淺談高校檔案收集工作的問題及對策

邰春蘭

[摘 要] 檔案資料的收集是檔案管理工作的重要前提，只有完整地收集所需要的檔案資料和信息，高校才能夠進行完善的檔案管理。但是，從我國高校檔案收集實際工作情況來看，檔案收集過程中經常會出現資料不夠齊全、完整性不足等問題，嚴重制約了高校檔案管理的質量。文章從高校檔案收集工作中存在的問題出發，就應該如何提高高校檔案收集工作的質量和效率提出若干意見和建議。

[關鍵詞] 高校；檔案收集；問題及對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 100

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）03- 0180- 02

0 引 言

高校檔案收集了眾多重要的檔案資料和文件，包括高校的改革文件、招生管理信息、科研信息以及教學信息等，其對于推動高校各方面未來的長遠發展有著重要的參考價值，因此各高校對于檔案管理工作十分重視[1]。檔案信息的收集是進行檔案管理的重要前提，各高校必須要系統、準確地進行檔案信息的收集才能夠做好檔案管理工作，以便推動高校的長遠發展。本文就高校檔案收集工作問題的對策進行具體分析。

1 當前我國高校檔案收集工作中存在的問題

1.1 檔案意識不強

高校檔案收集工作需要高校各相關主體和部門的配合，這樣才能夠保證檔案收集的時效性和完整性。但是由于我國高校人員的檔案意識不強，經常會給檔案收集工作帶來困難，影響檔案收集的效率和質量[2]。例如，學校各部門沒有在規定時間內將檔案管理部門要求移交的資料進行移交，導致檔案儲存、編目工作受到影響，從而影響檔案管理的效率和質量。此外，已經移交的檔案信息也存在移交資料信息不夠全面、完整性不足的情況，也會影響檔案收集的質量和效率。檔案收集人員必須要將信息不完善的文件資料發還給各部門和科室，直至信息填寫已經全面符合要求才能夠進行下一步工作。而出現這些情況的主要原因就在于各相關部門和科室人員的檔案意識不強，沒有將檔案收集工作當成重點和要緊工作在完成，所以才會在檔案移交過程中出現各種各樣的問題，限制檔案收集效率的提高。

1.2 檔案收集制度不夠完善

目前我國各高校對于檔案收集工作的重視程度也較為不足，因此會導致工作人員在實際的收集工作中出現消極怠工的情況，嚴重影響了檔案收集工作的效率和質量。首先，高校檔案管理部門沒有根據檔案收集工作制定完善的規章制度，導致檔案收集人員尤其是兼職檔案人員在工作中不知道應該如何進行規范操作，導致檔案收集出現不少的問題[3]；其次，高校檔案管理部門沒有制定完善的人力資源管理措施，包括人才激勵措施和懲罰措施，導致檔案收集人員工作積極性下降，動力不足，并且養成了推諉責任和“占便宜”的不良習慣。

1.3 檔案收集人員素質問題

做好高校檔案收集工作要求檔案收集人員能夠具有較強的綜合素質。例如，檔案收集人員應該要指導每個不同的科室需要移交哪些資料，資料的完整程度需要保持在什么樣的水平以及應該怎樣對不同類別的檔案信息進行歸檔等。但是由于我國高校檔案收集人員中有相當一部分為當代大學生和研究生，他們屬于兼職人員，在專業領域上自然存在不少的問題。加上高校檔案管理部門并沒有對這些兼職人員進行專業的培訓，因此容易導致檔案收集工作出現多種多樣的問題。

2 高校檔案收集工作的對策分析

2.1 提高對檔案收集工作的重視程度

要做好高校檔案收集工作必須要求高校檔案管理的相關部門和主體能夠強化自我的檔案收集工作意識，加強對檔案收集的重視，以更好的配合高校的檔案收集工作。從高校檔案管理部門來看，管理部門需要加強對檔案收集工作的重視，制定完善的檔案收集工作制度，規范管理人員的行為，保證檔案收集工作的質量[4]。除此之外，各高校領導需要加強對檔案收集的重視，加大對檔案收集的支持。校級領導如果能夠加強對檔案收集工作的關注，經常在會議中要求學校各科室和部門將檔案資料的移交和完成情況，則可以有效提高各科室和各部門對于檔案收集的重視程度，從而提高高校檔案收集工作的效率和質量。當然，要加強高校對于檔案收集工作的重視還要求學校能夠加強對檔案收集工作的宣傳，讓所有的部門和科室都能夠認識到檔案收集工作對本部門和科室以及本校發展的重要意義，從根本上加強他們對檔案收集工作的重視，從而提高檔案收集工作的配合度。

2.2 加強檔案收集人才隊伍建設

針對我國高校檔案收集人員專業性不足的問題，各高校應建立完善的人才隊伍建設制度，為檔案收集工作提供更多更加優秀和專業的人才。首先，高校可以面向社會招聘更多專業的檔案管理人才，為檔案收集工作奠定扎實的人力資源基礎[5]；其次，高校需要加強對檔案收集人員的專業培訓，尤其是對兼職人員的專業培訓，讓檔案人員能夠掌握更多有關檔案收集工作的知識和內容，切實提高檔案收集工作的效率和質量。為了更好地保證檔案收集工作的質量，高校在對人員進行培訓時可以按照人員負責的不同科室進行分類培訓，這樣可以提高培訓的針對性，強化培訓的效果，促進檔案收集工作的發展。

2.3 制定完善的檔案收集制度

完善的檔案收集制度主要包括兩個方面：第一，制定嚴格的檔案收集規范制度，指導檔案人員的工作規范，約束檔案人員的行為。無規矩不成方圓，當前我國高校檔案收集工作中存在工作人員工作態度散漫的問題，導致檔案收集工作的效率降低，不利于促進檔案管理質量的提高。因此各高校必須要加強對檔案收集規范制度的建立，明確檔案收集人員的職責，要求檔案收集人員能夠按照規章制度辦事[6]；其二，要求能夠制定相應的懲罰機制。對于違反有關規定的工作人員或者工作態度不夠認真的檔案人員，部門領導需要根據懲罰機制進行相應的懲處，以便加強檔案收集人員對本職工作的重視程度；第三，建立健全人才激勵制度。對于人才的管理應該要以激勵管理為主，對于工作期間表現良好的檔案人員，檔案管理部門可以給予發放獎金、頒發獎狀、增加素質拓展分數等多種方式進行激勵，這對于提高檔案人員的工作積極性有著重要的作用，能夠有效提高檔案收集工作的效率。

2.4 加強對信息技術的投入力度

現代社會信息技術的發展為我國檔案收集工作提供了一定的發展方向。信息技術的投入不僅能夠提高檔案收集工作的時效性，還能夠避免出現檔案移交時出現的信息錄入不夠完整的情況，對于提高檔案收集工作的質量和效率有著重要的作用。因此各高校應該加大對科學技術的投入，建立校園檔案信息平臺，完善信息管理系統，轉變高校檔案收集方式，提高檔案收集工作效率。

3 結 語

綜上所述，目前我國高校檔案收集工作還存在不少的問題，主要表現為高校人員的檔案意識不強、檔案收集制度不夠完善以及檔案收集人員素質有待提高。因此，要解決當前我國高校檔案收集工作存在的問題，各高校必須要加強對檔案收集工作的重視，加強檔案收集人才隊伍建設，并制定完善的檔案收集制度，同時加強對信息技術的投入力度，切實提高檔案收集的質量和效率，促進檔案管理工作的有效發展。

主要參考文獻

[1]何麗萍，農艷紅. 淺談高校檔案收集工作中存在的問題、成因及對策[J]. 右江民族醫學院學報，2013（2）：245-247.

[2]林晨. 新形勢下高校檔案收集工作存在的問題與對策[J]. 梧州學院學報，2015（6）：68-70.

[3]謝茜. 數字信息化時代下高校檔案收集工作困境及策略的思考[J]. 科技風，2016（7）：104-105.

[4]王亞平. 淺談民事檔案收集與管理工作中存在的問題與對策[J]. 河北企業，2016（10）：29-30.

[5]馬榮霞，穆江萍. 高校人事檔案收集工作存在的問題及對策[J]. 承德民族師專學報，2011，（1）：110-111.

[6]李俊連. 淺談高校教學檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J]. 商，2013（23）：321.