有形檔案的無形化管理

高秀紅

【摘要】檔案是記錄社會歷史發展進程的工具，記錄檔案的形式有很多。一般來說，記錄檔案的形式主要是文字，通過文字的描述想象歷史的發展，檔案信息可以完整、準確、真實的還原歷史，檔案形式除文字外還有圖片、音頻、視頻等，檔案分為有形檔案和無形檔案兩種，本篇文章敘述了檔案的歷史、如何區分有形檔案和無形檔案，以及怎樣實現有形檔案的無形化。

【關鍵詞】檔案；有形檔案；無形檔案；無形化管理

當今的社會是信息化的社會，電子技術發展較快，電子技術的應用也涉及到各個領域，很多行業開始改革創新管理模式，檔案行業也不例外，隨著社會的變化，檔案也開始由傳統的紙質檔案逐漸演變成電子檔案，在古代，記錄檔案的工具是瓦片、竹簡、綿帛等，使用的文字是甲骨文、金文、大篆、小篆，隸書、楷書等，隨著計算機的普及，當今時代的檔案多以電子檔案為主，使用的工具是計算機，有形檔案逐漸發展成為無形化，因此，檔案的管理也開始走向無形化，為社會提供方面快捷的服務。

一、檔案的歷史

檔案是隨著人類的發展過程產生，能夠反映社會現象，與社會的關系密切，檔案記錄著人類文明的演變過程，為后人提供寶貴的資料，促進人類文明的進步，檔案是國家、社會組織以及個人的發展記錄，記載著人類組織各個等領域的社會活動，經過研究，我國的檔案來源大致分三種：第一種，檔案來源于“結繩記事”時代；第二種，檔案來源于“文字產生”時代；第三種，檔案來源于“國家出現”時代，生存是人的本能，當時人也會具有思考能力，有思維意識，“結繩記事”時代的人，思維能力和意識都已經進化成高級階段，在那個時代沒有太多的表達方式，人們想要記錄把社會活動中發生的事記錄下來只能靠古老的方法，結繩劃道等方法記錄事情。

檔案是歷史文明的產物，隨著社會的發展變化產生，檔案要不斷的變化來滿足社會的需求，從結繩、劃道記錄到后來的甲骨金石，竹簡綿帛，當現代的筆墨，檔案的記錄工具隨著社會的變化而變化，檔案的演變也逐漸有金石檔案、簡牘檔案、文字檔案以及現在的電子檔案、網絡檔案等，檔案的歷史悠久，記載著各個時期的歷史發展，內容涉及范圍廣，數量多，有著很高的歷史和社會價值。

二、有形檔案和無形檔案

檔案從形式和名稱上可以分為：甲骨檔案、金石檔案、竹簡檔案、紙質檔案、聲像檔案、電子檔案、網絡檔案；檔案根據影響大小可以分為：文書檔案、電子檔案、政治檔案、經濟檔案、自然檔案等，但是，無論是從檔案的載體形式，還是檔案內容以及檔案的性能進行分類，檔案的形態都是多種多樣的。但無論從哪個角度出發，無論怎么分類，檔案都是一種載體，檔案也只有兩種類型，有形檔案和無形檔案。

三、有形檔案的無形管理

隨著電子計算機的普及，信息時代走進各個領域，同時也推進了辦公自動化和電子政務的發展。在當前社會發展的形式下，我國的檔案事業也進入現代化建設階段，如何處理好有形檔案和無形檔案之間的關系、整合檔案資源、對檔案館的檔案進行無形化管理是當前檔案事業急需解決的問題。

館藏檔案無形化就是將館藏檔案劃分成現行檔案、過期檔案、歷史檔案、其他檔案四部分，通過利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等高科技手段對紙質文件、聲像文件、實物文件等傳統介質的文件和電子文件進行加工處理，“克隆”成電子檔案的過程。

1、紙質檔案無形化

這里所說的紙質檔案是指由現在正在執行的文字、圖形、圖表、圖片、圖畫、圖紙等構成的紙質檔案。可分兩類，一類是現行檔案，一類是過期檔案。電子檔案取代紙質檔案只是時間上的問題。對于現實的紙質檔案可以采取以下兩種形式進行無形化管理。

1.1現行檔案無形化。現行檔案是指施行“文檔一體化”后，在每年的歸檔時間內形成的紙質檔案。目前，我國對現行文件基本采取的是“兩條腿走路”的歸檔方式，既在對紙質文件進行歸檔的同時，又對電子文件進行歸檔。在某種程度上是對人力、物力、財力的一種浪費。其實，有的檔案有了紙質檔案后，最好不存電子檔案，有了電子檔案就不必備有紙質檔案，有的檔案則同時具備，施行“三條腿走路”的歸檔方式。即依據現行檔案的保密性和重要性，將以往檔案按保管期限劃分的“永久、長期、短期”用機密檔案或叫密級檔案、重要檔案、一般檔案，三個等級來代替，實行文檔一體化，實現現行檔案無形化。

1.2過期檔案無形化。過期檔案是指在“文檔一體化”以前而形成的紙質檔案。對過期檔案可采取檔案信息數字化的方法進行彌補，使其無形化。其一，密級的過期檔案，最好保存原紙質的載體形式，但也可通過掃描技術另存；其二，重要的過期檔案和已解密的檔案，通過檔案數字化程序進行無形化，使有形檔案轉化為電子檔案。其三，一般的過期檔案，不需要再執行也沒有多大參考價值，就不必再進行無形化，等待統一銷毀就行了。

2、歷史檔案無形化

可劃分為三部分，一部分是作為歷史研究依據的歷史史料，其涉及面廣，種類眾多，為館藏檔案主體；另一部分是作為歷史考查的珍貴檔案，保存時間長，有的甚至是存世孤品，有較高的歷史研究價值，應把保護它們的“完整性、真實性、存在性”放在首位；再一部分是作為歷史研究物證的實物檔案，是歷史的真實寫照，可通過掃描技術和數碼技術將其制作成電子檔案，或制作仿制品，進行無形化管理，將真品存入庫房永久保存。

3、其他檔案無形化

在現實生活和歷史發展過程中，還有一些聲像、磁質檔案存在，它們是無形檔案。這些檔案是歷史的再現，既有參觀價值，又有研究價值。在對它們進行篩選、剪裁、加解說的基礎上，應將有價值的資料通過多媒體技術制作成電子檔案，進行無形化管理，供人們利用，對其他檔案的保管同樣采取重要檔案的保管方式。

四、結語

隨著社會的發展變化，檔案也在隨時變化來滿足社會的發展需求，檔案的兩種形式無形檔案和有形化檔案也都在不斷變化，在當前社會的發展形勢下，必須實行有形檔案無形化管理，才能更好的促進檔案事業的發展，也能促進社會進步。

參考文獻

[1]黃霄羽.文件、檔案全程管理的理論依據[J].中國檔案，2009（06）.