新時期背景下管理類檔案歸檔整理工作實踐探討

王曉鴻

摘要：在現今信息化的時代中，原來傳統意義上的紙質檔案，已經被電子文件所取代。但很多單位為了實現雙重保險，兩種辦法都在同步使用，那么怎樣實現整個管理工作的最優化呢？本文從管理類檔案歸檔整理開始論述，簡要分析了整理工作中出現的問題，最后并提出了相關的解決建議。

關鍵詞：管理類;檔案;歸檔整理;工作時間;探討

為了適應我國整體經濟的發展需要，與現代檔案歸檔整理相匹配，整體提高工作效率，加快工作進程，結合檔案管理工作的實際狀況，最后形成了相應的工作模式，即檔案工作的數字化、信息化、文檔一體化的目標。這種工作模式的建立，在很大程度上促進了我國檔案歸檔整理工作的進程，也為后期高效、準確的工作服務，打下了堅實的基礎。

一、管理類檔案歸檔整理概述

管理類檔案，又被稱之為文書檔案，它指的是企業單位在各種活動中形成的、具有保存意義的管理性文檔。歸檔則是說單位的文書處理部門以及職能部門，在辦理完相關的事宜之后，按照有關的規定，將檔案文件轉交給檔案部門保存的過程。將文件歸檔之后就是檔案，所以歸檔就是文件轉化成檔案的標志，這個就是文書處理的最終目的，當然也就成為了整個檔案管理的開始。

整理歸檔的文件，就是將已經辦理完畢、但具有利用價值、能夠提供信息的文件，作為管理類的檔案進行保存。一般我們是以“件”為單位進行統一的裝訂、分裂、編號、裝盒等工作，使它最后能夠成為一個完整的程序。這項工作十分重要，它上承文件材料的收集，下啟檔案管理，是保證系統工作順利開展的關鍵環節。整個歸檔工作如果能夠按照要求收集完整、劃分準確、裝訂有序，這樣就為后期高效準確查找資料奠定了基礎。

在現在這個信息化的時代，傳統意義上的紙質文件已經逐漸開始被淘汰，與之盛行的是電子文件。快捷方便的電子文件，在整個歸檔工作中發揮著極其重要的作用。但是，這個時限是短期的，電子文件自身的可更改性、以及不穩定性等，都是整個文檔管理工作中的大忌。針對一些重要的檔案，電子文件畢竟沒有紙質檔案穩定。所以面對這個問題，現階段的單位管理類檔案，國家相關檔案部門都是采用雙重保護機制——在設置電子文件的同時保留紙質檔案，這樣就可以解決這些不必要的問題。

二、簡析管理類檔案歸檔整理工作實踐中問題

第一，新時期背景之下，檔案管理部門在日常的管理工作中，確實存在一些問題。比如說紙質版的檔案是否和電子文件相匹配，數據讀取的設備是否能夠配套，這都是現階段檔案管理工作的要求。而在進行檔案管理類工作的時候，我們一般是紙質版和電子版的同時進行，那么這就需要檢查軟硬件的設備能否跟得上系統，對于儲存較長的數據是否方便讀取，有沒有存儲介質損壞的現象。這些工作，其實都是檔案管理部門需要去注意避免的。

第二，現代檔案管理的人員專業素質不高，存在著依靠主觀意識去判斷事情的現象。其實，現代很多企業的檔案管理人員，其技術水平都是存在參差不齊的情況。而對于檔案管理的相關規定，也是各種各樣的理解，更多的都是依靠自身的工作經驗、或者主觀意識，進行檔案的劃分。在這樣的情況下，劃分出來的檔案必定會出現劃分不標準、歸類不正確的情況，不方便檔案的后期查找，也發揮不了檔案自身應有的作用。

第三，檔案管理的工作并沒有受到重視，這樣就導致檔案收集的工作存在缺陷，出現檔案收集不完全的情況。在單位中，有一部分人對于檔案沒有正確的了解，檔案的相關知識淡薄，腦海中也沒有存檔的意識。這樣就會導致一些會議之后的文件，或者其他相關聯的文件，不能夠及時予以保存，甚至有些人還不知道怎樣去處理文件。而相應的檔案管理人員，也不知道文件的存在，導致有些重要的檔案資料被丟棄或者銷毀。這樣的行為會嚴重影響檔案工作的進行，破壞了檔案建立本身的意義和目的。

第四，管理類檔案不應該交由某一個機構進行排列，這樣不便于后期檔案的查找。截至目前，有不少單位都是采用年代——保管期限——機構這樣的復合式方法來管理檔案，為檔案排序。但在實際的工作中，卻會遇到很多文件所涉及的并不是單單一個單位或者部門，僅僅依靠一個單位或者部門，根本完成不了這些工作，這就牽扯到工作中多個部門共同協作、合理完工的現象。所以，在對這一類的文件進行保存的時候，我們不能只是將這份檔案保存在某一個單位或者部門，這種做法不合適，并且也不利于后期檔案的查找以及使用。

第五，管理類檔案中會有大量的密級文件，需要明確是否需要按照密級來分開保管這些檔案。在檔案管理的過程中，會涉及到很多密級文件，這些資料一旦泄露會造成嚴重不利的影響和重大損失，做好對這類檔案資料的管理工作至關重。那么怎樣來保存這類檔案，一直是檔案管理人員比較頭疼的問題。在國家保密安全問題嚴峻，整個保密機制開始完善的狀況之下，將企業這些檔案如何放置，是現階段需要重點考慮的問題，正確的保存模式，才能保證整個檔案工作的順利開展。

三、解決管理類檔案歸檔整理工作問題的建議

（一）多渠道提升全民的檔案意識，加強檔案工作的宣傳

檔案工作本身其實就是屬于輔助性服務工作，所以一直以來都沒有受到重視，甚至有些人都不知道有這樣一個部門。在很多單位中，職工并不知道還有檔案相關法規，也不知道將重要的文件送到檔案室存檔。這就要求多渠道去提升全民的檔案意識，加強檔案的宣傳工作，真正將檔案工作放置在合適的位置上。

（二）加強檔案管理人員的業務能力，提升專業素質

檔案管理人員因為自身能力的不同，理解上的差異，對于檔案方面的政策法規也沒有清晰明確的認識，管理上各種細則把握也不夠準確、研究不夠，平時沒有積累工作經驗，專業能力以及素養都相當匱乏等，這些都是影響檔案管理人員業務能力相當重要的因素。所以，現階段的工作中，必須想辦法全面提升檔案管理人才的能力。對于檔案管理工作的重視，也是整個工作中特別重要的一環，只有真正意義上重視檔案管理工作，才能促進檔案管理的發展。

（三）修訂檔案管理細則，適應新時期檔案工作

現階段，很多單位的檔案管理歸檔工作，基本都是按照以往的歸檔辦法進行整理，并沒有跟隨新時期檔案發生變化，這樣就會導致整理的辦法不能夠適應現代信息化的步伐，從而存在著許多問題。管理人員在實際的操作中，沒有根據實施的相關辦法實行，而是根據自己的主觀判斷開展工作，這樣在很大程度上降低了工作質量，也不利于檔案的查詢以及使用。針對于此，要求相關管理部門制定適合新時期的相關管理細則，從本質上解決工作人員的問題，減輕工作壓力，真正將精力投放到檔案管理的工作中去。

（四）采用新型的排列方式管理檔案

在信息急速發展的今天，很多辦公單位都實現了辦公自動化，所有的文件也就自然而然在單位信息系統上進行處理。并且，很多文件都是采用大流水號進行登記，在查詢的時候，只要輸入關鍵字或者詞就可以進行查詢。如此，大大節約了工作時間，也提高了工作效率。而針對紙質檔案，我們可以配合計算機進行大流水號排序，可以減輕工作人員管理文件的壓力，也減少了分類判斷，同時提升了整體的查閱速度，促進檔案管理工作有條不紊的進行。

四、結語

綜上所述，伴隨著信息技術的飛速前進，檔案管理工作越來越依賴計算機進行工作。這就要求盡快改變原來的檔案管理辦法，重新修訂新辦法，再結合信息技術的支撐，才能真正意義上實現檔案管理工作的優化，從而發揮檔案自身的功能以及作用。

參考文獻：

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