學(xué)院檔案管理工作初探

余蓉

摘 要： 檔案管理工作是學(xué)院建設(shè)的一項(xiàng)重要工作，是檢查和評估學(xué)院管理水平的重要指標(biāo)，也是學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 現(xiàn)狀 方法

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）09-0053-02

一、檔案的定義及作用

所謂檔案就是指學(xué)院從事教學(xué)、科研、黨政管理等活動直接形成的對學(xué)院、學(xué)校和社會具有保存、利用價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是過去工作和歷史情況的真實(shí)記錄，它能為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供備查依據(jù)，也能為領(lǐng)導(dǎo)的抉擇起到重要的參謀作用。

近年來，國家越來越重視高校的發(fā)展，并從西方國家引進(jìn)了“高等教育評估”作為高校管理的一種手段。它是通過建立科學(xué)、合理的評估系統(tǒng)，按照“以評促建，以評促改，以評促管，評建結(jié)合，重在建設(shè)”的原則，最終達(dá)到提升學(xué)校教育質(zhì)量保障水平，促進(jìn)高校的建設(shè)與發(fā)展的目的。剛開始對于評估工作，學(xué)校只是被動的接受檢查。但隨著高校評估的作用在不斷增強(qiáng)，影響在不斷擴(kuò)大，學(xué)校對它的重視程度也越來越高。通常評估專家進(jìn)行評估獲取信息有兩條途徑：一是獲取按評估指標(biāo)體系整理、匯編的背景材料和支撐材料。二是通過調(diào)查訪問、現(xiàn)場聽課、聽取匯報(bào)、民意測評等形式直接收集評估信息。也就是說專家一方面現(xiàn)場考察，另一方面還需要通過高校檔案獲得原始材料來進(jìn)行考評。檔案信息作為高校評估的基礎(chǔ)和支撐，如果材料不完整、不齊全，那么就會影響評估進(jìn)程，甚至結(jié)果。可見，高校評估雖是對高校教學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行的檢查評估，但無形中也是對高校檔案工作的全方位檢閱。

二、檔案的內(nèi)容

檔案工作的基本內(nèi)容通常包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、分類、編目、統(tǒng)計(jì)、利用等八項(xiàng)工作，稱為檔案工作的八個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

1.收集。收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，也是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)。它也是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項(xiàng)重要和基本的內(nèi)容，是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)。檔案的收集需要完成將材料由分散到集中的過程。收集工作質(zhì)量的高低會直接影響到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。

2.整理。檔案的整理必須保持材料之間的相關(guān)性。要注意材料的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等幾個方面，并依照一定的原則整理成檔。檔案的整理必須便于保管和利用。

3.鑒定。檔案的鑒定工作是很有必要的：一方面確定哪些檔案應(yīng)該保存，保存多長時(shí)間；另一方面確定哪些檔案不予保存，進(jìn)行銷毀。鑒定檔案的原則是：必須從國家和集體的利益出發(fā)，用歷史的科學(xué)的觀點(diǎn)，來確定檔案的保存價(jià)值。這樣我們就能用有限的人力、物力去有重點(diǎn)的保護(hù)有價(jià)值的檔案。

4.保管。檔案的保管，就是根據(jù)材料的成分和狀況，所采取相應(yīng)的存放和安全防護(hù)措施。檔案保管需要解決一對矛盾：那就是檔案的不斷毀損和需要長遠(yuǎn)利用之間的矛盾。檔案保管工作的任務(wù)就是克服與限制損毀檔案的各種因素，努力延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的完整與安全。 檔案保管工作的質(zhì)量直接決定著檔案管理水平的高低。

5.分類。檔案的分類有多方法。最常用的分類方法是：（1）按文件的產(chǎn)生時(shí)間分類；（2）按文件來源分類；（3）按文件的內(nèi)容分類；（4）按文件的形式分類；

6.編目。編目工作是檔案管理的重要程序。其目的是固定文件材料在案卷內(nèi)的位置以及每個案卷在整個分類項(xiàng)目中的位置。編目工作的內(nèi)容可分為：編制頁碼號、編制檔案號、編制卷內(nèi)目錄、編制案卷封面和檔案索引目錄等等。其目的一是能清楚的提示出檔案整理的成果，并進(jìn)行固定排序；二是能反映案卷的特征便于檢索。

7.統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)就是運(yùn)用一系列的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過圖表和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢的工作過程。它是了解、認(rèn)識和掌握檔案工作總體情況的重要手段。

8.利用。檔案利用是利用者通過閱覽、查找、摘錄等手段利用檔案信息，滿足其需求的活動。檔案利用的過程也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過程。檔案利用是檔案整個過程中的最終環(huán)節(jié)，也是重要環(huán)節(jié)。它能實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，更好的發(fā)揮檔案服務(wù)作用。

三、學(xué)院檔案工作的分類管理

學(xué)院就是一個整體，麻雀雖小五臟俱全。對人財(cái)物也都必須管理到位。具備了檔案管理的基本原則和方法在學(xué)院的材料收集整理完備后，學(xué)院對檔案進(jìn)行了如下分類：

1.公文 1）上級有關(guān)部門對學(xué)院發(fā)出的指導(dǎo)性文件，包括：指示、批轉(zhuǎn)、批復(fù)、通報(bào)、通知等等；2）學(xué)院發(fā)出的文件，包括：決定、規(guī)定、計(jì)劃、通知、通報(bào)、申報(bào)、批復(fù)等等；3）工作條列、規(guī)章制度；4）會議記錄；5）其他文件；

2.文化交流 學(xué)院大事記、對外交流、接待來訪、主辦活動、培訓(xùn)學(xué)習(xí)；

3.教學(xué)科研 1）教學(xué)檔案，主要包括教師個人情況、科目設(shè)置、教學(xué)情況記錄、學(xué)術(shù)論文、專著書刊、獲獎情況、證書、錄音、錄像等原始記錄。2）科研檔案，主要有以下幾項(xiàng)：①科研項(xiàng)目檔案：主要包括項(xiàng)目申報(bào)書、項(xiàng)目合同書、項(xiàng)目審批書（立項(xiàng)書）、調(diào)研報(bào)告、方案論證、結(jié)項(xiàng)報(bào)告和結(jié)項(xiàng)證書，以及在項(xiàng)目進(jìn)行過程中所形成的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。②科研人員檔案：主要包括從事科研工作的人員基本信息，包括研究領(lǐng)域的學(xué)科分類、研究方向、研究團(tuán)隊(duì)情況和系所分布等，同時(shí)包括科研管理人員的信息。③科研管理文件檔案：主要指國家、省級及高校關(guān)于科研發(fā)展的管理文件和高校年度科研發(fā)展總結(jié)和規(guī)劃等。④科研成果檔案：主要包括科研人員出版的著作、發(fā)表的論文、撰寫的研究報(bào)告以及科研成果獲獎的證書等。

4.學(xué)生檔案 學(xué)生基本情況、入學(xué)記錄、健康狀況、學(xué)習(xí)成績、社團(tuán)情況、補(bǔ)貼情況、獎懲情況、就業(yè)情況；

5.人力資源 員工基本情況、入職時(shí)間、崗位編制、健康狀況、職稱、著述、獎懲情況、薪酬情況、調(diào)動離職、退休情況；

6.固定資產(chǎn) 房屋建筑、儀器設(shè)備、電子設(shè)備、辦公家具、車輛、圖書資料；

四、檔案管理的現(xiàn)狀

學(xué)院現(xiàn)有的機(jī)構(gòu)設(shè)置中已取消圖書資料室的編制，但基礎(chǔ)檔案建設(shè)不能停止。根據(jù)檔案管理的原則，同時(shí)結(jié)合學(xué)院自身情況，我們將檔案管理分為了行政、教學(xué)和科研三大塊并由專人負(fù)責(zé)管理。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)教學(xué)檔案和學(xué)生檔案；科研秘書負(fù)責(zé)科研檔案；辦公室行政人員負(fù)責(zé)：公文、文化交流、人力資源、固定資產(chǎn)檔案以及電子檔案。

為了提高檔案管理效率我們引入了電子檔案。電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中有著極大的優(yōu)越性。

首先，它能依靠計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，大大提高工作效率。相對于傳統(tǒng)的手工檔案管理，檔案的抄寫、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計(jì)、保管都需要耗費(fèi)大量人力，同時(shí)還容易疏漏出錯。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、分類、儲存、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便快捷，同時(shí)也具有很高的可靠性。

其次，通過電子文檔的方式存儲文件檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案的充分交流與共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在很多問題，比如：需要手工提檔，搜索繁瑣耗時(shí)長，對于遠(yuǎn)距離共享十分不便，信息更新滯后，文件信息查找困難等等。利用信息化手段可以實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，索引更靈活，搜索查找更加快速。還可以根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類、搜索、排序、統(tǒng)計(jì)等操作，使文檔的管理和利用更加便捷。

此外，用電子文檔形式保存的檔案文件，其保存方式和對環(huán)境的要求與傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔有很大的不同：由于傳統(tǒng)檔案存儲介質(zhì)為紙張，環(huán)境中的溫度、濕度以及微生物環(huán)境都可能影響它的存儲壽命，所以在存放過程中對環(huán)境的要求較高。防潮防蟲防火等工作都是必不可少的。同時(shí)，大量的文檔消耗紙張，也不利于環(huán)保。而電子文檔的存儲方式對環(huán)境要求低且形式多樣，光碟、硬盤、網(wǎng)盤。不僅存儲量大，1GB的存儲卡就可以存儲5億漢字，相當(dāng)于近1000部《新華字典》，而且儲存時(shí)間長，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

五、檔案管理的方法

紙質(zhì)檔案是原始的記錄憑證，是檔案必不可少的重要內(nèi)容。電子檔案則可以通過視頻、圖片、文檔等不同格式的儲存，提供一個紙質(zhì)檔案難以企及的多視角、多方位的檔案內(nèi)容。這兩種檔案形式缺一不可。對兩種不同質(zhì)地的檔案，我們采取了不同的管理方法。

1.紙質(zhì)檔案

1.1有規(guī)范的簽收，交接手續(xù)。

1.2按照分類情況設(shè)立專門的書柜、書架。卷宗編目清晰，排架方法合理，便于查找。

1.3定期對檔案進(jìn)行核查，做到目錄、文檔相符。

1.4了解和掌握檔案損毀規(guī)律，最大限度地減少檔案的損毀，延長檔案的壽命。對破損的檔案進(jìn)行及時(shí)的修補(bǔ)和復(fù)制。

1.5做好防火、防盜、防光、防塵、防有害生物、防高溫、防潮濕、防污染等安全防護(hù)措施，保證檔案的安全。

2.電子檔案

2.1將已有檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)；

2.2在學(xué)院尚未實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理前，對電子檔案進(jìn)行歸檔、整理，建成各類數(shù)據(jù)庫；

2.3對重要紙質(zhì)檔案，通過掃描、錄入等方式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。

2.4做好必要的網(wǎng)絡(luò)殺毒、加密保護(hù)及檔案備份。防止電子文檔在網(wǎng)絡(luò)傳輸或文檔處理過程中可能會出現(xiàn)的文件被修改或消失，確保電子文檔的安全性。

2.5專門安排存放位置，做好溫度、濕度、防火、防水等安全防護(hù)措施。

六、檔案的利用

檔案利用的原則：不涉密檔案，部門和人員可以在完善登記手續(xù)的情況下到檔案管理責(zé)任人處查詢、借閱、復(fù)印；涉密檔案必須由查閱者人員提出，經(jīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。

學(xué)院檔案的提供利用工作，主要服務(wù)對象是本學(xué)院的各個部門及員工。為了使檔案能夠有效利用，我們的做法是：1、廣泛收集、及時(shí)整理保證檔案的質(zhì)量；2、建立完善的檔案檢索體系，以方便利用者查閱；3、要開辟多種利用查閱途徑，除現(xiàn)場借閱外，還可以通過網(wǎng)絡(luò)等方式，以電子文本的形式進(jìn)行查閱利用。4、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供數(shù)據(jù)及材料的參考，以幫助領(lǐng)導(dǎo)處理問題、作出決策。

七、學(xué)院檔案管理存在的問題及對策

1.由于學(xué)院教學(xué)科研活動眾多，其相應(yīng)產(chǎn)生的檔案資料也很繁雜，有時(shí)會出現(xiàn)沒有及時(shí)收集、歸檔、整理、匯編的情況。從而形成檔案收集不全、質(zhì)量不高的現(xiàn)象。對此，學(xué)院一方面，提升檔案管理人員對檔案重要性的認(rèn)識。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，拓寬視野，盡可能多的了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)；另一方面，健全檔案收集網(wǎng)絡(luò)，培養(yǎng)一些兼職檔案管理人員，及時(shí)把分散在各部門和個人手中的文件材料，集中起來上交專業(yè)人員進(jìn)行整理、歸檔，形成教學(xué)、科研、管理等多項(xiàng)工作的原始材料，為檔案資料的進(jìn)一步利用打好基礎(chǔ)。

2.大多數(shù)人以為學(xué)院的檔案僅僅是一些文件、圖書資料的保管。什么教學(xué)情況、科研成果、薪資、職稱情況必須要到學(xué)校一級單位才能查閱。對學(xué)院檔案工作認(rèn)識不足。學(xué)院應(yīng)該通過會議、通報(bào)等形式向員工宣傳、匯報(bào)檔案工作取得的成果，增強(qiáng)人們的檔案意識，讓更多人享受到檔案管理帶來的好處。比如：一位教師申報(bào)職稱評定。他的學(xué)歷、工作年限、教學(xué)質(zhì)量都符合要求，但個人又無法提供那些證明材料。這時(shí)，學(xué)院檔案的功效就發(fā)揮作用了：教師授課情況、教學(xué)質(zhì)量問卷、教學(xué)成果、科研成果、精品課程成果、教師工作完成量情況等等第一手資料都能有效提供，保證了教師晉升職稱工作的順利進(jìn)行。

盡管學(xué)院的檔案管理比之前有了長足的發(fā)展，但檔案利用率偏低也是一個不容爭辯的事實(shí)。要改變這一現(xiàn)狀，首先，要變被動為主動。在傳統(tǒng)檔案工作中，工作人員考慮的是自身管理檔案的方便與輕松，而較少考慮用戶的真實(shí)需求和切實(shí)感受。檔案管理人員忠實(shí)地保管著檔案，被動地為用戶提供檔案，這樣的做法在信息化時(shí)代已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會的需求了。檔案管理人員必須脫離保管員的角色，而成為信息的提供者，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案的機(jī)械查詢服務(wù)到綜合檔案的智能知識服務(wù)的過渡，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。其次，建立完備的檔案檢索體系，提高檔案查詢效率。檔案檢索是檔案利用的先期工作。一方面，對于已歸檔的檔案文件，我們會編制目錄、索引以及指南以方便查詢者快速、準(zhǔn)確、全面地找到所需的檔案信息或檔案實(shí)體。另一方面，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大量的檔案已不再是堆積如山的紙質(zhì)文件，而是一個個活躍的信息庫。面對內(nèi)容復(fù)雜、種類繁多的檔案，檔案管理人員采用更多的、更實(shí)用的查詢手段以滿足各種不同需求的查詢者，從而提高查詢效率。再次，改變改單一服務(wù)方式為全方位服務(wù)方式。傳統(tǒng)的檔案管理是等待上門查詢，現(xiàn)代檔案管理是提供現(xiàn)場和網(wǎng)絡(luò)的全方位服務(wù)。查詢者可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、下載等方式輕松地搜索到所需信息。人們甚至還可以通過網(wǎng)絡(luò)完成信息的加工整合、分析研究等工作，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的自助化。

總之，學(xué)院檔案管理工作是學(xué)院管理工作的重要組成部分。在做好檔案收集、整理、歸檔的同時(shí)，充分利用學(xué)院檔案資源，采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，運(yùn)用科學(xué)的管理方法，使檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，從而提高檔案的利用率，這就是新時(shí)期檔案管理工作的最終目標(biāo)。

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