會計電算化教學中常見問題解析

摘要：會計電算化教學的主要目的是培養學生利用會計軟件進行會計處理的實際操作能力，主要內容包括：利用財務軟件完成建賬、系統初始化、日常賬務和報表的處理。本文針對會計電算化（金蝶KIS標準版財務軟件）教學中的常見問題進行解析，希望能夠提高學習者的動手操作能力，解決操作過程中容易出現的問題。

關鍵詞：金蝶KIS 會計電算化 問題解析

一、文件的保存與備份常見問題解析

（一）文件保存與備份方式。在金蝶KIS標準版財務軟件中，賬套文件有兩種保存方式，一種是在新建賬套時，自動保存在C盤默認目錄下的賬套文件，其擴展名為“AIS”，例如，新建的賬套文件名為“技能測試”，則其全名自動默認為“技能測試.AIS”，這種類型的文件在金蝶軟件中只要點擊：文件＼打開賬套，找到“技能測試.AIS”文件即可打開。另一種文件是備份生成的文件，其擴展名是“AIB”。在金蝶軟件主界面，點擊：文件＼賬套備份即可生成，例如“技能測試.AIB”，此種類型的文件需要在金蝶軟件中恢復才可以打開，首先點擊：文件＼賬套恢復，找到“技能測試.AIB”，點擊打開，再點保存，這一過程其實是將AIB文件恢復成了AIS文件，之后只要在文件＼打開賬套中找到已恢復成AIS的文件即可直接打開。

（二）文件保存與備份路徑。在整個金蝶KIS標準版財務軟件的操作中，會有三處提示保存文件（假設我們將這三份文件都保存在D盤中以“技能測試”命名的文件夾中），分別是：（1）新建賬套時，輸入文件名后，會生成一個“技能測試.AIS”文件，將其保存在D：＼“技能測試”文件夾中，假如不改變保存路徑，其默認保存路徑是C：＼program files＼Kingdee＼KIS＼BZB。（2）初始化完成啟用賬套時，會生成第一個“技能測試.AIB”備份文件，將其保存在D：＼“技能測試”文件夾中，其默認路徑同AIS路徑相同。（3）金蝶軟件全部內容操作完成，點擊文件＼賬套備份，會生成第二個“技能測試.AIB”備份文件，仍然保存在D：＼“技能測試”文件夾中，因為此文件夾中有同名文件，系統會提示“文件D：＼“技能測試.AIB”已經存在，是否重命名備份文件為*2016-01-23.AIB？”，對以上提示點擊“是”，此時系統會在同一目錄下以當天的日期重命名備份文件，如果不改變路徑，其備份的默認路徑同上。需要特別注意的是：這兩個AIB文件不僅名字不同，其內容在恢復打開之后也是不同的。第一個AIB文件只包含啟用賬套前的所有數據，因為賬套一旦啟用，很多數據無法修改，因此備份這份數據以備將來出現錯誤時使用。第二份AIB文件則包含了賬套中的全部內容，包括憑證、賬簿、報表。這是一份完整的備份文件，并且它和新建賬套時生成的AIS內容完全一致。此時我們檢查D：＼“技能測試”文件夾，發現里面包含三個文件，一個AIS，兩個AIB，假如少了任何一個文件，則說明在新建賬套時或兩次備份時都忘記修改文件保存路徑，此時只要到其默認路徑C：＼program files＼Kingdee＼Kis＼Bzb中找到即可。

二、增加用戶及權限設置常見問題解析

金蝶KIS標準版系統默認有“系統管理員組”和系統管理員組的成員“manager”，系統管理員組和該組的用戶不用授權，默認擁有所有權限，但其默認的是“當前用戶”。在這里“所有用戶”指能處理所有用戶錄入的業務單據，“本組用戶”只能處理本組用戶錄入的業務單據，“當前用戶”只能處理本人錄入的業務單據。因此要授予系統管理員權限的話，必須注意授予所有權限的同時，點選“所有用戶”選項，這樣即使是其他人做的憑證，本人也可以看到。如果我們在以Manager作為用戶時無法查詢記賬憑證，說明錄入記賬憑證時用戶不是Manager，而是其他用戶。且對Manager進行相應的授權時授權范圍沒有選擇“所有用戶”，因此查看不到憑證，此時只需對Manager授權為“所有用戶”即可。如果以Manager作為用戶時無法查詢自定義報表，則有兩點可能：一是系統默認Manager權限時我們還沒有新建自定義報表，二是沒有授權Manager為“所有用戶”。此時也要對Manager重新授予所有權限，選擇所有用戶即可。作為系統管理員除了有各種業務操作權限外，最主要的還有增刪用戶，為用戶授權等。除此之外，當我們啟用賬套后，系統維護中有些內容的修改，例如會計科目、核算項目、賬套選項等都只有Manager才可以完成。反結賬、反過賬也只有Manager才可以完成。因此，在用戶管理時要特別注意以下三點：（1）身份（管理員還是操作員）；（2）權限范圍（所有用戶還是當前用戶）；（3）授權對象（授權哪些模塊的操作權限）。

三、建賬過程中常見問題解析

建賬是指在電腦中建立一個企業或單位保存財務資料的文件，稱之為“賬套”。在建賬過程中一些賬套參數在建賬完成后是不可以修改的，例如行業性質、啟用日期等。建賬過程中的常見問題有：

（一）行業性質選錯。如在前面選擇了某個行業的預設會計科目，則一級科目代碼長度由系統給出，用戶無法修改。例如選擇工業企業，系統會默認一級代碼長度為3，選擇企業會計制度或新會計準則，系統則默認一級代碼長度為4。會計科目的級別以及各級長度的確定，應綜合考慮各方面的因素，既要便于操作，又要為今后的發展留有余地。因為一旦新建賬套完成，所設定項目均無法再做任何修改。

（二）賬套啟用日期錯誤。賬套啟用日期是指用戶開始使用金蝶KIS處理賬務數據的那一個期間，即用戶開始輸入數據的那一個年月時間。此日期一旦錯誤，在完成建賬工作后將無法再做修改，只能重新建賬。

四、系統初始化過程中常見問題解析

（一）賬套選項。賬套選項-憑證設置時一定要勾選“憑證保存后立即新增”，否則在錄入記賬憑證后點保存按鈕后，還需要操作調出一張新的空白憑證。賬套選項-高級選項設置時一定要勾選“允許核算項目分級顯示”，否則在設置核算項目-部門時，如果有上下級關系的部門，則要輸入此部門的上級部門代碼，系統會顯示“根據系統在賬套高級選項中的設置，不允許分級設置核算項目”。例如，在輸入核算項目-部門-0201財務科時，由于存在上級部門02行政部，因為未勾選“允許核算項目分級顯示”，就會出現提示。

（二）會計科目設置。當核算單位需要的會計科目與會計科目表不一致時，選擇修改會計科目。例如：核算單位需要的是銷售費用，而會計科目表中是營業費用，此時，我們可以選擇修改會計科目。再例如：核算單位對主營業務收入科目需要設置多核算項目，分別是往來單位、職員、庫存商品，此時也要將科目表中的單一核算項目或無核算項目進行修改。如果在錄入期初數據后發現會計科目設置有誤，必須將該科目的期初數據刪除，才可以修改會計科目屬性。如果在啟用賬套后，對已經發生業務的會計科目再要求修改核算項目屬性時，可參照以下方法：一是刪除相關業務資料，反過賬或反結賬，再修改會計科目屬性。二是將該科目余額調整為0。需要注意的是，對關系到該科目以前的業務資料不可刪除，否則系統將出現不可預料的錯誤。

（三）試算平衡表不平衡。初始數據錄入結束后，點擊試算平衡表，系統提示“試算平衡表不平衡”。此時原因有以下幾點：一是在錄入數據過程中將相關數據錄入錯誤；二是數據錄入正確，但相關科目借貸方向錯誤，例如誤將壞賬準備余額方向記為借方。如果初始數據錄入過程中，系統提示“科目5101下設的核算項目數據不平衡”，那么表示5101主營業務收入賬戶錄入數據時出現了問題，原因在于科目設置時，主營業務收入設置為多核算項目，例如多核算項目分別為：往來單位、部門、職員。在賬套初始化數據處理時，對多核算項目科目錄入的目的是從不同的核算角度來查看打印賬務數據，所以，5101主營業務收入與其多核算項目（往來單位、部門、職員）的科目余額、累計借方、累計貸方必須存在以下恒等關系式：[5101]=[5101-往來單位]=[5101-部門]=[5101-職員]。如果不存在上述關系，系統將提示：“科目5101下設的核算項目數據不平衡！”因此，要保證初始數據試算平衡，一定要檢查是否將所有的本位幣、外幣、輔助賬、數量金額賬、固定資產等全部數據錄入完畢并保證數據的正確性，才能進行總賬數據的試算平衡。

五、日常業務處理中常見問題解析

（一）憑證處理。會計憑證處理包括憑證的錄入、換人審核及記賬處理，在會計憑證處理的過程中常見的問題有：（1）憑證錄入后無法保存。檢查憑證的錄入日期，如果制單日期在當前的會計期間之前，則系統不允許輸入并保存。或者是由于憑證字選錯導致無法保存，例如銀行提現應設置為付款憑證卻誤記做收款憑證，則系統無法保存，只有修改為正確的憑證號后才可以保存。（2）錄入記賬憑證時憑證字為灰色，無法選擇憑證字。原因在于在賬套選項-憑證標簽頁中未選定“憑證需要憑證字”選項，則此處的“憑證字”輸入欄將被隱藏，不會顯示出來。我們可以通過點擊系統維護-賬套選項-憑證功能，勾選憑證字的相關設定完成憑證字新增或者修改操作。（3）憑證無法審核。如果憑證錄入與憑證審核由同一人擔任，系統會拒絕審核簽章，并給出“制單與審核不能是同一個人”的提示信息。（4）憑證不能過賬。一是因為在系統維護-賬套選項-憑證標簽頁中選定“憑證過賬前必須經過審核”的選項，而此憑證卻并未審核，此時只要將憑證審核或者不勾選“憑證過賬前必須經過審核”即可過賬。二是因為上期未結賬，本期不能過賬。

（二）報表處理。在報表處理系統中，報表公式錄入完成后無法取數。一是因為公式設置錯誤，無法取數，此時重新設定公式即可。二是因為賬務處理系統中憑證沒有記賬，賬簿中沒有數據。應先返回到總賬系統中進行憑證的記賬操作（如果沒有審核的話，要先進行審核），然后再次打開報表文件，執行“重算”命令進行取數，點擊“格式”按鈕，公式就變為數字，再點“格式”又顯示公式。

參考文獻：

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