從中小企業秘書工作現狀探究高職秘書專業培養趨勢

楊靖

摘 要： 隨著秘書專業畢業生數量不斷上升，企業對秘書人才的需求已趨于飽和，秘書的供求矛盾逐漸激烈化。秘書專業畢業生就業形勢非常緊迫，中小企業職能、職權、職責不清給秘書工作帶來很大壓力。文章通過分析中小企業秘書工作現狀，從秘書工作角度研究當前中小企業行政、人事、管理劃分，對高職秘書培養中存在的問題提出解決方法與策略。

關鍵詞： 高職教育 秘書專業 專業培養 工作現狀

國內秘書從業人員中百分之七、八十均為商務秘書，角色介乎業務、人事、行政之間，職權往往不能劃分清楚；由于秘書的專業制度、學習制度不夠完善，很多人以為只要會打字、會使用電腦、復印機、傳真機就可以做秘書了，其實這根本談不上專業性、職業性，真正的秘書專業工作者應當參與到企業建設、企業日常決策之中。

外資企業和民營小企業是今后我國秘書職業就業和發展的主戰場。外企對秘書工作經驗、個人品行、文化素養乃至性格提出了更高的要求。有關調研顯示，中小型企業需要的秘書人員實際上是“綜合秘書”、“綜合人才”，商務秘書、涉外秘書將會成為民營企業需要的秘書主要類型。秘書職業的專業化已成發展趨勢。

秘書在現代企業中屬于最基礎，也是最重要的崗位之一，崗位職責描述是最模糊和最廣泛的。業務工作能力再強的管理者也不可能24小時工作，所以秘書扮演的正是上傳下達、服從領導、完成交代工作的角色。由于秘書職責劃分不明確性，造成現在很多企業都是一崗多職，“行政人事不分家”。如行政助理的崗位職責涉及很多方面，包括財務管理、人事招聘、倉庫管理等。秘書工作人員的職業化需求越來越高，表明秘書或者行政工作者的工作職責明確劃分，應該越來越趨于科學化、現代化和專業化。

一、秘書崗位發展和轉換優勢影響秘書工作現狀

在事業單位或者企業里，秘書人員與其他職位人員相比，存在相對天然優勢。譬如職業轉換，特別是公司內部換崗、崗位輪換、升職具有很好的優勢。秘書專業因具備專業全面性，在職業轉換，特別是公司內部換崗具有很好的優勢。很多秘書工作者最終成長晉升為行政主管、經理助理、人力資源經理、部門經理、市場/公關部主管、財務管理人員，甚至為以后職業發展打下堅實的基礎。

（一）中小企業秘書工作現狀

當今中小企業大都取消了“秘書”這一職位稱呼，改而用某某“助理”代替，譬如“行政助理”、“人事助理”、“業務助理”、“總經理助理”等，因為企業管理制度的公開性、協助性。

例如：中小企業將行政助理方向及其職責定位為：1、日常工作的管理與維護，規章制度的制作與修改，員工考勤統計、工資表的計算，社保、醫保的辦理；2、負責公司辦公環境維護；負責保證設備的正常運轉（包括復印機、打印機、空調及指紋打卡機等）；3、辦公用品的采購，儲藏室物品的保管工作，做好采購領用的相關登記；4、招聘、面試接待與溝通，員工入職相關背景資料的核查；5、完成上級主管交辦的其他工作。行政助理工作比較“雜”，很多人借此說秘書或者行政工作者就是“打雜的”。事實上，行政助理的工作內容是保證公司工作正常運作，工作內容多元化，屬于基層管理工作。

又如中小企業人事助理方向及其工作職責定位為：1、分發簡歷至各部門經理，安排面試；2、辦理員工入職、保險、離職等手續；3、負責部分面試、面談工作；4、統計各種數據每月上報；5、協助行政工作；6、其他日常人事工作。對比總經理助理方向及其工作職責定位：1、參與企業發展規劃編制和企業重大決策的討論；2、組織制訂企業的人力資源規劃；3、組織企業的招聘及對員工的評價、考核和激勵工作；4、負責企業的財務管理，指導財務科長提報年度預算與財務報告；5、審核財務計劃與監督資金運作；6、負責召集企業各項會議，督促會議決議的執行，檢查總經理布置的工作任務的貫徹落實情況。

由此可見，行政、人事的工作職責有相通之處，畢竟公司的行政事務比較單一，行政兼管人事招聘、行政兼管財務的情況屢見不鮮。在一些中小型企業出現了行政兼前臺、行政兼人事，也就是一崗位兼多職位的情況?？梢娍偨浝碇磉@類等級較高的助理秘書，還是可以參與到輔助決策中的，離最高管理層最近的秘書工作人員，往往是可以學習最多、鍛煉能力最強、未來最可能成長為管理層的秘書工作者。

（二）秘書工作存在的問題

1.秘書工作制度不完善

我國企事業單位里的秘書人員，由于沒有相應的公司政策、工作制度等相關制度作依據，相對應的職權分立不明確，致使工作效率和工作積極性降低。在很多中小企業，秘書工作者本人甚至管理者都認為秘書是人人都能干的“打雜”的事情，沒有技術含量，沒有實際、真正地參與到企業建設、管理中，“白領”的身份并沒有想象中高。這樣的誤解不利于秘書發展。

因此，制定出適合我國企事業單位秘書工作的相關制度刻不容緩，科學地明確秘書地位和職權范圍，是促進我國秘書職業快速、健康發展的有利條件。

2.秘書工作不規范

據調查，全國現有2000多萬畢業生在職秘書，其中只有10℅左右的是秘書專業畢業生，半路出家的秘書相關工作人員較多，很多學生是學行政管理、人事管理、漢語言文學等專業出身的。他們沒有經過系統規范的學習，缺乏基本的專業知識。在工作中，他們缺乏秘書職業意識，職業道德不規范，并有憑感覺做事的情況，嚴重影響秘書工作的規范性。本身不能勝任秘書工作，更不可能做一個合格的現代化秘書。因此，只有做到秘書工作的規范化、制度化，才能體現秘書工作的重要性和嚴肅性，才能保障秘書工作的質量與水平。

3.秘書工作手段陳舊

21世紀是計算機時代，計算機使秘書工作手段由人工式向操作自動化轉變。處理事務時秘書會熟練地操作電腦、打印機、傳真機等自動化儀器，這些常見的辦公設備并不是每個秘書人都會使用與正確使用的，更不要說簡單的應急維修了，這使得秘書真的成為“空架子”和“打雜”的工作者。

我國辦公自動化工作起步雖晚，但是目前已經順利完成了第二代電子郵政系統，逐步實現無紙化辦公，一方面節能環保，另一方面加快通訊速度和辦公速度，信息溝通速度、質量、保密度都得到很大提高，方便秘書上傳下達，完成上級領導的工作安排。然而，大部分秘書人員在工作中仍沿用傳統工作方法，電腦淪為打字聊天的工具，只會基本的辦公WORD寫作、PPT制作、EXCEL表計算與制作，而這些已經成為很多上班族都會的基本技能，毫無競爭力。不僅忽視先進的科學信息技術發展，更影響秘書辦公效率、速度和質量，這就要求相關部門對秘書進行專業的辦公自動化培訓，熟練使用辦公自動化操作，有效地在工作中應用，將“三辦”工作科學化。

二、高職秘書專業培養趨勢

從另一方面來看，秘書職責不明確為秘書專業培養帶來較大變革，秘書專業畢業生就業方向的選擇性更多，在中小企業中，行政、人事管理、業務部門等管理、行政崗位都是適合的工作崗位方向。

一般在中小企業，銷售是重中之重，除此以外，公司有可能沒有人事、沒有倉管、沒有財務部，這三個部門的事務都可以歸為行政助理負責。行政助理的工作就是負責除銷售之外的所有事情，正因為這樣，行政助理得以接觸工資表計算、倉儲管理、人事招聘一系列工作，也間接學習到了很多行政、銷售、財務、倉管知識。但是，秘書要想在企業中站穩腳跟，不斷進步，光靠在企業里各種“打雜”、什么都會是不行的，仍必須做到秘書工作的職業化、專業化。

（一）秘書工作的職業化

現如今企業里，各種專業人員都可以取代秘書崗位，如行政管理、人力資源管理、現代漢語言文化學專業更被認為是“秘書專業”的另一名稱。這使得秘書專業的學生在學習階段努力學習、考試得來的秘書資格證書顯得沒有優勢。實際上，秘書任職資格化制度早在1997就開始實行了，然而秘書職業資格考證名不副實，把關不嚴，過于形式化，考核的知識內容，尤其是對操作技能等的考核不合理，只是流于表面，不能真正考評出秘書專業學生的能力與水平。此外，秘書職業資格證書還沒有被社會用人單位廣泛認可，沒有得到應有的重視，秘書職業資格證書變得可有可無，很多沒有秘書資格證書的人員一樣可以進入企業擔任秘書工作，無疑增加了秘書專業畢業生就業的難度。

根據2003年最新修訂和頒布的《秘書國家職業標準》改革考試方案，秘書職業化才算真正走上了現代化、職業化、專業化、實用化的道路。秘書職業資格證書考試從教材到考試都必須改革，要能打造出真正精英秘書的品牌。高職秘書專業教育要順應時代發展，就必須把秘書專業從“大眾教育、普通專業”轉換成“精英教育、精英專業”。

（二）秘書教學的專業化

很多高職院校都設立了秘書專業，可以說秘書專業是高職學校的傳統專業、甚至是王牌專業，但是這樣一個講究專業特色、面向現代職業化的專業卻存在教材過時、教學手段守舊、設施落后等問題，缺乏系統的、科學統一的教學制度。

根據以往調查結果，目前高職院校中，還沒有形成一套系統的、完整的秘書專業專用的教材。

誠然，秘書專業學生需要學習財務、管理、貿易各種知識，但是這不代表可以把會計專業的《會計基礎》原封不動地安排到秘書專業課程中，與此同時，國際貿易課程確實是一門很實用的課程，現在大中城市外貿公司、外企林立，學好了國際貿易對學生進入外企或者外貿進出口企業有很好的幫助，但是很多學生反應《國際貿易與實務》實在是有點難，這和他們之前沒有接觸國際貿易的基礎知識有關。因此，這類課程應該從國際貿易入門著手。

此外，涉外秘書除了熟練掌握英語，更要熟悉關注日語、韓語等多種語言，對經濟貿易、投資、財會、國際貿易等方面知識要有比較深的了解，能夠熟練寫經濟文書、協議書、會議紀要、邀請函、考察報告、市場調查，能勝任企業多個部門對專業知識的要求。高職秘書專業培養出的學生，需要系統地學習專業課程如秘書禮儀、企業管理、文書報告書寫、會計基礎、國際貿易與實務等一系列專業課程，才可以勝任秘書工作。

高職院校的課程不能過于注重理論，而忽視實踐操作，在現代辦公自動化時代，秘書專業的畢業生很多不會使用打印機、傳真機、投影儀，有些畢業生初到公司，連裁紙機都不會用，甚至連安裝打印機、下載驅動裝置、打印都要在同事的協助下才能完成任務。所以，高職院校在這方面應該改進，實訓室里的設備不應該只是桌椅和電腦，打印機、傳真機、碎紙機等現代化設備都應該是重要的教學設備。

三、結語

當今社會的秘書人員越來越需要加強職業化培訓，提高專業素養，時刻保持領先的職業技能，絕不能成為辦公室的冗員，成為扁平化管理的淘汰對象。高職秘書專業教育必須明確的理念是：秘書職業不是企業里誰都可以替代的，秘書工作人員應該積極參與到企業建設中，參與到企業發展、規劃、決策中，建言獻策，真正參與到企業實際管理中，成為企業的管理者，也成為自己人生的管理者。

秘書工作者必須是企業的管理者、輔助決策者、參與者，要以企業管理者的姿態工作，而不是以“打雜的”消極的、懶惰的心態工作。秘書專業畢業生更應該適時調整思想，合理規劃、管理自己的職業生涯發展路線。一方面要改變心態，積極、認真完成領導交代的工作，另一方面要積極建言獻策，參與到輔助決策之中，有利于自身職業生涯發展。

秘書專業教學必須做到專業化、職業化教學，從秘書專業學生的職業道德、基礎知識到秘書工作的實際操作都要作為重點，實訓過程加大計算機、打印機、傳真機等現代辦公設備的使用操作、安裝和簡單維修。此外，應對很多企業行政和人事不分家的情況，還可以增設人力資源管理、經濟管理類課程，讓秘書工作者真正成為社會上一專多能、多專多能的不可替代的精英人才。

參考文獻：

[1]董漢庭.私營企業秘書的現狀與發展前景[M].秘書之友出版社，2010.9.

[2]任群.秘書工作[M].重慶大學出版社，1998.6.

[3]張麗琍.秘書實務[M].中央廣播電視大學出版社，2009（02）

[4]董漢庭.喜愛秘書一代新人的成長—改革開放30年我國秘書隊伍的巨大變化[J].當代秘書論壇，2009（1）.

[5]何寶梅.秘書學基礎理論探究[M].浙江大學出版社，2010.6.

[6]王國英，黃擎.文秘學[M].杭州：浙江工商大學出版社，2010.