質量檢查。

（四）規范檔案儲存與利用的方式

要加強電子檔案的存儲設備，保證電子檔案的安全。對電子檔案保管的軟件進行定期的維護升級，以及要對電子檔案及時備份，防止文件丟失，不斷改進現代化管理手段，提升電子檔案的安全。

四、結語

信息技術為檔案管理工作提供了新的機會和平臺，滿足高校發展的需求。應該積極探究信息化管理及網絡資源建設管理，不斷創新電子檔案管理的服務，規范操作流程，保證電子信息的安全性，充分利用電子信息的優勢，使高校檔案管理更加高效。

【參考文獻】

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責任編輯：張麗