二級教學管理體制下民辦本科高校教務秘書隊伍建設

馮楠

[摘要]隨著辦學規模的不斷擴大，民辦本科高校辦學水平不斷提高，推進二級教學管理是必然趨勢。作為教學運行中具體執行和實施者，教務秘書在二級教學管理中占有重要的位置，其能力水平對教學管理有著很大的影響。規范民辦本科高校二級教學管理，提高教學質量，建設一支高水平高素質的教務秘書隊伍是關鍵。

[關鍵詞]二級教學管理；教務秘書；隊伍建設

一、民辦本科高校教務秘書工作現狀

（一）人員配備不足、職責不清、工作量巨大

由于民辦本科高校辦學條件和資金投入問題，教學條件和管理人員配備不齊全，教務秘書通常是一人身兼數職。民辦本科高校通常每個院（系）僅配備一名教務秘書，不論是幾千人的院（系）還是幾百人的院（系）都如此。與公立院校相比人員明顯配備不足，公立大學一般設有教學秘書、行政秘書和科研秘書等職務，在民辦本科高校這些角色都由一人扮演。民辦高校教務秘書既要承擔日常教學管理工作，又要負責科研、行政事務等多種工作，同時承擔行政職責和教學管理職責，往往成為院（系）小教務處和辦公室負責人，這就造成教務秘書職責不清定位不明確。隨著民辦本科高校辦學規模的擴大，教務處將二級教學管理工作重心下移，越來越多的工作任務交由學院（系）負責，但是教務秘書并沒有相應的增加，這就導致工作量加大，工作起來力不從心。教學管理工作具有時效性的特點，教務秘書一個人承擔多種工作分身乏術，嚴重影響學院各項教學措施的及時下達與執行，對教學管理工作造成很大的影響。

（二）業務水平不高，缺乏培訓機會

教務秘書隊伍流動性大，難以形成一支長期穩定的教學管理隊伍。青年教師占絕大多數，缺乏教學管理工作經驗。師范院校教育管理專業畢業后從事教務秘書工作的教師在教務秘書隊伍里占的百分比很小，多由本科畢業或者研究生畢業后直接擔任，很多人所學專業與所從事的教學管理工作不對口，缺乏教學管理理論知識。半數以上的教務秘書沒有學習過專業的教學管理基礎理論知識，對于現代化教學管理理念認識模糊，掌握不了教學管理的發展趨勢和規律。教務秘書在上崗前也沒有經過系統的培訓，完全靠日常工作中個人經驗摸索。在日常教學管理工作中大量繁雜的行政工作占用了大部分時間和精力，與學校行政部門、科研部門、教務處和學院內部的各個部門都有工作上的往來，高強度的工作量在心理上容易產生壓力和焦躁情緒。教務秘書沒有更多的時間去學習和思考教學管理工作改革方法與創新，更沒有時間去撰寫學術論文和科研課題研究。沒有創新的教學管理理念就無法在實踐中運用先進的教學管理方法和手段進行管理，如此往復陷入惡性循環中，長此以往會對教學管理質量造成很大影響。

（三）對教務秘書工作重視不夠

大多數民辦本科高校在管理過程中依然采用院級教務部門“一把抓”的集權式教學管理模式，二級教學管理只是流于形式，沒有真正將權利下放到各二級學院。在二級教學管理過程中，教務處依然在教學管理過程中過多過細的參與日常教學管理工作。院（系）教務秘書往往淪為“傳話筒”，僅僅起到傳話的作用。民辦本科高校更重視教師和學生的發展，不重視教學管理。教師和學生為主體，教務秘書是輔助者。與一線教師相比，民辦本科高校教務秘書地位和待遇比較低。工作強度與待遇不成正比，造成心里不平衡辭職現象普遍。教學管理工作被視為行政日常工作，種種對教務秘書工作錯誤的認識和觀念，直接導致其地位和作用不被重視。

二、教務秘書在民辦本科高校二級教學管理中的重要作用

（一）領導的助手和參謀

民辦本科高校實行二級教學管理體制，將管理權力和重心下移。更多的教學工作都是由院（系）完成的。由教務秘書配合院（系）主管教學工作的院長或者系主任開展各項工作。由于院（系）領導既要承擔教學任務又要處理行政性實務，時間和精力有限，日常教學工作的具體實施者就是教務秘書。這就要求教務秘書發揮聰明才智，能夠做好領導的助手和參謀。教務秘書在教學活動管理中，參與和協調各項教學活動，組織和實施教學計劃，建立并歸檔教學檔案。二級教學管理不僅僅是涉及到所在學院在的教師和學生，也與全校其他各行政部門和教學單位之間發生聯系。所以在遇到各種教學問題時教務秘書就必須提供好的建議，做好本職工作完成各項教學活動的安排和落實，如培養方案設計、開課計劃、教學任務落實、課表編排、考務工作、教學大綱教學日歷編寫、畢業論文畢業實習、實踐教學等。教務秘書不能夠僅僅是是機械地完成工作，要以飽滿的熱情主動完成。教務秘書身處教學管理第一線，獲得信息快速準確，當發現各種教學問題時主動向領導反饋，避免工作被動出現教學事故。無論是做助手還是做參謀，都要強調一個“主動性”，當好助手和參謀，既要細心耐心更要創新，主動性與行之有效的工作方法缺一不可。

（二）信息的橋梁

在日常教學管理中，教務秘書作為學校和教師、學生之間的橋梁，具有“上傳下達”的作用，及時準確的向學校和師生傳遞各種教學信息。要將學校、教務處的教學要求傳達給院（系）師生，將教師和學生反饋的各種教學方面的問題和意見傳遞給院（系）領導和教務處。并積極收集教學中各個環節的反饋信息，對教學過程中出現的新情況進行調查研究。當有教師和學生有關于教學方面的訴求時，通常會第一時間反映給教務秘書。這就要求教務秘書有積極的工作態度，及時向領導匯報老師和同學的意見建議。密切關注事態的發展，為領導提供合理化建議。這也是構建和諧校園、和諧師生關系的關鍵。在教學運行中要協調好各院系、部門關系，協調教師的課程安排，最大程度化的合理利用教學資源，保證教學活動正常有序運行。

（三）為師生和教學服務的作用

教務秘書的日常工作離不開師生這個群體，良好的服務意識是開展工作的關鍵。教務秘書要與教師相互配合工作，得到老師的支持和理解信任。自覺建立服務意識，以飽滿的熱情主動為師生服務，利用一切教學資源為老師和學生的教學活動提供便利條件。當教師和學生在教學和學習時遇到困難時，應當及時給予幫助，像對待自己的事情一樣盡心盡力地想辦法解決問題。在與學生打交道時戒除焦躁情緒，尤其是考務工作與學生的切身利益息息相關，必須有高度的責任感和責任心。比如在試卷復查、各種考試信息咨詢、查詢重修補考成績等工作中要有熱情和耐心。本著“一切為了學生，為了一切學生，為了學生一切”的目標來進行服務工作。在為教師服務時，盡量在不違背教學規律的前提下，給教師提供工作上的方便。對任課教師提出的各種要求，如調串課、病事假等事情，努力解決，力爭做到讓大多數教師滿意。在工資發放、福利待遇方面積極維護教師的利益，讓老師安心上好每一堂課。

三、加強教務秘書隊伍建設、規范二級教學管理

（一）思想和業務能力提高

民辦本科高校的教務秘書任務多、工作量大、精神負擔重。若沒有過硬的業務能力容易造成工作漏洞，久而久之必釀成教學事故。只有熟悉二級教學管理相關內容和規章制度，才能做到有條不紊的管理日常教學工作。即使遇到突發事件也不會手忙腳亂，能夠及時正確地處理各種情況。在現代化教育飛速發展的今天，二級教學管理對教務秘書的現代管理技術手段有了新要求。教務秘書應該能夠熟練地使用各種教學管理軟件，不但可以及時快速地獲取教學信息，更可以省去傳統的人工操作的重復工作，這樣也有利于提高工作效率。

（二）組織協調能力提高

教務秘書在日常工作管理中，不僅要與所在院系師生、領導聯系，又要與教務處、其他院系打交道。民辦高校教務秘書工作性質的特殊性，不僅從事教學管理工作，還要處理一些行政方面的事物，這就需要與學校其他行政部門有工作上的往來。這就要求教務秘書善于協調各種關系，有處理突發事件的能力，具備良好的人際關系和團隊協作能力。對于每天繁雜的日常工作有積極樂觀的心態，遇到困難沉著冷靜勇于擔當。用科學的方法提高管理效率，用真誠贏得老師和學生的信任，牢固樹立服務育人、管理育人的理念。

（三）創新發展能力提高

隨著民辦本科高校二級教學管理的逐步落實，對教務秘書的素質也有了更高的要求。作為院（系）一線教學管理人員，教務秘書必須從思想、業務能力和自身素養等各方面加強學習，跟上時代的發展。在學習《教育管理學》、《高校教學管理機制研究》等教學管理專業知識的同時，掌握國家下發的最新文件精神，例如通過對《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》等文件的學習了解最新教育改革和發展動態。在以就業市場為導向的今天，民辦本科高校也在不斷的調整辦學理念，這就要求教務秘書也能成為一專多能的應用型人才。教務秘書應該積極參與各種科研項目和教學改革規劃項目，撰寫教育教學管理類的論文。要學以致用將理論運用于實踐，在實際工作中得出發現問題解決，總結出一套適合自己的管理方法。在工作中具有創新思想、開拓意識，才能提高管理能力和創新能力，將教學管理工作打開新局面。

（四）提高工作地位、建立獎勵機制

民辦本科院校考評機制與公立院校相比不健全不合理，獎懲機制不區分崗位和崗位職責，對原本待遇就低的教務秘書更沒有觸動。在職稱和學歷方面教務秘書與教師沒有區別，唯獨工作地位和津貼待遇方面存在一定差距。付出的辛苦勞動與所得回報不成正比，會對教務秘書積極性產生很大影響。規范二級管理應制定合理健全的考核機制，不能單純地將教師考核方式照搬到教務秘書身上，應該設立適合教務秘書的考核方法和獎勵機制。提高教務秘書的工資待遇，充分調動工作積極性，使其全身心地投入到教學管理工作中去。

（五）提供多種途徑的業務培訓

民辦本科高校應該重視教學管理人員的業務培訓，尤其是教務秘書這種一線教學管理人員。應當將教務秘書培訓納入師資隊伍培養中，有組織有計劃地對教務秘書進行培養。提供和創造培訓的機會，增加崗前培訓，積極組織各種學術活動參觀學習，與兄弟院校的同仁溝通學習先進的教學經驗和理念，開闊教務秘書的眼界。這樣既讓教務秘書感到有尊重與信任，有良好的職業發展，又提升了個人素質和管理水平。

隨著民辦本科高校二級教學管理不斷推進，對教務秘書的管理能力、業務水平、自身素質也有了更高的要求。規范二級教學管理，提高民辦本科院校教學質量，教務秘書的能力水平是關鍵。教務秘書必須充分發揮主觀能動性，對本職工作兢兢業業，努力提高業務能力和創新能力，跟上學院的發展成為一名優秀的教學管理人員。打造一支高效率高水平的教務秘書隊伍，提高管理水平和效率，使民辦本科高校二級教學管理規范化、科學化、現代化。