存貨內部控制環節的優化措施探討

廖艷琳

摘要：存貨是企業在生產經營過程中為生產或銷售而儲備的物資，是企業流動資產中所占比重最大的一部分。企業存貨利用程度的好壞對財務狀況影響很大，因此，加強存貨管理，降低存貨成本，便成為財務管理的一項重要內容。文章分析了創維集團彩電事業部的存貨構成及特征，指出了其在存貨內部控制環節，尤其是在倉儲環節、銷售環節、退貨環節中存在的問題，并針對這些問題提出了相應的解決對策。

關鍵詞：存貨 采購環節 存貨管理

存貨是指企業在生產經營過程中持有待售，或者仍然處在生產過程，或者在生產或提供勞務過程的材料或物料等，包括庫存、加工中和在途的各類物料、低值易耗品、委托加工物資、商品、在產品、半成品。存貨管理的好壞直接關系到企業的資金占用水平以及資產運作效率。

創維目前階段的年銷售額在200億港幣以上，其自定的發展目標是進入世界前10強。但隨著國產家電業的發展逐步規模化，家電市場由過去的群雄齊進變為如今的幾大國產家電巨頭龍爭虎斗，再加上外國家電行業的“熱情加盟”，家電行業的競爭呈現白熱化趨勢。此外，由于受到家電產業原材料價格上漲的影響，創維的利潤率正在逐步受到侵占，利潤額也越來越小。如何建立有效的存貨管理控制制度，降低存貨管理成本已經成為了創維的當務之急。筆者根據在創維集團彩電事業部地方分公司的調研情況，擬就創維集團彩電事業部存貨管理中存在的問題進行分析，并提出改進措施。

一、創維集團彩電事業部的存貨特征分析

（一）存貨數量多。創維彩電產品分為3個階段，即：CRT階段、LCD階段、LED階段，產品涵蓋80多個品種，主要產品型號大小從6寸至55寸不等。彩電產品的多樣性決定了原料的多元性，創維彩電的原料來源廣，其原料品種達到130多個。同時，創維的贈品及其他物料更是數量繁多且品種各異。

（二）存貨分布廣。作為彩電制造業廠商，創維集團的銷售遍布整個中國大陸及港臺地區，在新加坡、越南、馬來西亞、印度尼西亞也設有分部。而在國內，創維集團彩電事業部分別在各省省會城市及部分重點城市成立了彩電事業部分公司。以江蘇省為例，創維電視在江蘇省成立了3家分公司，分別為：南京分公司、蘇南分公司、蘇北分公司。在這些分公司的營銷區域內的地級市成立了創維彩電辦事處。縱觀這個營銷網絡，交錯縱橫，而創維彩電的存貨分布也是根據這些營銷網絡點來布置的。

二、存貨內部控制環節存在的問題

（一）倉儲環節過于依賴專業的倉管公司。對于創維彩電事業部總部來說，其旗下分公司辦事處數量太多，且遍布大陸地區，再者由于創維銷售和售后的特殊性，在每個分公司和辦事處設置了多個存貨點，如：中心庫、物流庫、維修間、周轉庫等，這導致存貨地點不易管理，在管理上存在許多漏洞。鑒于存貨管理困難，創維委托專業的倉管公司負責存貨管理，但外面的倉管公司只負責產成品這一塊，俗稱“大庫”的管理，而對其他“小庫”，如物流庫、維修間、周轉庫，倉管公司則無權限管轄。這致使創維整個銷售系統內部沒有一套完整的存貨監控制度和內部牽制制度，對存貨的數據基本源于倉管公司，而創維內部只是大略地對一下總賬，無法保證存貨的安全性和完整性。小庫管理過程中的主要問題表現在以下幾點：

1.大庫與小庫之間互相調貨、串貨現象嚴重。由于銷售的特殊性，大庫和小庫之間可以互相通貨，但是由于小庫監管控制薄弱，業務人員往往可以借調貨的名義，不用辦任何手續就可以通過小庫把大庫的貨調出來。如何杜絕其中的弊病和保證存貨的完整性是儲存保管環節所要解決的重要問題之一。

2.小庫材料領用隨意。小庫材料的領料批準手續比較簡單，沒有明確而規范的操作程序。業務人員只是簡單地通過口頭或電話、qq等通訊設備通知物料保管部門即可順利領料，至于領料單往往事后填寫。由于未經管理人員的書面授權，領料過程過于簡單，貴重材料的安全性很難得到保證。

3.生產領用過程中的浪費現象極其嚴重。生產過程中生產員工秉著方便的原則，一般都選擇整袋或整箱的材料領用，而對小部分零散的材料則擱置在一邊。對剩余的材料也都隨地處理，沒有專業的制度規定如何處置多余材料，也沒有專門人員對這些多余的材料進行回收儲存管理。

（二）銷售環節的贈品物料管理薄弱。彩電在銷售環節中通常伴有推廣促銷活動。客戶在購買彩電時，創維集團通常會贈送贈品，這些贈品都隸屬于公司的物料贈品存貨行列，但由于其分布范圍較廣，而且價值相對較低，因此贈品的成本與損耗控制往往受到廠家的忽視。在創維的營銷系統內，至今還沒有物料及贈品的相關記錄和管理。管理部門只是著重于對銷售產品的規劃計量，對贈品和物料的管理卻處于空白狀態，沒有人員對贈品的領購進行專門管理。再加上這些物料贈品的來源也是單獨進貨或自己生產，跟產品生產之間沒有明確的數額或比例關系，因此贈品在銷售過程中，極易被商場導購員、業務員甚至倉庫管理人員所侵占。

（三）退貨環節的退回物資浪費嚴重。企業售出的商品可能由于質量問題或其他問題發生銷售退回，退回的商品應有相應的財務記錄并及時驗收入庫。而創維集團彩電事業部對退回彩電的再循環利用控制薄弱，對于退回的機器缺乏后期有效管理。后期彩電產品的監管不力可能造成地方辦事處變相扣留公司產品，為自己獲得利益。

三、存貨內部控制環節優化措施探討

（一）存儲、保管環節。創維彩電事業部把自己的彩電產成品完全交給倉管公司管理可以大大降低公司的管理成本，但是對于物流庫、維修間、周轉庫這些小庫存貨則缺乏強有力的控制。管理人員對小庫存貨的具體情況經常辨別不清，控制不力。為了加強對小庫存貨的保管監督，創維彩電事業部對于小庫存貨應建立保管監控制度，該制度至少包括以下措施：

1.采取措施制止大庫與小庫之間互相調貨、串貨。首先創維彩電事業部應在相關的存貨保管監控制度中作出明文規定，明令禁止大庫與小庫之間私自調貨、串貨的行為。其次，對由于銷售、修理、借用等情況確實需要在庫與庫之間調貨、串貨的，要事前由分公司或辦事處經理及銷售經理簽字同意，并書面報告給彩電事業部存貨管理部門，經準許后將有關批準文件交與各相關倉庫管理部門，方可進行調貨、串貨。對需要歸還的產成品在用完之后應當及時歸還，避免長時間遺忘造成損失。

2.加強材料領用管理。創維彩電事業部對小庫材料領用也有規定的程序，但由于員工對材料領用的認識不夠深刻，往往使得領料程序流于形式。為了保證材料的安全，材料領用應嚴格按照領料人填寫領料單、部門負責人簽字審核、行政負責人簽字審批、倉庫發料的順序操作。這其中有兩個關鍵的內部控制點，一是審批，二是核發。為了保證材料的安全性，材料領用一定要在有關授權下進行，而倉儲人員在核發材料時，也一定要查驗領料手續完備后方可點發材料。嚴禁未經授權直接發料，對違反制度者要給予嚴懲。

3.設置專人負責零散材料物資管理。零散材料物資作為創維存貨物資的一部分，其管理的好壞必然會影響到企業的存貨成本。設置專人負責零散材料物資的管理可以有效減少材料的浪費及偷竊現象。對于現有存放的閑置零散物資，要進行詳細造冊登記，并建立材料領用和使用登記臺賬，由專人負責詳細記錄，注明材料領用日期、使用用途、領料人、發料人等相關信息，并由領料人親筆在登記表上簽字以示負責。同時，零散材料物資管理人員還應監督零散材料物資的來源。領用材料應隨用隨領，車間不得存放過多的材料，對于不根據生產計劃合理領取材料，造成材料囤積浪費的部門，應及時向上級報告反映。

此外，為了保證小庫存貨的安全性，創維彩電事業部還應加強生產車間的文化素質教育，加強對員工的道德素質管理。教育員工努力學習生產流程的規章制度，對公司物品材料不拿不偷，主動協助對生產過程中多余材料的回收管理，形成積極向上的生產氛圍。同時，公司在對人才進行吸收擴招時，除了要注重員工的基本技能，也要注重員工的道德素質修養，做到“唯才是舉，德才兼備”。

（二）銷售環節。創維應當提高對銷售環節贈品物料的管理意識，明確贈品物料在存貨管理中的重要性。對于贈品物料也應建立相應的管理制度。

1.對價值較高的贈品物資貼上條碼，將其納入企業ERP系統管理。贈品物資如果無法到達目標消費者手中，不僅贈品本身的價值難以實現，還會造成企業資源的浪費，增加企業的成本開支。價值較高的贈品物資，其流失和損耗風險也較大，創維可以對其貼上條碼，并將這類物料和贈品的管理納入企業ERP系統存貨管理項目，對其出入庫進行嚴格的控制。以高檔贈品話筒為例，其條形碼的管理作業流程如上頁圖1所示。 可以看出，贈品話筒從采購、領用到發放均通過條形碼管理作業進行詳細的數據錄入，并且和顧客購買的彩電型號形成了勾稽對應關系。這樣，創維不但可以隨時了解贈品物資的狀況，而且也能有效規避促銷員虛報彩電銷量，隨意收發贈品物資的狀況。

2.對價值較低的贈品物資，其贈送要走程序化路線。對價值較低的贈品物資，導購員也不能為了促進銷售而隨意贈送，只有對特定的產品或在特定的活動中，才可贈送相應的贈品。贈品的贈送過程需按照5W原則（When、Where、Who、What、Why）進行嚴格記錄。即對“什么時間發放的贈品”“什么地點發放的贈品”“哪位導購員發放給哪位顧客的贈品”“發放的哪種增品”“為何發放此贈品”等問題均要求導購員在贈品登記簿上做好詳細記錄，并要求顧客簽字確認且留下聯系方式，便于公司有關部門備查。同時，為了避免導購員作假或貪污，所有的贈品均應放在賣場的服務總臺由專門人員憑購物發票集中發放，而不能將贈品的發放權直接交由導購員處理。

（三）退貨環節。創維彩電退貨環節的退機，如果是正常換機退貨，倉儲部門根據銷售部門填寫的產品退貨憑證處理退庫手續，對擬入庫的商品進行驗收。若由于產品質量問題而退貨，查明原因并分清責任歸屬，對劣質產品可選擇修復、報廢等處理方法，做好相關記錄。

1.對于可以循環利用的彩電應作為正常存貨管理。有些退機是由于客戶不滿意新買的電視型號而提出換機要求發生的，退回的機器本身是完好的，且不存在質量問題和美觀問題，檢修后可以繼續轉到大庫用于銷售。對于這些可以循環利用的彩電產品，售后管理部門一定要做到及時登記產品退回數量等情況，及時檢修，及時處理，并按照規定程序在規定的時間里將產品返回大庫，并做好相關書面登記工作，以備查賬。

2.對于報廢機、清理機應集中銷毀處理。對于經過檢修確定不能用于循環銷售的報廢機、清理機，應當在檢修后出具質檢報告，并上報本部領導和分公司上級領導。在獲得上級審批同意后，在規定的期限內（一般可設為一個季度），由上一級存貨管理部門領導、分公司財務經理、本級辦事處經理以及本級售后主任在現場當面集中處理這些報廢機，并拍下相關照片視頻作為銷毀的證據。對于集中報廢處理的報廢機型號、數量以及處理情況和結果應作出相應記錄，有關人員在上面簽名蓋章，然后以郵件方式寄總部存貨管理部門備查。

3.總部應適時派相關人員到基層抽查盤點。根據下面辦事處或分公司的退機上報和處理情況，總部可適時派相關人員下到基層抽查盤點，保證產品數量沒有誤差。抽查退貨處理流程中，可用于銷售的產品數量以及報廢清理的產品數量計算可參照圖2所示。若總部和分公司向辦事處下發了a臺產品，辦事處該季度初庫存有b臺產品，假設該季度初售后退機轉銷售的產品數量為c臺，數據記錄表明該辦事處本季度銷售g臺，其中d臺售后情況正常，而剩余的則發生銷售退貨。對于退回的產品，其中可再次轉銷售數量為e臺，申請報廢數量為f臺，那么在本季度末創維該辦事處可用于繼續銷售的產品數量為：（a+b+c-d-f）臺。X

參考文獻：

[1]任生明.存貨管理的問題及對策[J].會計之友（下旬刊），2009，（10）.

[2]胡毅.企業存貨管理現狀與對策研究

——以廣東美的公司為例[J].財經界（學術版），2016，（08）.