基層水利檔案信息資源的整合與管理創新

蔡麗華

【摘要】本文針對基層水利檔案信息資源整合過程中遇到的一些問題，簡要論述了水利檔案信息資源整合的有效策略。

【關鍵詞】基層水利檔案信息資源；整合；管理創新

檔案信息資源的整合與管理，是新形勢下檔案管理工作需要高度重視的一個問題。檔案信息資源的整合與管理，不僅影響著檔案信息的綜合利用，還影響著檔案信息管理的效率。伴隨著網絡技術的發展和信息技術的進步，給檔案信息資源的整合與管理又提出了新的要求。因此，在新形勢下，要實現水利檔案資源信息化，我們不僅要了解水利檔案信息資源的特點，還要更新管理理念，轉換管理模式，通過客觀分析信息資源整合過程中遇到的一些問題，探索出一條水利檔案信息資源整合管理創新之路。

一、基層水利單位檔案信息資源的特點

隨著信息技術的迅速發展，基層水利檔案信息資源數字化進程不斷加快，檔案管理模式越來越網絡化、規范化、信息化，網絡傳遞逐步成為檔案管理的主要手段。基層水利檔案信息資源也逐步轉向電子化的管理模式，以數據媒介為主要載體，數字化管理手段越來越明顯。如今，基層水利單位檔案信息資源的特點具有如下特征：

一是信息資源載體電子化。目前，基層水利檔案信息資源存貯介質主要是U盤、光盤、移動硬盤等，各種格式的電子文件，如文本、表格、圖片、影像等檔案，都逐步從紙質向電磁介質儲存形式轉變，占用空間小、儲存容量大的檔案儲存優勢，不僅為檔案管理工作節約了大量的人力、財力、物力，還極大地節省檔案庫房空間，檔案管理工作效率獲得了顯著提升。

二是信息傳輸網絡化。進入信息化時代以前，檔案管理工作主要以手工方式為主。傳統檔案的整理和歸檔不僅效率低下，還占用很大的儲存空間。同時，給檔案的查閱工作帶來了諸多的不便。隨著信息技術的快速發展，檔案管理的信息化程度越來越高，傳統檔案管理模式已經很難適應新時期檔案管理的需求，互聯網技術的發展，給檔案管理工作帶來了極大的便利。借助檔案管理軟件，就可以自動接收、傳遞和存儲檔案信息資源，為檔案信息資源共享提供了極大的便利條件。

三是檢索自動化。要想提高檔案資源的利用率，充分開發利用檔案信息資源，必須實現檔案檢索自動化。目前，許多基層單位水利檔案信息資源已經能夠實現共享，一些單位正在逐步啟用數據庫系統管理，進一步改進檢索方式，通過互聯網，借助檔案管理軟件，已經實現了引導和自主查閱，檔案資源的共享能力獲得了進一步提升。

二.檔案信息整合管理遇到一些問題

（一）原始檔案利用率低，規劃管理和經費不足。長期以來，基層水利檔案信息資源輕“用”重“藏”觀念突出，檔案管理活動中，對于檔案管理硬件設備的投入，以及案卷歸檔的數量、庫房設備的齊全等方面比較重視，重視實體檔案的管理，但是，對于檔案信息資源的開發利用重視程度不夠，評價檔案工作者的業績，只是注重裝訂案卷的美觀程度，導致“高積累，低產出”現象比較突出。在檔案庫房中，塵封著許多具有極高利用價值的水利檔案，這些檔案難以被開發利用，傳統的檔案管理模式不利于現代化水利事業的健康發展。信息技術和互聯網技術的發展，是基層水利檔案信息資源的整合與管理創新的基礎條件，如果信息網絡環境基礎薄弱，檔案信息資源整合與管理創新很難實現。然而，一些基層水利單位，受經費、技術等因素的影響，檔案管理網絡建設工作開展緩慢，不僅各網絡之間聯絡能力較弱，網站環境中，一體化趨勢發展緩慢。網絡環境分散和孤立，直接影響著檔案管理的共享性。而由于匱乏規劃管理和經費，對檔案管理的現代化進程形成了一定的制約，進而對基層水利檔案信息資源的整合與管理創新產生了嚴重的阻礙。

（二）檔案信息資源歸檔標準不統一，沒有建立統一的標準。檔案信息資源歸檔標準不統一，沒有建立統一的標準，也是目前基層水利檔案信息資源建設過程中存在的主要問題之一。多年來，基層水利檔案信息資源一直是以保管為主要目的的半封閉式管理，不同歷史時期的檔案，不同發展階段的檔案，其整理質量要求存在著明顯的差異，檔案管理工作具有顯著的歷史痕跡。例如：實體檔案的歸檔標準不一，就是目前基層水利檔案信息資源建設存在的主要問題之一，檔號編制、案卷標題不規范，形式不統一，導致從案卷的標題中很難體現卷內文件內容，這給檔案的檢索、利用帶來了極大的不便。組卷方式不規范，也是存在的問題之一。既有職能部門管轄權限為序排列的檔案，也有按時間排列的檔案，有些檔案以“件”為單位，有些檔案又以“卷”為單位，隨著檔案整理工作的發展，“卷”和“件”分不清的現象越來越嚴重。在實際工作中還有按案卷整理檔案，牽強組卷整理檔案的現象，這些現象，對檔案資源的信息化管理，形成了一定的阻礙。另外，自檔案管理工作信息化以來，還沒有建立統一的電子文件的歸檔標準。在歸檔過程中，一些同種類型的電子文件，其歸檔的數據交換格式并不統一，這給檔案的標準化管理帶來了難度。例如，在歸檔的過程中，由于一些水利檔案有大量的技術設計圖紙，既有一些圖像信息，也有一些照相和攝像信息，這些圖片、照片、攝像資料，電子文件格式不統一，給檔案數據壓縮等帶來了很大的難度。也影響著基層水利檔案信息資源的整合與管理創新。

三、基層水利檔案信息資源的整合與管理創新

（一）建立健全檔案利用體系，促進檔案資源網絡共享。基層水利部門要加強數字化信息建設，通過對檔案利用體系的建立和健全，以更好地共享檔案資源，加快推進傳統檔案存儲數字化、利用網絡化的檔案管理新格局。縣級以上的水利部門，要不斷推進檔案管理工作的信息傳輸網絡和平臺建設，充分利用已有信息資源，推進水利檔案信息資源共享。基層水利部門，還要抓緊建立水利檔案資源系統，對于那些可公開的水利檔案，可以上傳互聯網，以方便更多人使用。為了實現資源的網絡共享，上級水利部門要和下級水利部門搭建檔案資源系統對接平臺，這樣，有利于不同地區、不同級別有效地整合水利檔案信息資源，建立起檔案利用體系，使得更多的水利人能夠享受檔案的服務功能，給水利工作者查詢歷史資料提供方面條件。為了做好檔案的保密審查工作，基層水利檔案信息資源整合的過程中，還要建立健全檔案資源使用制度，嚴格審查注冊者的使用資格。浩如煙海的檔案資料，對于水利事業的發展發揮著重要作用。因此，基層水利檔案信息資源的整合中，還要加強對檔案信息的開發力度，努力把“死檔案”變成“活信息”，通過對檔案信息的不斷挖掘，為決策管理、開發建設提供更多有價值的資料信息。

（二）加大檔案的收集整理力度，科學整合水利檔案信息資源。各地方的水利部門在檔案信息資源的整合中，要堅持統一領導，分級管理，建立健全“一把手參與”責任制。確保分工明確、各盡其職，共同為水利檔案信息資源建設負起責任，確保檔案工作的有效開展。縣級以上的水利單位要加大檔案的收集整理力度，特別是重要的民生建設水利項目，要完善歸檔流程，及時建立檔案工作制度。凡是歸檔的文件材料，無論是照片、錄音、錄像等，還是其他傳統載體的，或者電子文件，在水利項目竣工驗收時，都必須向相關檔案機構移交檔案。對損毀、丟失檔案的，要依法追究其責任。為了更好地整合水利檔案信息資源，需要各參建單位、各部門的密切配合，相關檔案形成單位，一定要按照歸檔制度移交檔案，水利部門要進一步規范檔案流向，有效預防檔案缺失遺漏。推動檔案資源科學整合。為改變以往“重保輕用”的檔案管理局面，我們在檔案管理上，需要對檔案事業的投入機制不斷創新，對于檔案工作經費合理核定，增強檔案服務意識，提高檔案公共服務能力。

（三）加強檔案的縱向管理，建立統一的水利檔案管理標準。水利行業檔案涵蓋面廣泛，具有繁多的內容，對建設項目的一些具體環節進行了詳細的記錄。包括發文日期，以及電子文檔式、簿冊式等文件登記形式，進行真實的體現，基層水利單位在檔案的縱向管理中，著重要做好以下的工作：一是建立統一的水利檔案管理標準。通過調查研究自身的檔案，制定與本單位實際相符的行之有效檔案管理標準。既可以依據大、中、小型工程進行歸檔，同時，還可按照種類進行劃分。如可劃分為水利工程運行管理檔案、水力資源檔案等，這樣能夠有效區分文書檔案，還可便于對重點檔案的標準化和規范化的管理工作。一旦標準統一，就能為共享水利行業檔案資源夯實基礎。二是重視對檔案管理人員的培訓工作。水利工程建設涉及各個方面的工作，具有繁雜的內容，密切聯系氣象、水文等各個行業。由此決定了水利檔案具有綜合性和多元性的特征，是以水利為中心的多專業、多學科的綜合。水利檔案是整個水利工作全過程的記錄，是專業技術人員的智慧結晶，要想使這些檔案資料得到有效利用和科學管理，就必須要提高檔案管理人員的素質，加大培訓力度，使其能掌握和熟悉專業的檔案管理知識，能更好地與現代化管理的需要相適應。

四、 結語

在新形勢下，做好水利檔案信息資源管理工作，對于提高水利現代化管理水平，推動水利事業發展發揮著重要作用。因此，我們要加強基層水利檔案信息資源的整合與管理創新，不斷完善水利檔案管理機制，進一步提高水利檔案的服務性，不斷挖掘檔案信息資源的價值，實現管理創新。

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