加強基層單位人事檔案信息化建設的思考

張倩倩

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）04-000-01

摘 要 目前，各基層事業單位的人事檔案管理中都有一些共性問題存在，例如：檔案材料整理不規范、更新不及時、管理手段落后等，這些原因影響了人事檔案管理的發展。本文筆者將提出加強對人事檔案的標準化、規范化建設；加強檔案的收集與審核；建立人事檔案信息系統，保持更新；提升人事檔案管理人員職業素養等相應措施，打造促進單位發展的人事檔案信息化平臺，加強人事檔案信息化建設，從而充分發掘其使用價值。

關鍵詞 基層單位 人事檔案 信息化建設

人事檔案是個人及組織在社會生活中直接形成的個人歷史記錄，具有嚴格的歷史意義，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。然而，許多基層單位人事檔案管理存在整理不規范、更新不及時、管理手段落后等問題，而實現檔案管理信息化對于解決這些問題提供了一個良好的渠道。本文筆者從加強對人事檔案的標準化、規范化建設；加強檔案的收集與審核；建立人事檔案信息系統，保持更新；提升人事檔案管理人員職業素養等四個方面進行思考與分析，以加強檔案信息化管理。

一、當前基層單位人事檔案存在的問題

（一）整理不規范

當今人事檔案管理，大多以傳統的筆記為主，重復性強。檔案材料中存在填寫格式不夠規范，填寫內容前后不一致，紙張大小不合要求等情況。雖然一些部門已經研發并且實行了人事檔案管理的相關軟件，但還是不能達到統一標準，操作依舊繁瑣，使上下級、各部門之間無法及時實現資源共享，影響人事檔案管理的工作效率。

（二）更新不及時

許多基層單位在人事檔案的管理上，大部分精力放在對現有人事檔案內容的整理，往往容易忽略對應該入檔材料的收集和歸檔，導致檔案材料不能及時得到補充與更新。

（三）管理手段落后

在多數基層單位，計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能有待進一步開發。在許多單位的人事檔案管理中，調閱檔案大多采用原始的手工操作方式，原件反復被調用，陽光多次照射，造成紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

二、如何加強基層人事檔案信息化

（一）加強人事檔案的標準化、規范化建設

必須要抓好檔案管理的標準化、規范化，要做到檔案管理的收集、整理、鑒定、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作，為提高檔案信息化打好基礎。

（二）加強對檔案的收集與審核

一要規范收集檔案整理材料。采取定期和不定期相結合的方式，及時將需要入檔的人事檔案資料進行收集、整理，并按標準要求對收集的檔案材料進行嚴格審核，確保材料真實、準確、完整。

二要認真審查、鑒別人事檔案資料。在審查檔案材料的過程中，要嚴謹、認真對人事資料進行審查和鑒別，確保人事檔案資料的真實性，對審核中發現的問題分類逐一進行記錄，以待研究解決。同時，對所有檔案材料進行編號，并在計算機上建立檔案，依次將人事檔案材料歸類、入案、裝訂，最終形成完整的案卷，且清楚標示順序號，以方便查找和補充。

三要確保檔案真實性和完整性。在審核工作中一定要按照“逐批審閱、詳細記錄、及時補充、整理入檔、提高總結”的科學方式，合情合理、條理清晰的進行。

（三）建立人事檔案信息系統，保持更新

第一，建立人事檔案電子資料庫，根據建立檔案編碼為索引建立目錄，再用掃描儀對檔案材料逐頁電子化，之后將圖片信息按照人員編碼命名，存放到相應目錄中，且檔案目錄要與檔案內容進行鏈接，便于日后查找、補充使用。

第二，人事部門制定相關規定，單位人員在日常生活、工作的變動中形成屬于人事檔案范圍資料，都應第一時間遞交給人事管理部門，使檔案能夠第一時間得到補充。對人事檔案缺資料的補充要嚴謹，根據缺少人事資料的內容和性質，適當采用拷貝補充、缺失補充和重新制作填寫三種處理方式，使人事檔案能夠及時更新。

第三，建立人事檔案資料收集責任制。在責任制中對需要及時歸檔內容和時限提出明確要求，對需要及時入檔的共性的材料（如每年晉升薪級審批表等），檔案管理人員應及時與相關部門聯系及時入檔并在電腦上做好檔案信息錄入工作。

（四）提升人事檔案管理人員職業素養

第一，提升政治素養。要把人事檔案管理工作看作是一項嚴肅的政治工作。人事檔案管理人員一定要做到政治合格，嚴守秘密，勤奮敬業。工作中，要遵紀守法，嚴守秘密，自覺遵守《保密法》和《保密工作守則》，做到依法治檔，認真執行檔案管理工作中的各項規章制度。

第二，提升職業道德。做好人事檔案管理工作，前提是愛崗敬業，具備良好的職業道德、高度的工作責任心、愛崗敬業的工作態度和樂于奉獻的工作精神。

第三，增強業務技能。人事檔案管理人員要懂得檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學等檔案專業基本知識，熟悉上級檔案管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作。

第四，利用現代化技術、實現檔案管理規范化。檔案管理人員要不斷學習新技術、新方法、掌握新技巧。能掌握數字化技術、信息存儲技術、網絡通訊技術及多媒體技術等這些新技術，熟練地運用現代技術手段管理人事檔案。

三、結語

落實檔案信息化，有效提升效率、準確率，也能夠方便查找相關人事檔案資料。不僅避免了傳統手抄模式所造成的失誤也降低了人事檔案管理人員的工作負擔，使工作效率及質量得到有效地提升。

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