陶瓷企業外貿管理系統的需求分析

張麗瓊

(泉州工藝美術職業學院，福建 德化 362500)

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陶瓷企業外貿管理系統的需求分析

張麗瓊

(泉州工藝美術職業學院，福建 德化 362500)

[摘要]本文對陶瓷企業的外貿管理信息化現狀進行了闡述，并在系統需求分析的基礎上進行了功能性需求描述，同時對該系統的總體架構進行了展示和說明，為陶瓷企業外貿管理系統的整體設計和實現提供了實施的依據。

[關鍵詞]陶瓷企業；外貿管理系統；需求分析

1需求分析背景及意義

隨著陶瓷企業競爭環境的國際化，近年來陶瓷業面臨歐盟的反傾銷，動蕩的中東形勢，以及國內人力成本上升，陶瓷企業之間的競爭越來越激烈，因而陶瓷企業急需通過外貿管理的信息化，使其具備高效的管理機制和快速反應市場的能力。

近些年來市面上涌現了不同類型的外貿軟件系統，以應對外貿管理的需求。雖然這些軟件功能強大，但針對性不夠，沒有針對陶瓷行業的特性進行專門的設計，也無法滿足客戶即時性想法的快速修改。同時要達到這些軟件最終較好的效果，操作流程相對復雜，需環環相扣，這與中小型外貿企業需要快速反應的市場能力相矛盾。像陶瓷工藝品的出口，大多數訂單里的產品貨號多而雜，原有的外貿管理軟件不能適應陶瓷企業的要求，外貿業務員在查找樣品、制作報價及訂單的效率及準確性等問題一直沒有得到有效的解決。因而有必要開發一套適合多地域操作，并融合陶瓷行業特點的適合陶瓷企業的外貿管理系統。

對陶瓷企業外貿管理系統進行合理的需求分析是軟件開發過程中首先要解決的問題。需求分析[1]的基本任務就是準確地回答“系統必須做什么？”這個問題，就是要全面地理解用戶的各項要求,并準確地表達所接受的用戶需求，是系統開發的基礎，關系到開發項目的成敗和軟件產品的質量。需求分析一般包括系統的架構選型、了解企業業務流程和系統的背景，在信息收集的基礎上確定系統開發的可行性，進行業務調查與分析，根據企業實際的運作流程，制訂相關的數據流圖，并確定系統開發的總體方案等，是開發系統最重要的環節，也是不可缺少的一項工作。

2系統的框架需求分析

考慮到與B/S架構相比，C/S技術發展歷史更為悠久，從技術成熟及軟件設計來看，C/S技術更成熟，更可靠。我們將陶瓷企業外貿管理系統采用C/S架構，即Client/Server(客戶機/服務器)結構[2]。通過它可以充分利用兩端硬件環境的優勢，將任務合理分配到Client端和Server端來實現，降低了系統的通訊開銷；且界面和操作可以很豐富，安全性能也可以很容易保證。

2.1系統的整體架構圖

陶瓷企業外貿管理系統采用C/S結構，由客戶端與服務器直接相連，沒有中間環節。系統的總體架構如圖1所示。

企業是以流程為基礎來進行運作的，企業中存在著形形色色的、難以計數的、大大小小的流程。而隨著企業規模的擴大、業務的不斷變化、以及信息技術革命，企業原有的流程就將不斷變化，因此就引出企業業務流程重組[3]。

圖1　系統的總體架構圖

通過此次陶瓷企業外貿管理系統的開發，以德化某陶瓷企業為例，對企業內部的業務流程進行了詳細的梳理與分析，從根本上改變了傳統的業務管理模式，引進了先進的信息化管理方法[4]。其中重要的業務流程有客戶報價業務流程、銷售出貨業務流程、銷售應收款(按客戶)業務流程等，下面將對這幾個比較重要的業務流程進行詳細的介紹：

1.客戶報價業務流程設計

客戶報價是系統設計中重要的功能，當客戶需要對某個產品進行報價時，客戶首先要先告訴業務人員客戶名稱和報價的產品名稱，這時，業務人員馬上查找到該客戶的客戶代碼，并錄入起運港、目的港、包裝方式等信息，這些信息是客戶報價單的表頭部分；接下來業務人員根據客戶要購買的產品錄入產品代碼、系統會自動查找出產品的名稱、規格、裝箱率等，以及該產品的工廠成本、工廠報價、傭金、保險、FOB費用，業務人員再錄入產品數量及單價，系統自動計算該產品的小計金額及小計毛利率，如此循環錄入客戶要購買的所有產品，系統自動計算本次客戶報價的總金額，最后按保存按鈕，系統在進行保存時會對客戶信息、產品信息、產品毛利率進行再次驗證，毛利率低于30%將給出相應的提示，并最終保存到數據庫中。只有保存后的單據系統才允許打印出報價單，并經過審核后，發送給客戶。

2.銷售出貨業務流程設計

銷售出貨是系統設計中重要的功能，當客戶下的訂單生產完成時，需要對完成的訂單進行銷售出貨，業務人員先查找到該客戶的客戶代碼，并錄入合同號，這些信息是銷售出貨單的表頭部分；接下來業務人員根據客戶的訂單選擇產品代碼、系統會自動查找出該訂單產品的名稱、規格、訂單數量、箱數、訂單價，系統自動計算該產品的小計金額，如此循環錄入客戶要出貨的所有產品，系統自動計算本次銷售出貨的總金額，最后按保存按鈕，系統在進行保存時會對是否輸入出貨明細進行再次驗證，并最終保存到數據庫中，最終打印出銷售出貨單[5]。

3.銷售應收款(按客戶)統計業務流程設計

銷售應收款(按客戶)統計是系統中一張報表，這張報表主要體現的是某個日期內客戶的應收款情況。在沒有使用系統之前，基本上要10天才能統計一次客戶的欠款情況，而且要花費1天的人工，等報表統計出來后，又有新的銷售活動發生，統計出的數據是相對滯后的，而且還有可能因為人為的因素統計出的報表是錯誤的。通過這個統計功能，只需要選擇要統計的日期范圍，要統計的客戶，按檢索按鈕系統就可以自動統計，系統也支持數據預覽功能并導出到EXCEL，系統的操作流程是：先抓取發票基本資料放于臨時表中，接著用游標[6]來更新發票對應的訂單號(因為訂單號可能有多個)，再根據臨時表中的主鍵來抓取對應的已收金額放于收款臨時表中，最終對數據進行全連接，展現給用戶。

3系統的功能需求分析

依據陶瓷企業實際外貿業務流程，陶瓷企業外貿管理系統須具備以下幾個功能模塊：

3.1基礎數據的需求分析

每個應用系統都需要有基礎數據的支撐，只有對基礎數據進行有效的維護才能保證應用系統的正常運行，并且也才能保證系統統計出的報表是準確無誤的。基礎數據的維護主要是由系統的管理員來完成。維護的數據有系統的組織架構，客戶與廠家檔案，常用的數據字典[7]等。

3.2樣品管理的需求分析

樣品管理模塊是其他模塊的一個數據來源，所以起到了極重要的作用，為后面的報價、訂單、生產合同、出貨所調用的樣品信息提供基礎。并且在日常的業務操作中，這個模塊的使用頻率是最高的，所以這個模塊也就是系統的一個核心模塊[8]。在這個模塊中要為用戶提供了功能全面、操作簡單的管理功能如：建立樣品的貨號、品名、圖片、分類、包裝、成本、報價等資料庫，具備樣品資料整批導入，圖片導入[9]、分類索引[10]、產品展示、包裝設計等功能。所以這個模塊開發的好壞，將成為影響系統成敗的一個關鍵。

3.3業務管理的需求分析

業務管理功能模塊主要讓業務人員管理每天與客戶發生的業務記錄，如：客戶的報價，客戶的送樣，客戶的訂單，國內供應商采購等。業務管理模塊需要提供了一個簡便、快捷、高效的操作平臺，用戶可以快速準確地制作報價、送樣、訂單單據，并將這些單據輸出成多種格式的文本提供給客戶，且單據之間可以互相轉換。根據客戶下的訂單，經過管理人員審核后，分解成產品、配件、包材等國內采購合同。允許單據之間的數據同步，比如有一筆國內采購數據是通過訂單自動計算生成的，當訂單數據有調整生產廠家、工廠成本、貨號備注等，這些調整后的數據可以同步到生成的國內采購數據中。在對客戶下報價、送樣、訂單時，由于客戶對產品的需要千差萬別，同時也希望能夠把這些要求更新到樣品檔案。通過信息化的方式，可以減少樣品信息的查找時間，很容易計算出樣品的各種成本，也降低人為計算錯誤的可能。在這個模塊中用戶主要關心的是單據錄入的簡便，及導出多種格式文本的靈活，并且單據間相互轉換的支持。

3.4客戶收款的需求分析

客戶收款功能模塊主要是讓業務人員生成應收帳款、財務人員記錄客戶的收款情況，有效的監督客戶的欠款情況，降低企業的欠債額。通過這個模塊也可以對客戶的信用情況進行分析，有利于企業與一些信用好的客戶長期合作，同時可以停止與信用差的客戶的合作，降低企業的經營風險。在這個模塊中，應收賬款可以來自于出貨單、訂單、送樣單。同時該模塊的收款記錄，必須與應收賬款單有對應關系，對應收賬款單進行沖銷。

3.5查詢統計的需求分析

陶瓷企業外貿管理系統的使用者使用系統的目的并不是為了輸入，而是為了系統能對輸入的數據進行有效的匯總和分析后輸出報表。財務人員、業務員、企業高層可以通過這個模塊統計出任何想要的報表，比如：產品銷售排行，客戶銷售排行，訂單出貨查詢，應收款統計表(按客戶)，訂單損益表，業務員業績分析，送樣貨號下單情況分析等。只要有需求，就能在系統中動態自定義實現，不需要改系統，并且要能把這些報表通過EXCEL或PDF格式導出[11]。

3.6系統設定的需求分析

陶瓷企業外管理系統希望達到的效果是靈活、適用。在系統參數方面，需要做到能對編號的規則、報價計算公式、包裝率/包裝規格、樣品/報價/出貨單默認值等進行設定。在用戶權限控制方面，可按角色對系統使用人員進行歸類，可分為業務人員權限、財務人員權限、管理人員權限，如果不對權限進行有效的管控，那勢必會造成重要數據的外泄和管理上的混亂。用戶對系統的操作包括：新增、刪除、修改、打印、瀏覽、導出，審核，只要針對每個用戶的每個模塊設置如上的操作權限就可以很好的分配好權限。用戶的操作權限關系到整個系統的安全，所以用戶的權限統一由系統管理員來進行設置。

[參考文獻]

[1](澳)麥斯阿塞克.需求分析與系統設計[M].馬素霞等譯.電子工業出版社，2009．

[2]王懷民.企業應用架構模式[M]．周斌 譯．北京：機械工業出版社，2010．

[3]張平.ERP理論應用與實訓教程[M]. 北京：經濟管理出版社，2011.

[4] (美)吉特默.銷售圣經[M]. 陳召強譯. 北京：中華工商聯合出版社有限責任公司,2009.

[5]相明科，吳學毅．計算機網絡及應用[M]．北京：中國水利水電出版社，2003．

[6]David M．Kroenke．數據庫處理—基礎、設計與實現[M]．北京：電子工業出版社，2001．

[7]肖鵬.面向模式的軟件架構(第4卷)—分布式計算的模式語言 [M]．陳立譯．北京：人民郵電出版社，2010．

[8]楊正洪，鄭齊健，孫延輝．SQL Server 2000關系數據庫系統管理和開發指南[M]．北京：機械工業出版社，2001．

[9]張長富,李勻.PowerBuilder 8參考手冊[M].北京：北京希望電子出版社,2002.

[10]何軍．Power Script 語言.事件.函數[M].北京：電子工業出版社，2004．

[11]路斌． PowerBuild數據庫應用開發教程[M].北京：清華大學出版社，2009．

[責任編輯：江雪]

[收稿日期]2015-10-05

[作者簡介]張麗瓊(1982-)，女，福建省德化縣人，講師，主要從事工商企業管理、IT項目管理。

[中圖分類號]F270.7

[文獻標識碼]A

[文章編號]1671-5330(2016)02-0149-04