信息化視閾下高校教學檔案管理方式的轉變

王曉燕　王新華

摘要 隨著社會的進步和發展，信息化水平逐漸提升，對于高校教學檔案管理信息化建設提出了更高的要求，同時也是高校檔案管理工作中不可或缺的組成部分，在信息化視閾下強化教學檔案管理方式的轉變，不僅能夠有效提升教學管理水平，同時有助于檔案管理的創新、開發和利用，最大程度發揮檔案管理工作的價值。由此，本文主要就信息化視閾下高校教學檔案管理方式的轉變進行分析，結合實際情況，明晰信息化時代背景下高校教學檔案管理方式的轉變形式，并就其中存在的問題，提出合理的改善措施，以求更好地推動我國高校教學檔案管理方式的創新改進。

關鍵詞 信息化視閾 高校教學檔案 管理方式 多樣化

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.02.005

1 高校教學檔案信息化管理概述

1.1 高校教學檔案信息化管理特點

教學檔案主要是對校內各項教學工作和管理工作的真實記錄，其中包含的內容過于紛雜，不僅有教學相關的管理工作，還包括教學管理制度和條款等，分類較多，涉及內容多，所以在管理中任務量較繁重；教學檔案在管理上具有顯著的動態性，無論是對課程安排還是教學計劃都是按學期進行編制的，對師生的考評是按照學年進行評價的，學生相關文件材料是從入學到畢業才能形成的材料，這些材料需要保持連貫性，無法按照學年或者學期分開記載；教學檔案專業性較強，在人才培養過程中，需要有針對性地按照不同專業開展教學任務，學科之間存在顯著的差異，所以，針對不同學科教學檔案的整理需要具備較強的學科專業性；教學檔案資料形式逐漸趨于多樣化，其中包括課堂教學、課外教學、校外實習、校內實訓以及社會調研等，不同的教學活動所產生的教學材料形式有所不同，呈現多樣化趨勢，這些材料檔案有光盤、照片以及標本等多樣形式，能夠更為客觀真實地反映教學活動面貌，發揮教學檔案的作用。①

1.2 信息化對高校教學檔案管理積的極作用

隨著社會信息化發展，現代信息化技術已經成為當前經濟發展中不可或缺的強勢動力，在高校教學檔案管理中必將隨著信息化技術的廣泛應用逐漸朝著電子檔案管理方向發展。②傳統檔案管理以紙質檔案為基礎，教學檔案管理理念和管理方法已經無法滿足當代教學檔案管理工作需求，迫切需要進行創新和改革。

（1）提升高校教學檔案管理工作效率。在高校教學檔案管理中運用現代化信息技術，代替傳統教學檔案管理工作中的各個環節，傳統高校檔案管理工作中，檔案管理工作人員需要花費大量的時間去收集和整理檔案資料，并按照檔案內容進行具體分類，在需要查詢檔案資料時提供服務。但是，如果將現代化信息技術應用到高校教學檔案管理工作中，工作人員可以運用電子計算機直接對檔案管理進行管理，無論是將檔案立卷還是對檔案信息的檢索等，均可以通過計算機進行管理和查詢，相較于傳統教學檔案管理，能夠有效提升高校教學檔案管理工作成效。③

（2）保護紙質檔案資料。傳統的紙質檔案，在查閱中需要到相關檔案管理部門或者檔案館進行查詢，從檔案中獲取所需要的信息，但是由于高校各個部門職能存在明顯差異，尤其是在每一學年的教學評估階段，需要對檔案進行反復查詢。這種查詢方式不僅需要人工操作，浪費大量時間和精力，還不利于紙質檔案的保護，加深了紙質檔案的磨損率。就紙質檔案本質而言，它是檔案資料最原始的數據和材料，有著電子檔案無法媲美的地位，所以加強對紙質檔案的保護是十分有必要的。④將現代化信息技術手段應用在教學檔案管理中，對檔案資料實現數據化的存儲和查詢，在需要查詢相關教學資料時可以避免工作人員同紙質檔案的接觸，最大程度降低檔案的磨損。

（3）強化了檔案管理人員專業素質。在教學檔案管理中運用現代化信息技術手段，不僅能夠減少紙質檔案的磨損，提高檔案利用效率，同時能將檔案管理人員從繁忙的手工勞動中解脫出來，促使檔案管理人員不用花費大量的時間停留在檔案館中，能夠擁有更多課余時間去鉆研業務，學習相關管理知識，來完善自身專業素質水平，為教學檔案管理做出更大的貢獻。

2 高校教學檔案信息化建設中存在的問題

就當前我國高校教學檔案信息化建設現狀而言，總體成效較好，經過不斷的創新和完善，現代信息化技術已經廣泛應用在教學檔案管理中，逐步摒棄傳統手工檔案管理方式，朝著現代化檔案管理方式發展。⑤但盡管我國教學檔案管理工作經過長時間的發展取得了較為可觀的成果，信息化教學檔案管理仍然處于初級階段，尚未能充分發揮現代信息化技術，更好地提升管理效率。

（1）高校教學檔案管理工作不夠規范。高校檔案信息化管理工作的突出特點是規范化和標準化，但是由于歷史殘留原因影響，檔案資料之間的兼容性較差，致使當前高校教學檔案管理工作標準不統一，無論是檔案資料的收集還是整理，成效都不高。這些因素的存在，嚴重制約了我國高校教學檔案管理自動化發展。隨著今后越來越多的檔案資料需要以電子文件形式存儲，需要檔案管理人員具備較高的專業素質，能夠嚴格遵循檔案管理程序標準，勝任現代信息化教學檔案管理工作，由此需要對高校教學檔案管理標準進一步規范。

（2）傳統思想觀念的束縛。隨著現代信息技術的廣泛應用，人們開始注重檔案信息資源利用重要性，但是在實際工作中由于受到傳統思想觀念的束縛，導致在高校教學檔案信息化管理中認知程度較低。發生這種現象的主要原因是高校領導干部對于教學檔案管理的重視程度較低，甚至有部分高校教學檔案管理領導人員不了解檔案管理這個專業，各個部門的檔案由部門本身進行管理，并不需要專門的檔案管理人才，即使是臨時工作人員同樣能夠勝任這項工作。由此不難想象，領導干部有這樣的思想觀念，又如何談得上高校教學檔案信息化管理。

（3）技術服務力度不足。為了順應時代發展，多數高校已經在各個部門中配備了計算機等現代化設備，但是相應管理人員自身技術水平卻沒有得到同步發展，仍然處于較低水平，只能簡單地處理辦公室文字打印等，對于教學檔案信息的錄入和存儲仍然采用手工操作，由相關人員進行手工管理。⑥故此，高校缺乏對現代信息化技術的運用，致使教學檔案信息資源的利用效率較低，成為困擾當前高校教學檔案信息利用的主要問題，迫切需要引進更為前沿的現代信息技術，應用到實際工作開展中。

3 高校教學檔案信息化管理的改善措施

3.1 提升領導干部的重視程度

摒棄傳統檔案管理模式，促使高校教學檔案實現信息化管理是必然選擇，在這個過程中，最主要的前提是相關領導干部自身的重視程度和現代化管理理念的認知水平。眾所周知，運用一項現代化信息技術是一個循序漸進的過程，同時也是一項復雜的系統工程，需要相應的現代化管理理念支撐，所以，在高校教學檔案管理過程中，摒棄傳統管理思想，引進現代管理理念是十分有必要的。

3.2 高校教學檔案管理的標準化建設

首先，應將高校教學檔案管理工作納入到檔案事業系統中，嚴格遵循國家檔案管理標準化的指導原則。推動檔案管理的標準化，主要是指檔案管理無論是在收集資料還是歸檔過程中，嚴格遵循相關政策和原則，檔案信息化管理中需要時刻遵守規則，否則就不能保證檔案信息在管理系統中的安全運行。此外，在教學檔案信息化管理中，首先應統一檔案信息的輸入格式、輸入代碼以及輸入項目，以此來進行統一管理。只有在更高層次上制定檔案管理標準，才能促使高校教學檔案信息化管理的規范化發展，實現更為廣泛的共享。

3.3 強化電子檔案的管理

強化電子檔案的管理是現代信息技術快速發展的必然趨勢，一方面有助于辦公自動化同國家接軌，提供更加有效的服務，另一方面有助于電子政務平臺推進檔案信息化進程，真正的將檔案管理引入現代信息化管理中。⑦采用電子檔案管理，能夠減少對紙質檔案的接觸，防止人為化的磨損加劇，以紙質檔案管理為主體，電子檔案為輔，全面實現電子文件的管理。

為了更好地實現電子檔案管理，可以分階段地進行控制管理，在前端控制管理中，在源頭來控制檔案資料，確保檔案文件管理成效和質量，確保所獲得的成果能夠被后續檔案管理工作使用，實現對檔案資料的自動化管理。諸如預先確定文件歸檔時間和范圍等，能夠更有效地保管電子檔案資料，預先確定歸檔范圍，確定檔案采集時間和方式，哪些文件需要備份或需要保存檔案“草稿”，對檔案文件的準確和完整有著深遠的影響。

4 結論

綜上所述，高校教學檔案管理摒棄傳統管理理念和模式，朝著現代信息化的發展是必然趨勢，但是由于這個過程是一項漫長而又復雜的工程項目，首先需要提升檔案管理工作的領導干部重視程度，保持足夠的耐心，實現管理方式的創新。與此同時，構建高校教學檔案信息化管理體系，層層遞進，逐步完善，最終以更好的形態迎合時代需要，為高校教學乃至社會提供更加優質的服務。

注釋

① 劉芳，周晉陽.對高校教學檔案管理工作的思考[J].中共山西省委黨校學報，2012（3）：69-71.

② 張黎，劉藝.信息化環境下高校院系級教學檔案管理對策探討[J].重慶交通學院學報（社會科學版），2013（4）：115-117.

③ 呂滋建.高校教學檔案管理信息化建設的探索與實踐[J].中國管理信息化，2011（6）：33-35.

④ 劉俊.高校教學檔案管理和利用策略[J].北京教育學院學報，2011（3）：53-57.

⑤ 孟霞光.淺議高校教學檔案信息化管理的現狀及對策[J].天津市教科院學報，2013（5）：51-53.

⑥ 李欣佳.社會信息化視閾下檔案管理轉型的內涵與實施原則[J].黑龍江檔案，2013（1）：22-23.

⑦ 張金來.淺談高校教學檔案管理的信息化[J].中國電力教育，2014（23）：202-203.