新形勢下人力資源局的檔案管理

黃小婷

摘要：在新形勢下，人力資源局檔案管理工作有了新的要求，作為一項基礎工作，適應形勢發展與變化，并遵循服務于社會各項事業的前提，檔案的管理應用才能真實地反映人物面貌與履歷，也才能發揮相關單位用人的參考價值。

關鍵詞：新形勢；政策補貼檔案；檔案管理

人力資源局的檔案管理工作是服務于國家與社會需要的重要工作，其中如創業就業補貼、培訓補貼等政策性補貼檔案的整理，直接與國計民生事務相關。隨著我國經濟的不斷發展，新形勢下的單位檔案管理工作也必須與時俱進，優化管理方式，推動更好的發展。

一、當前我國人力資源與社會保障局檔案管理工作存在的問題

（一）勞動保障管理被忽略

我國有著超過14億的人口，而勞動人口更是占據了較大的數量，且呈現結構復雜的特點。針對一些創業就業的補貼以及人才培訓補貼等檔案管理數量多，任務重，管理程序較為繁瑣。在我國當前很多地區人力資源及社會保障局的檔案管理工作中，硬件技術的支持缺乏，一些檔案的管理室甚至全部依賴于人工的文件歸檔與保存記錄工作，出現失誤甚至檔案丟失的幾率較高。

（二）健全的管理機制缺失

人力資源管理局尤其是就業政策補貼的檔案管理工作涉及的領域較多，很多管理模式都將檔案分為了不同的類型，通過不同部門進行保管，盡管在過去傳統的背景下應用這種管理方式具備一定合理性，但隨著檔案管理中分配管理的多樣化，檔案之間形成了信息的共通性，這就需要加強不同部門之間的溝通與配合[1]。而在實際的管理工作中出現了較多部門相對獨立、各自為政的情況，導致檔案管理工作障礙重重，為檔案的管理帶來諸多不便，也不符合新形勢下檔案管理工作的要求。

（三）先進的管理模式缺失

我國當前很多地區部門的檔案管理工作依舊以傳統模式為主，如從卷數的方面進行整理，存在的問題較多，在檔案數量的不斷增加后，工作量的大幅度增長勢必引起歸檔工作的錯亂，另外，檔案的管理也由多人經手，為后期的使用帶來極大的不便，工作交接量的增加降低檔案管理效率，而先進管理模式的缺失也使得檔案的管理效率無法得到提高。

二、檔案管理工作在新形勢下的社會重要性分析

政策性補貼檔案的管理是重要且基礎性的工作，為各領域人才的基本保障提供基礎，同時也密切關系民生，促進社會的和諧穩定發展。從個體上看，政策性補貼檔案管理能夠推動各個人員的自我發展與工作積極性，有助于人才生活質量的提高并全身心投入工作，對其薪酬和社會保障產生保護作用。這些年以來，我國的經濟發展非常迅速，這一背景也在一定程度上推動了檔案管理的改革，各種高新技術的應用與創新為檔案管理人員工作效率的提升發揮了促進與推動的作用，各人力資源的檔案管理工作均紛紛應用技術服務于檔案管理，使管理工作逐漸形成一個更為科學合理的管理系統。不同的時代有著不同的時代特征，而當下的現代化管理形式無疑對檔案管理提出更高的要求，在實際的檔案管理工作中，必須積極創新管理模式，強化工作人員的管理素質與業務能力，促進檔案管理工作的進一步發展。

三、推動新形勢下人力資源與社會保障局檔案管理工作發展的措施

（一）認識檔案管理工作的重要性

在新形勢下，管理模式、管理方法以及管理要求均有了新的轉變，但檔案管理的基礎性作用依舊存在，人力資源局的檔案管理工作人員必須重新認識并重視檔案管理工作，從思想上到行為上都以負責任的態度進行管理，從管理領導上看，要積極爭取得到政府部門的支持，在人力、物力等方面加大投入力度，在有條件的情況下建立綜合的檔案室，不斷完善檔案信息的收集與更新，確保檔案信息的完整與全面，為后續的組織應用工作提供便利，也保證了新形勢下檔案管理工作更符合規范與要求，真正將人力資源局的檔案管理工作作為一項制度化的工作加以執行[2]。

（二）推動相應的管理機構建設

檔案管理工作自始至終都屬于一項較為繁瑣的基礎性工作，需要較多的專業管理人員參與其中，共同完成檔案的更新管理和應用。因此，人力資源局需配備足夠數量的專業水平檔案管理人員，單獨負責檔案管理，并確保參與人員都有明確的分工，預防因中途出現人手不足而引發工作效率下降甚至嚴重失誤的情況。另外，相關部門的管理人員還要針對檔案的管理設置一定規模的檔案室，確保其中的用具與管理設備充足，對管理檔案以及物資資源進行科學合理的規劃與分配，充分利用現代化科學技術的管理手段、電子檔案信息管理系統進行管理，盡量避免在人力的消耗上產生的降低管理效率的現象。

（三）提高檔案管理人員業務能力

傳統的檔案管理模式不能適應新時期的管理要求，而傳統的管理人力資源中，也存在一批年齡普遍較大，現代化技術與知識掌握不全，缺乏先進管理理念與方式的管理人員，伴隨著各種技術設備的引入與業務的增加，這些人員在適應上與業務處理上均處于嚴重落后的情況。那么各地區的人力資源管理者必須針對這種現象進行有力的整改，如加強人員對新檔案法律法規的認識，提高責任意識與任務意識，全面學習新的管理模式與管理理念，進行專業知識的再學習，提高業務能力，并深入掌握新技術的使用方法，才能促進其檔案管理工作效率的提高。總之，檔案管理工作人員必須緊密結合理論與實踐，創新管理方法，提高管理效率，以自身進步促進檔案管理團隊整體水平的提高，培養一支支優秀的檔案管理團隊。

（四）健全檔案管理運行機制

由于政策性補貼的檔案管理工作涉及的領域眾多，特別是就業創業補貼、培訓補貼、特色人才補貼、生活補貼等綜合數量驚人，要實現巨大業務量的操作與完成，必須確保有健全的管理制度及教育機制，同時還要配有相應的人員激勵機制與約束機制，才能保證檔案管理人員提高工作效率，保證工作質量。因此，人力資源與社會保障局要面對所有檔案管理人員展開定期的專業培訓，確保所有人員均達到專業管理程度并長期處于再學習的狀態，在進步中提高管理效率，促進檔案管理工作的發展。

（五）全面覆蓋信息化管理

信息化管理是新時代發展的產物，新形勢下的檔案管理工作更應該采用信息化管理技術，提高管理效率，同時解決傳統檔案管理中存在的資料磨損、無法長久保存的弊端，提高經濟管理的節能性，并推動檔案資料管理的現代化、智能化與科技化發展。在一定程度上有效減輕檔案管理人員的工作負擔，并確保了檔案管理工作的創新源泉，具有符合時代發展的現實意義[3]。

四、結束語

綜上所述，在市場經濟中，檔案管理工作具有重要的意義，在新的形勢發展背景下，人力資源局的檔案管理工作和舊的人事制度發生了巨大的碰撞與矛盾，新時期下的檔案管理工作人員必須重視這一社會性質與社會背景的改變，真正重視檔案管理工作，轉變管理觀念、提高專業素質、強化信息化管理，從而確保新形勢下的檔案管理工作更具科學性與系統性，進而推動社會發展與進步。

參考文獻：

[1]劉曉卓.人力資源及社會保障局的檔案管理分析[J].辦公室業務，2015，12（17）：105.

[2]陳麗.新環境下的人力資源和社會保障局檔案管理策略分析[J].勞動保障世界，2015，21（02）：45.

[3]單華.人力資源以及社會保障局的檔案管理研究[J].學術探討，2015，4（09）：313.