新時期人事檔案管理信息化建設方法探析

孫麗娜

摘 要：我國的科技在不斷的發展，社會也在不斷的進步，新時期企事業單位的人事檔案管理信息化建設已經變得越來越重要，已經逐漸的受到了人們的關注。在最近幾年來，人事檔案管理的信息化已經在實施，企事業單位也將人事檔案管理的信息化當做了企業發展的重點，在企業的發展中，扮演著重要的角色。本文就是對新時期人事檔案管理信息化建設方法進行分析，為相關的研究提供借鑒。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化建設；思路分析；具體對策

信息時代已經到來，隨著信息化的發展，市場的競爭也變得越來越激烈，各個領域要想在激烈的競爭中得到穩定的發展，就要從自身的角度出發，人事檔案管理的信息化就是各個企事業單位應該考慮的重點，而且人事檔案的管理水平也會影響企業的穩定運行。信息時代已經到來，將信息技術融入到人事檔案的管理中，這樣就可以減少人事檔案的工作量，也可以最大限度的保證人事檔案管理工作能夠順利的開展，因此一定要重視人事檔案管理的信息化建設。

1 新時期人事檔案管理還存在的問題

1.1 人事檔案管理信息化制度不完善

在大多數的單位中，人事檔案管理信息化主要是有專門的檔案管理部門負責的，盡管有些單位已經制定了相關的制度，但是從人事檔案管理信息化的方法和手段上來看卻并不明確，并沒有針對人事檔案管理信息化制定相關的制度，或許者制定的制度并不完善，在這樣的情況下，相關的管理人員在人事檔案管理信息化的過程中就會變得隨意，在沒有制度的規范下，人事檔案管理的信息化就會變得比較混亂。而且有很多的單位也沒有向著具體化、實際化的方向進行人事檔案管理信息化制度的制定，有些職能部門在人事檔案的收集上也存在著不規范的行為，這樣也就導致了原本應該被納入到人事檔案信息管理中的資料和信息度沒有得到有效的保存，這樣在人事檔案進行變動的時候，就會出現工作移交不清楚或者是檔案資料丟失的現象。初次之外，檔案目錄的標準不統一，在這樣的情況下，各個管理部門就會根據自己的習慣和理解來進行人事檔案的錄入工作，但是各個部門在管理的方法上并沒有統一，也就導致了人事檔案管理信息化建設存在著很大的難度，尤其是在查找的過程中，是極為困難的。

1.2 制度的落實不到位

我國各個企事業單位在不斷的改革，在新的時期，各個單位都必須要具備完善的機構，而且各個單位在落實的過程中，必須要不斷的對考核目標和規章制度進行完善，這是新時期對企事業單位人事檔案管理信息化的基本要求。但是在這些制度在具體執行的過程中并沒有取得相應的效果。各項信息化設置都已經達到了相關的標準，但是在執行的過程中，卻沒有達到相應的標準，在實際的經營活動中也沒有充分的發揮著人事檔案管理的基本作用。各個部門也沒有在溝通上達到一致，在處理基本的業務的時候，還要處理一些公共服務，也為人事檔案管理的信息化帶來了極大的難度。

1.3 檔案管理人員的基本素質較低

人事檔案的管理人員在檔案信息化的過程中扮演著重要的角色，但是在人事管理的形勢下，也缺乏相應的信息化管理人才，這樣也就給人事檔案管理信息化建設帶來了安全性問題，從檔案管理人員的角度來看，也無法得到信息化人員的基本要求，無法掌握相應的信息技術，在這樣的工作狀態下，信息的管理就會亮比較混亂，有些從業人員就會出現故意行為和操作失誤的現象，而且檔案管理的真實性也會出現比較嚴重的問題，風險性也極大。

2 新時期人事檔案管理信息化建設的方法

2.1 提高管理隊伍信息化的意識與制度建設

人事檔案信息化建設工作的順利進行，必須要從根本上提升人事檔案管理人員的基本素質，作為企事業單位一定要強化員工的信息化管理意識，加大信息化的宣傳力度，還要提升員工對于檔案信息化的意識，還要積極的對資料進行整理和收集。從制度上來看，要想最大限度的保證人事檔案管理的信息化，相關的法律法規必須要完善，這也是最大限度的保證人事檔案管理信息化的基礎，法律有著約束性的作用，可以保證員工和企業的根本權益不受損害。但是在制定制度的過程中，必須要從公司的實際情況出發，提升了人事檔案管理的信息化意識，要建立相應的管理機制，作為企業必須要不斷提升人事檔案管理的信息化建設，做好信息化人才的儲備工作。

2.2 加強基礎設施建設

近幾年來，很多企事業單位開始走上信息化人事檔案的建設進程中，為實現人事檔案信息化建設，首先就是要加強人事檔案信息化建設的基礎。一方面，要強化檔案庫房的檔案保存環境，為電子檔案的保存與信息化的設備提供環境基礎。針對新建的檔案庫房制定新的標準，加大其信息化的設備建設，針對已有的建房應著重其改造。對紙質檔案的庫房管理應保證溫度和濕度以及防塵因素，為人事檔案的保存提供良好的環境。對于信息化的檔案，應加強對信息化設備運營要求的環境建設，對網絡中心機房、服務器、電子檔案庫房等基礎設施進行完善。包括一些基本的防靜電設施、防磁等基本設施，更要完善防信息泄露以及保密技術等。而對已建成的庫房和已有的紙質檔案，一定要分區進行保存，做好功能型結構的改造，并逐步完善相應設施。其次，對于檔案信息化建設來說，網絡環境是非常關鍵的條件，很多企事業單位在這一方面做得還不夠好，網絡布線凌亂、設備共享度低、安全隱患多等現象非常普遍。所以，我們必須采取一定的科學措施進行改善。

2.3 對單一檔案管理方式進行改革

檔案管理工作發展至今，由單一的檔案管理方式發展為多類型的綜合檔案。隨著企事業單位的改革不斷深入，傳統的企事業單位人事檔案管理方式已經不能滿足每天極速增加的人事檔案數量。事實上，人事檔案管理向信息化、網絡化發展是未來的必然發展趨勢，也必然是實現人事檔案現代化的方向。所以，在實際的人事檔案信息化建設工作中，應將現代化信息技術充分運用起來，切實從計算機技術、網絡技術等方面來指導檔案管理工作，實現檔案工作的現代化發展。同時，通過建立人事檔案管理機制和責任機制、以及信息化建設機制，從多個方面共同規范企業的人事檔案管理，促進信息化檔案管理的建設。除此之外，還應加大對企事業單位人事檔案管理的現代化信息技術的投入，并加快現代化管理進程的發展，以充分發揮人事檔案的實際作用。

3 結論

總的來說，對于企事業單位的人事檔案信息化建設，應充分結合企事業單位的實際情況，通過制定相關信息化建設的標準與相關制度規范信息化人事檔案建設，加強信息化人事檔案建設的基礎設施建設，同時，提高相關人員的意識和檔案管理工作人員的綜合素質水平，以推進企事業單位人事檔案信息化建設的進程。

參考文獻

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