重慶市民辦高校檔案管理意義及對策分析

莫鳳玲

摘 要：民辦高校如雨后春筍般的快速發展，作為衡量管理水平，為學?？茖W決策提供依據的檔案工作的科學化發展也被提上了重要議程。文章分析了做好民辦高校檔案管理工作的現實意義和價值，并就如何做好民辦高校檔案管理提出了對策和建議。

關鍵詞：民辦高校；檔案；管理；對策

民辦高校是國家機構以外的社會組織或者個人，利用非國家財政性經費，面向社會依法舉辦的學?；蚪逃龣C構。近十年，中國民辦高校如雨后春筍，快速增長，民辦高等教育已經在高等教育中占據了重要位置。以重慶市民辦高校為例，截至2013年12月，重慶市共有高等學校70所，民辦高校數達23所，其中民辦本科高校7所（含獨立學院6所），民辦高職學院16所。在渝高校本專科在校學生共計347634人，其中民辦高校本?？茖W生達73288人，占21%。隨著民辦高校自身的發展壯大，其檔案管理問題也隨之被提上重要議程。

一、做好民辦高校檔案管理工作的現實意義和價值

民辦高校的檔案工作，它真實地記錄了民辦院校發展歷程，反映出一個特殊教育群體艱苦創業和發展壯大的過程，是民辦高校乃至社會的寶貴財富。做好民辦高校檔案工作，至少還包括以下3個意義：

（一）做好民辦高校檔案工作是民營投資者確立產權的需要

高等教育大眾化、市場化、專業化發展，為民辦高校的生存發展提供了機遇，一批有識之士投身民辦高等教育，創造了民辦高等教育的輝煌，也實現了投資者事業的成功。在這過程中，產生了大量的諸如合作辦學、土地、房屋、師資、儀器設備等各類檔案，若不能對這些檔案進行有效的保管甚至遺失，將會對學校乃至事業的發展壯大產生非常不利的影響。反之，做好民辦高校檔案工作，有序保管各類檔案，將為投資者確立產權提供強力支撐憑證。

（二）做好民辦高校檔案工作是民辦高校對學生和社會負責的責任和義務所在

教育乃百年大計，十年樹木，百年樹人。其不同于一般的商業行為，一手交錢、一手交貨。很多年過后，人們仍然需要提供在校學習階段的相關檔案，比如評聘職稱、晉升職務、參加各類社會考試等，牽涉到每一個相關者的民生利益。檔案工作處于各項管理工作的最后一環，事情辦理完畢后歸檔保管。民辦高校若沒有開展好歸檔工作，事情辦完后不歸檔，則可能各類資料散失，直接受損的是學校校友。作為辦學主體來講，則沒有盡到對學生和社會的責任。

（三）做好民辦高校檔案工作為民辦高校提供身份感、根源感和榮譽感

近10年來，我國民辦高等教育從無到有，從小到大。在進一步全面深化改革的總基調下，民辦高校極有可能創造更大的輝煌?！笆⑹佬拗?、望族修譜”，民辦高校檔案是學校發展真實的記憶，做好民辦高校檔案工作為其正本清源、含弘光大提供強力支撐。“凡事預則立，不預則廢”，沒有檔案作支撐，則很難再現我國民辦高等教育波瀾壯闊的創業史。

二、重慶市民辦高校檔案管理發展對策

（一）加強檔案宣傳，加大對民辦高校的檔案業務指導力度，提升民辦高校的檔案意識

由于對檔案重要性的認識不到位，使得民辦高校在組織結構設置、人員配備、軟硬件投入等方面讓檔案工作“靠邊站”，大大阻礙檔案事業的發展。檔案行政管理部門、教育行政管理部門必須加大對檔案工作的宣傳力度，充分發揮輿論先導作用，讓出資者、學校領導及教職員工認識檔案、了解檔案、重視檔案。要積極幫助民辦高校，向他們宣講做好民辦高校檔案管理工作的現實意義和價值、宣講國家對民辦高校檔案管理的要求，提高民辦高校出資人、學校領導的檔案意識；要積極宣傳和推廣民辦高校檔案管理的優秀個案，創造條件召開民辦高校檔案工作現場會，將民辦高校檔案工作的創新舉措及工作成果宣傳出去，擴大民辦高校檔案工作的影響。要針對民辦高校的實際情況，開展檔案業務指導工作和培訓工作；要積極發揮現有重慶市檔案學會檔案工作協助組、重慶市高教學會檔案工作研究會等作用，吸納民辦高校為成員單位，采取1+1、手拉手等協助模式，提高民辦高校檔案管理能力。

（二）優化民辦高校檔案機構設置，穩定民辦高校檔案管理隊伍，提升檔案管理人員專業素質

我們認為民辦高校檔案管理機構設置可以更加靈活，在優先實現集中管理的基礎上，以有專門館庫和專職檔案員為底線，可以是獨立建制的機構，也可以是掛靠在或內設在相關部門的機構，但必須明確相關機構負責該項工作。比如將檔案館室作為校長辦公室內設機構，發揮校長辦公室綜合協調能力強的優勢，規范學校檔案工作。將檔案館室掛靠或內設在圖書館可以發揮館庫用房相對便于調劑的優點。

各高校要根據工作需要，引進或培養專職檔案工作者，使他們不僅專職，而且專業。檔案行政管理部門要多舉辦相關培訓，積極推進專職檔案工作者持證上崗工作。教育行政管理部門、檔案行政管理部門要對民辦高校提要求，努力做到專職檔案工作者實行專業技術職務聘任制或職員職級制，享受同行政管理人員、教輔專技人員同等待遇，使檔案管理人員感受到重視，感覺到重要，從而樹立愛崗敬業的意識，進而穩定檔案管理隊伍。杜絕將檔案崗位作為刻意安置退休教師、引進特殊人才安置家屬等現象。

（三）加強民辦高校檔案管理制度建設，創新民辦高校檔案分類和整理辦法

無規矩不成方圓，民辦高校應通過有效的制度建設，讓檔案工作依規辦事。要通過制度建設明確民辦高校檔案工作體制機制、機構人員、收集管理利用等具體要求。在實際檔案管理過程中，逐步細化檔案實體分類辦法、各類檔案工作規范、檔案館庫安全保密等制度，逐步確立兼職檔案員和部門領導的相關職能職責。

就檔案實體分類而言，鑒于民辦高校發展歷史短、規模小，機構設置不夠完善等實際情況，建議民辦高校不一定完全按照《高等學校檔案管理辦法》中所細分的類別進行整理，可以根據民辦學校實際情況，抓住重點，簡化門類。就產品生產類、出版類目前民辦高校很少涉及，不必專門分類，可以根據實際情況進行整合。此外，除教學類、財務類檔案數量相對較大外，可考慮參照設立二級目錄，余下各類檔案如黨群、行政、外事等可只設一級目錄。

參考文獻：

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