淺析新時期軍工企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

摘 要：檔案工作是企業(yè)管理的一項重要基礎(chǔ)工作。如何做好檔案工作對軍工企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展具有非常重要的意義。本文通過分析檔案管理創(chuàng)新的必要性，提出必須進行觀念創(chuàng)新、管理模式創(chuàng)新、知識創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新、管理人員素質(zhì)創(chuàng)新，才能不斷推動軍工企業(yè)檔案工作向更高層次邁進。

關(guān)鍵詞：軍工企業(yè)；檔案；管理創(chuàng)新

檔案工作是企業(yè)發(fā)展工作的重要組成部分，是企業(yè)加強內(nèi)部管理和控制的重要基礎(chǔ)，它與企業(yè)建立共存、互助協(xié)調(diào)的關(guān)系。隨著軍工企業(yè)新時期信息技術(shù)的快速發(fā)展和市場化轉(zhuǎn)型的需求變化，給所檔案管理帶來多元化和多樣性。為適應(yīng)這種軍工企業(yè)帶來的多元化與多樣性，必須對企業(yè)檔案管理進行創(chuàng)新。傳統(tǒng)檔案“收、管、用”管理模式在企業(yè)新時期發(fā)展中明顯滯后，對檔案資料的收集整理、保存以及使用管理都產(chǎn)生了不同程度的影響，這些新的情況都要求檔案管理部門必須通過開拓創(chuàng)新，來實現(xiàn)檔案管理工作的變革，提升檔案管理工作在企業(yè)新時期的發(fā)展進步。

1 檔案管理創(chuàng)新的意義

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會或個人在社會中直接形成有價值的各種形式的歷史紀錄。管理是一門科學(xué)，也是一門藝術(shù)，它本身就是生產(chǎn)力。創(chuàng)新指的是一種經(jīng)濟活動，即包含技術(shù)創(chuàng)新，又包含制度創(chuàng)新。檔案管理創(chuàng)新是檔案管理與開發(fā)利用者的創(chuàng)新，是檔案事業(yè)宏觀管理者所進行的創(chuàng)新。

檔案管理創(chuàng)新是軍工企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需要，也是時代發(fā)展的迫切需求。在信息社會，以紙張為檔案載體“一統(tǒng)天下”的局面已不復(fù)存在，有大量電子文件的出現(xiàn)、歸檔和使用，意味著傳統(tǒng)的檔案管理理念、機制、手段、模式與檔案管理實踐表現(xiàn)出不相匹配，具體表現(xiàn)為：在管理理念上，軍工企業(yè)各級人員，甚至包括檔案管理人員自身對檔案的重要性認識不夠，致使檔案信息利用和服務(wù)工作沒有很好開展，使檔案室成為各類檔案資料的“倉庫”，檔案人員成為“保管員”；在檔案管理方式上，習(xí)慣微觀管理，宏觀管理相對薄弱，對管理對象及行業(yè)形勢的變化缺乏足夠的認識；在工作環(huán)節(jié)上，對軍工企業(yè)改制發(fā)展和結(jié)構(gòu)調(diào)整中出現(xiàn)的新領(lǐng)域的檔案工作研究不夠；在管理體制上，上下銜接、內(nèi)外溝通的檔案管理體制有待加強。檔案工作人員應(yīng)開發(fā)軍工企業(yè)檔案管理的各項功能，使檔案工作緊貼企業(yè)的需求，對外滿足企業(yè)市場競爭的需求，對內(nèi)滿足企業(yè)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和企業(yè)文化的需求。

2 檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)容

1.觀念上的創(chuàng)新。要確立檔案也是資產(chǎn)，是軍工企業(yè)特殊資產(chǎn)的觀念。在軍工企業(yè)，各類檔案都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價，對一個企業(yè)來說檔案彌足珍貴。作為一種重要的信息資源，檔案的科學(xué)管理和有效利用，對科學(xué)決策、資源利用、產(chǎn)品開發(fā)和提高效率都有著積極的影響。企業(yè)要改變檔案部門不參與企業(yè)管理、生產(chǎn)和經(jīng)營活動的做法，要將檔案工作納入軍工企業(yè)管理中，使檔案工作與實際生產(chǎn)經(jīng)營有效結(jié)合在一起。檔案工作者應(yīng)當樹立“管理型、信息型、服務(wù)型”檔案工作觀念，不能只限于管理幾份文件，整理幾份圖紙，對不熟悉的專業(yè)檔案要主動請教有關(guān)技術(shù)人員，了解其工作流程，認識其內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，以便更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營提供更好的服務(wù)，發(fā)揮檔案職能的作用。

2、檔案管理模式創(chuàng)新。軍工企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對軍工企業(yè)檔案工作實行機制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。機制創(chuàng)新方面，檔案工作者要從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉(zhuǎn)換，把檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”，讓檔案資源成為軍工企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動力源之一；在制度創(chuàng)新方面，首先必須確保檔案管理制度對于檔案管理工作具有較好的指導(dǎo)與約束力，能夠指導(dǎo)檔案管理工作的開展。結(jié)合《檔案法》及上級相關(guān)規(guī)章制度的要求，完善軍工企業(yè)檔案管理規(guī)章制度。其次，應(yīng)該對檔案管理部門的崗位職責(zé)分工予以明確，通過明確的分工來避免檔案管理工作盲目性，進而形成職能分工清晰、管理流程科學(xué)嚴謹以及能夠保障管理措施落實到位的檔案管理體系。第三，應(yīng)針對檔案管理部門的實際情況制定檔案管理工作目標與檔案管理工作考核標準，借助于目標管理以及考核制度，督促檔案管理措施的落實，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化與標準化。

3.管理上的創(chuàng)新。一是要按檔案工作一般規(guī)律建立健全制度，用制度規(guī)范軍工企業(yè)檔案管理工作。由于各軍工企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營、技術(shù)、管理形態(tài)的不同，不僅檔案工作的機構(gòu)設(shè)置、運行機制不同，而且在企業(yè)檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會有所區(qū)別，在確定企業(yè)檔案管理制度時應(yīng)注意符合本企業(yè)的特征，符合本企業(yè)的實際；二是要通過“依法治檔”實現(xiàn)檔案管理法制化、規(guī)范化。要充分運用法律法規(guī)賦予的權(quán)力，認真收集檔案材料，建立健全檔案的標準化體系，確保檔案收集完整全面、檔案保管規(guī)范有序、檔案利用充分有效。

4.服務(wù)上的創(chuàng)新。服務(wù)企業(yè)中心工作是企業(yè)檔案工作的永恒主題。企業(yè)檔案工作只有牢固樹立主動服務(wù)意識，為企業(yè)中心工作及時提供能夠促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的各種信息，才能尋求自身的定位和發(fā)展。開展檔案管理工作的根本在于提供完善高效的檔案服務(wù)，通過檔案服務(wù)方式進行創(chuàng)新，可以促進檔案管理工作的進一步完善。要創(chuàng)新服務(wù)意識，就要圍繞中心工作樹立超前服務(wù)意識和效益服務(wù)意識，變被動為主動上門服務(wù)。檔案工作者應(yīng)深入到各個單位進行工作指導(dǎo)，盡可能滿足單位的要求。在做好日常利用檔案工作的同時，還要做好檔案信息的編研工作，要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，想辦法去收集信息，從檔案的實際情況入手，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營情況，有計劃地對文件信息資源進行開發(fā)、加工，編寫檔案利用手冊，將專題信息制作成光盤，分類建立檔案材料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案材料資源共享，創(chuàng)建檔案信息平臺，保證檔案及時、有效地傳遞給領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)，為企業(yè)建設(shè)服務(wù)。

5、管理人員素質(zhì)創(chuàng)新。實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新必須依靠檔案管理人員，而檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平會直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，因此，必須重視結(jié)合檔案管理部門的實際情況，建立高水平的檔案管理人才隊伍。要加強檔案人員的素質(zhì)，首先應(yīng)該要求和鼓勵檔案人員熱愛本職工作，忠于職守，愛崗敬業(yè)，其次通過宣傳和培訓(xùn)，讓其掌握必需的先進技術(shù)，對專業(yè)人員的要求不能只停留在能應(yīng)付一般工作的水平，在熟悉檔案管理基本理論的基礎(chǔ)上，要具備足夠的信息技術(shù)能力，能夠適應(yīng)新時期的檔案管理工作要求，并且能在檔案管理工作開展過程中，積極探索新的檔案管理方式與技巧；根據(jù)檔案管理發(fā)展對人才的要求，制定人才培訓(xùn)發(fā)展規(guī)劃和具體實施方案，使檔案管理人員具備較高的科學(xué)文化素質(zhì)，能運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案，使檔案管理人員的素質(zhì)得到全方位的提高。

3 結(jié)束語

企業(yè)檔案管理創(chuàng)新是一種新的管理思想、管理方式、管理方法的引入和利用，只有加強企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新意識，才能有效地管理和開發(fā)檔案資源，才能使得檔案管理模式不斷向前推進和創(chuàng)新，更加適用于企業(yè)的發(fā)展。

作者簡介

成銳，漢，男，山東省泰安市、工程師、碩研、現(xiàn)北京航天自動控制研究所技術(shù)保障中心。