檔案信息化建設(shè)是提升檔案管理水平的需要

文/中國(guó)石油新疆新港作業(yè)分公司 袁秀云

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檔案信息化建設(shè)是提升檔案管理水平的需要

文/中國(guó)石油新疆新港作業(yè)分公司 袁秀云

【摘要】隨著信息化快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，提高了工作效率，促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供更好的信息資源。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化；提升；需要

信息化，就是在檔案管理部門的組織下，對(duì)企業(yè)形成的各門類的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，同時(shí)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。檔案資源只有通過(guò)信息化，才能真正發(fā)揮檔案信息資源的利用價(jià)值，是保證檔案資源數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，提高服務(wù)企業(yè)和社會(huì)的必然要求。

一、明確檔案信息化建設(shè)的三個(gè)原則

（一）規(guī)范性原則。檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高檔案工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)室藏紙質(zhì)檔案信息化，需要通過(guò)現(xiàn)代信息掃描、影像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化檔案，是通過(guò)室藏?cái)?shù)字化檔案還是電子文件檔案，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)定。

（二）安全性原則。目前數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范和研究，采取切實(shí)可行的安全措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

（三）效益性原則。檔案信息化建設(shè)涉及到多學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇?cái)力，對(duì)室藏檔案的利用和用戶需求進(jìn)行分析，把重要的和利用率較高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。

二、加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的管理

隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，一是檔案管理部門都配備有現(xiàn)代辦公室設(shè)備（計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等），確保服務(wù)工作的有效性，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。二是許多檔案管理部門就檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了積極的探索和嘗試，為檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作走向現(xiàn)代化管理積累了經(jīng)驗(yàn)，給予檔案管理工作強(qiáng)有力的支持。三是隨著檔案管理工作的法律、法規(guī)陸續(xù)頒布，使檔案工作人員對(duì)做好新形勢(shì)下的檔案工作意識(shí)不斷增強(qiáng)，對(duì)所管理檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理，為檔案的現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。四是數(shù)字化帶動(dòng)了傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，加快了數(shù)字化檔案的建設(shè)步伐，完善了電子文件的規(guī)范管理，使檔案部門成為向社會(huì)提供信息的重要渠道之一。

三、加強(qiáng)檔案信息資源整合力度

檔案是重要的信息資源，檔案部門的重要職責(zé)就是服務(wù)，檔案人員是檔案信息的管理者，也是企業(yè)和社會(huì)公眾提供檔案信息的服務(wù)者。人們對(duì)檔案信息需求量不斷增長(zhǎng)，原有檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)企業(yè)和社會(huì)公眾對(duì)檔案工作需求，檔案管理體制機(jī)制存在的問(wèn)題凸顯，例如：社會(huì)檔案資源部門分割散存、各自為政、管理無(wú)序、檔案信息難以共享，檔案工作全面融入社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)不深，檔案人員考核激勵(lì)機(jī)制不健全，檔案現(xiàn)代化管理相對(duì)滯后等問(wèn)題。在檔案信息化過(guò)程中，通過(guò)服務(wù)觀念的更新、服務(wù)領(lǐng)域的拓展、規(guī)范服務(wù)行為，提升為企業(yè)和社會(huì)公眾服務(wù)的能力。

四、建立企業(yè)檔案信息管理制度

（一）企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，建立健全數(shù)字化檔案的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責(zé)任追究制度。執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的全程管理。

（二）企業(yè)應(yīng)保證數(shù)字化檔案的真實(shí)、完整和有效。對(duì)保管期限為永久和長(zhǎng)期的數(shù)字化檔案，應(yīng)同時(shí)保存相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，并確保相關(guān)數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。

（三）統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，那么檔案信息無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

五、建立企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)

（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、用戶需求調(diào)研、應(yīng)用軟件的研發(fā)機(jī)制。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)（E6檔案系統(tǒng)、聲像檔案系統(tǒng)、地質(zhì)檔案系統(tǒng)）與企業(yè)有關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)相銜接，確保檔案部門對(duì)本企業(yè)所形成各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。

（二）依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的總體方案、具有網(wǎng)絡(luò)檢索功能。能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開(kāi)發(fā)利用的需要。

六、做好企業(yè)檔案信息化保密工作

企業(yè)檔案信息含有涉密信息，它是企業(yè)的的核心秘密，涉及企業(yè)的商業(yè)安全，直接關(guān)系到企業(yè)的未來(lái)發(fā)展。保障檔案數(shù)字化安全是檔案工作者的重要責(zé)任，明確小組成員的職責(zé)和任務(wù)，從源頭上對(duì)檔案信息化工作進(jìn)行規(guī)范。檔案人員必須保持警惕，避免檔案的丟失和泄露，盡職盡責(zé)保證檔案資料的安全，為企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化打下良好的基礎(chǔ)。

檔案是歷史記錄，它對(duì)于人們目前或未來(lái)的工作有借鑒參考的作用，我們要重視檔案管理信息化建設(shè)，充分利用檔案資源的優(yōu)勢(shì)，從而實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值。因此，作為檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。