企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考

吳妮

【摘 要】 本文對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)作了概述，分析了企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐過程中存在的問題，提出了推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)舉措。要構(gòu)建符合企業(yè)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范;加強(qiáng)資金投入、給予全面技術(shù)支持;科學(xué)銜接檔案信息化建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié);加強(qiáng)檔案復(fù)合型人才的引入與培養(yǎng)。

【關(guān)鍵詞】 企業(yè)檔案;信息化建設(shè);實(shí)踐;思考

現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)各個(gè)部門的管理工作都與信息化密不可分，通過信息化建設(shè)能夠有效的提高企業(yè)的管理質(zhì)量。檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，科學(xué)合理的檔案管理能夠有效的提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)的各項(xiàng)工作提供基礎(chǔ)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐是提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量的重要舉措，本文針對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐過程中存在的問題進(jìn)行分析，并提出適宜的措施，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的順利開展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)概述

1、檔案信息的數(shù)字化

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案信息的數(shù)字化是將數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)壓縮、運(yùn)用高速掃描等技術(shù)對(duì)紙質(zhì)文件、聲像文件進(jìn)行處理，將這些傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行數(shù)字化，并建立屬于企業(yè)的檔案信息庫，建立符合企業(yè)檔案信息的目錄索引，提升檔案的服務(wù)效率與質(zhì)量。

2、檔案網(wǎng)站建設(shè)

檔案網(wǎng)站的建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的重要組成部分。在實(shí)際的檔案網(wǎng)站建設(shè)時(shí)，需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際檔案情況，加強(qiáng)網(wǎng)站的功能建設(shè)。主要以主頁服務(wù)的形式進(jìn)行網(wǎng)站建設(shè)，通過企業(yè)檔案信息主頁，為企業(yè)提供檔案的服務(wù)和宣傳工作，充分體現(xiàn)檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能等，有效的提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。

3、數(shù)字化檔案館的建設(shè)

數(shù)字化檔案館是企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的重要組成部分。在實(shí)際的檔案建設(shè)過程中，數(shù)字化檔案館的建設(shè)，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供一個(gè)電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案資料的方式，提高了企業(yè)的檔案管理效果，提高了檔案的使用質(zhì)量。企業(yè)的檔案信息化建設(shè)在數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)上，合理的對(duì)檔案進(jìn)行分類，按照企業(yè)相關(guān)的檔案流程順序、時(shí)間順序等對(duì)檔案進(jìn)行排列，并建立大型的數(shù)字化檔案館目錄，促使檔案使用者能夠快速的對(duì)檔案進(jìn)行使用，為使用者提供便利，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐過程中存在的問題

1、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化程度不高

在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐過程中，科學(xué)合理的規(guī)劃和組織實(shí)施，是提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要保障。一些企業(yè)在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐過程中，缺乏良好的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐效率低下，而且重復(fù)建設(shè)頻繁。各個(gè)部門的檔案管理缺乏統(tǒng)一的調(diào)配，使得各個(gè)檔案管理部門各自為政，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)十分困難，影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐效果。

2、資金不足、技術(shù)支持不夠全面

現(xiàn)階段，為了應(yīng)對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，企業(yè)不斷需求新的有效途徑提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。這也就使得企業(yè)的管理和信息化建設(shè)的重心沒能放到檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐中，也使得企業(yè)的檔案信息化建設(shè)資金不夠充足，相關(guān)設(shè)備不能得到有效的落實(shí)，影響企業(yè)的檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐效率和效果。而且，技術(shù)支持不夠全面也是影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要問題，良好的技術(shù)支持，能夠確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和安全，規(guī)避各類問題的發(fā)生。檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的初期，需要對(duì)各類紙質(zhì)文件、聲影文件進(jìn)行處理，將這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，但是這一過程需要足夠的技術(shù)支持，如果技術(shù)支持不夠全面，會(huì)使得檔案數(shù)字化的過程十分緩慢。

3、企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐缺乏與實(shí)際的銜接

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐過程中，會(huì)出現(xiàn)信息化檔案建設(shè)與實(shí)際銜接不夠合理的情況，使得檔案管理不夠科學(xué)與合理，導(dǎo)致企業(yè)的各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)與企業(yè)的管理環(huán)節(jié)不能有效的組合，使得檔案信息與其他信息之間的銜接不夠合理，影響企業(yè)檔案信息化實(shí)踐的效率。

4、企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐缺乏優(yōu)秀的技術(shù)型人才

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐需足夠的技術(shù)支持，合理的技術(shù)應(yīng)用需要技術(shù)型人才的支撐。但是受到企業(yè)的現(xiàn)狀影響，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的人才存在不足，影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐效率。而且，企業(yè)沒有引入技術(shù)型復(fù)合人才，導(dǎo)致企業(yè)的信息化建設(shè)不能滿足企業(yè)的實(shí)際需求，檔案服務(wù)質(zhì)量不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。

三、推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的舉措

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是提高企業(yè)檔案服務(wù)質(zhì)量的重要保障，結(jié)合企業(yè)檔案的實(shí)際情況，必須提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。其舉措如下：

1、構(gòu)建符合企業(yè)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)過程中，需要建立適宜檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，促使各個(gè)部門之間進(jìn)行有效的整合，實(shí)現(xiàn)各個(gè)檔案管理部門之間的統(tǒng)一調(diào)配，有效規(guī)避各自為政的情況，并為企業(yè)良好有序的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。要落實(shí)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，規(guī)避重復(fù)建設(shè)的發(fā)生，促使企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施。

2、加強(qiáng)資金投入、給予全面技術(shù)支持

首先，需要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重視，將企業(yè)的檔案信息化建設(shè)實(shí)踐作為企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略目標(biāo)，提高資金的投入，從而有效的確保相關(guān)設(shè)備和人員的配置，提高檔案信息化建設(shè)的效率。其次，給予全面技術(shù)支持，促使各類技術(shù)能夠滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)需求，針對(duì)檔案數(shù)字化、網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字化檔案館的建設(shè)，提供適宜的技術(shù)支持，提高檔案信息化建設(shè)的效率。

3、科學(xué)銜接檔案信息化建設(shè)各環(huán)節(jié)

針對(duì)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)實(shí)際不相符的情況，促使企業(yè)各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)和企業(yè)的管理各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的銜接，避免不合理的情況發(fā)生。而且，還需要合理的對(duì)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行分析，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利完成。

4、加強(qiáng)檔案復(fù)合型人才的引入與培養(yǎng)

首先，企業(yè)需要建立良好的人才引入機(jī)制，并建立有效的留住人才機(jī)制，從而為企業(yè)的檔案信息化建設(shè)提供足夠的復(fù)合型人才，促使檔案信息化建設(shè)能夠順利完成，并由復(fù)合型人才完成對(duì)企業(yè)數(shù)字化系統(tǒng)、網(wǎng)站、數(shù)字化檔案館的維護(hù)和技術(shù)使用，確保檔案信息化質(zhì)量。其次，需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的人才培訓(xùn)工作，增加建設(shè)人員對(duì)相關(guān)技術(shù)支持的熟悉和使用，規(guī)避各類問題的發(fā)生。其三，在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)過程中，需要重視信息化的安全體系，提高企業(yè)的檔案信息安全，避免檔案信息的流失。

四、結(jié)語

隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)的各項(xiàng)管理工作都與信息技術(shù)息息相關(guān)。針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐中存在的問題進(jìn)行分析，提出推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施，能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平、檔案服務(wù)水平的提升，推進(jìn)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

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【作者簡(jiǎn)介】

吳 妮（1988-）女，漢族，山西運(yùn)城人，陜煤集團(tuán)神木張家峁礦業(yè)有限公司，助理館員，本科學(xué)歷，研究方向：企業(yè)檔案管理.