新形勢下高校會計檔案影像化管理探究

歐陽曼+蘇運法

【摘要】本文首先指出高校會計檔案影像化管理的必要性和可行性，然后介紹了高校會計檔案影像化管理工作流程，最后指出高校會計檔案影像化管理需要注意的問題：相關票據的粘貼應有利于快速掃描；記賬憑證應有利于OCR識別；建立會計檔案影像調閱管理制度；建立有效的信息安全風險防范體系；加大軟硬件設施建設和人才培養。

【關鍵詞】高校會計 檔案 影像化管理

近年來，伴隨著我國高等教育的不斷發展，財政一方面加大了投入，另一方面也加大了對高校各方面的考核，特別是2015年國務院印發的《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》，說明公共財政預算開始由以往的“投入型”向更加突出績效評價的“績效型”轉變。這就意味著，財政、審計等有關部門將逐步加大和加強對高校財務的檢查和審計力度。無論是外部有關部門的會計檢查還是學校內部的財務分析，都需要來源于會計檔案，因此需要加強高校會計檔案的管理。

一、高校會計檔案影像化管理的必要性和可行性

現有的高校會計檔案管理主要是手工管理。手工管理具有成本低和靈活等優勢，但也存在以下弊端：第一，會計檔案數量眾多，在整理和裝訂時需要耗費大量的人力和物力；第二，會計原始憑證分散，翻查不便，翻查多次易損壞；第三，無災備措施，會計檔案經損壞或丟失后無法復原；第四，原始憑證不易保存，如發票油墨易揮發，不利于憑證的后續查閱；第五，會計檔案信息孤立，無法與其他業務共享使用。

隨著高校會計信息化建設的不斷推進，現有的高校會計管理已向智能化方向發展，逐步實現了財務控制和分析、信息聯網共享、網上報賬等會計信息化功能。因此高校會計檔案管理也必須與時俱進，實行影像化管理。

會計檔案影像化管理是指利用信息技術實現各類記賬憑證、檔案資料和電子交易流水數據的匹配關聯影像化存儲以及以影像為基礎的在線查詢和調閱。會計檔案影像化管理比較成功的應用案例便是銀行憑證檔案的影像化管理。商業銀行為了應對信息化所帶來的憑證爆炸式增長，紛紛建立了以計算機索引、自動高效的會計憑證檔案影像管理系統。該系統一方面可以極大方便內部人員進行客戶信息的核實，另一方面可以從容應對日益頻繁的監管核查，是商業銀行提高市場競爭力的一項重要的基礎性工程。高校會計檔案影像化管理是未來檔案管理的發展趨勢，具有以下優勢：一是實現會計檔案的自動化和集約化管理，可在線共享，極大地方便會計檔案的調閱；二是翻查以電子影像為主，避免紙質檔案多次翻查易損壞的缺點，同時還降低會計檔案丟失的風險。

二、高校會計檔案影像化管理工作流程

參考商業銀行憑證檔案影像化管理，結合高校的實際，論文提出高校會計檔案影像化管理模式和工作流程。具體包括：

第一，影像采集。影像采集通過掃描子系統實現，為整個系統的數據輸入端，主要將記賬憑證及相關附件（發票、合同等）在完成記賬后集中通過高速掃描儀轉化為數字化影像。該影像采集系統需支持各種掃描儀進行掃描。

第二，OCR識別建立索引。通過調用OCR識別接口，自動獲得憑證的相關信息，并建立精確索引。

第三，影像質檢和審核。通過技術手段對影像進行質檢，對因掃描問題造成影像無法識別的，進行差錯處理，要求重新掃描。影像質檢成功后調用系統中對應的前臺的數據，對OCR識別出來的會計憑證上的記賬要素進行審核，自動建立索引。

第四，異常處理。對OCR無法識別或識別錯誤的影像，需進行異常處理，通過人工核對，手工建立索引。

三、高校會計檔案影像化管理需要注意的問題

高校會計檔案影像化管理的關鍵在于影像的采集和OCR識別，如果掃描的速度很慢或OCR識別率很低，將會花大量的時間在會計檔案的掃描和人工比對上，無法發揮影像化管理帶來的各種優勢，甚至還不如傳統的手工管理。此外，高校會計檔案影像化管理方便檢索的同時，也面臨信息安全的問題，也需要采取相關措施防范風險。

（一）相關票據的粘貼應有利于快速掃描

以高校會計日常業務中最多的報銷為例，傳統的粘貼要求一般為發票或原始單據“魚鱗狀”粘貼，同時還要求經辦人在發票或原始單據的背面簽字。這樣的粘貼非常不利于發票或原始單據的掃描，應該進行改進。一種有效的做法是要求發票或原始單據以不相互重疊的方式粘貼在A4紙上，經辦人的簽名改為發票正面的空白處，A4紙相互間不裝訂、不粘貼。這樣將非常有利于發票或原始單據的快速掃描，提高掃描的效率。

（二）記賬憑證應有利于OCR識別

傳統的記賬憑證不利于OCR識別，需要進行改進。一種有效的做法是將記賬憑證的關鍵信息形成二維碼，OCR只需要對記賬憑證影像的二維碼進行識別，即可獲得記賬要素，實現影像的自動歸類和建立精確索引，降低異常情況，減少人工核對。

（三）建立會計檔案影像調閱管理制度

會計檔案影像的查詢借閱實行審批制度和登記制度，同時應由指定的終端設備進行查閱和打印。會計檔案影像所對應的紙質檔案進行塑封保存，為了防止篡改、調包、丟失和泄密，紙質檔案原則上不允許外借、不進行拆封調閱。

（四）建立有效的信息安全風險防范體系

與傳統紙質檔案管理相比，會計檔案影像化管理面臨信息安全風險。會計檔案影像化管理在方便檢索的同時，也會面臨會計檔案信息易泄露的風險。在會計檔案影像的信息共享中，如果各層級的網絡安全防護不足，如局域網內外用戶各級訪問權限的設置不科學、防火墻的更新不及時等，將會給黑客提供可乘之機，盜取相關會計資料。此外，存儲介質是會計檔案影像保存的載體，存儲介質一旦發生意外損壞或失效，都會導致會計檔案影像信息的丟失。因此，在會計檔案影像化管理中，需要重視信息安全的建設。一方面包括設置防火墻和各層級的訪問權限，避免給黑客提供可乘之機，防止會計信息的外泄；另一方面采取雙機熱備份的措施防止存儲介質的損壞或失效，有條件的高校可實行異地災備，通過異地備份，可以有效地避免地震、火災、故障等造成的數據丟失，提高會計檔案影像數據抵抗各種可能風險的能力。

（五）加大軟硬件設施建設和人才培養

會計檔案影像化管理需要軟硬件設施的支持，因此需要加大資金投入，建立標準機房并進行實時監控，做到防火、防水和防盜等。同時還需要選擇優良的軟件供應商，提高軟件運行的速度、穩定性和安全性。在會計檔案的影像化管理中，會計人員的素質的高低直接影響管理的質量。因此，需要不斷提高會計人員的綜合素質，培養會計人員的會計、檔案管理知識，以及信息技術知識。

四、結語

會計檔案影像化管理是指利用信息技術實現各類記賬憑證、檔案資料和電子交易流水數據的匹配關聯影像化存儲以及以影像為基礎的在線查詢和調閱。本文首先指出高校會計檔案影像化管理的必要性和可行性，然后介紹了高校會計檔案影像化管理工作流程，最后指出高校會計檔案影像化管理需要注意的問題：相關票據的粘貼應有利于快速掃描；記賬憑證應有利于OCR識別；建立會計檔案影像調閱管理制度；建立有效的信息安全風險防范體系；加大軟硬件設施建設和人才培養。

參考文獻

[1]韓俊仕.云計算環境下高校財務共享服務機制構建[J].財會通訊，2016.

[2]麻玉林.高校會計檔案信息化發展探析——以河南大學會計檔案信息化建設工作為例[J].現代教育技術，2009.

作者簡介：歐陽曼（1989-），女，漢族，湖北黃石人，華南理工大學財務處助理會計師，研究方向：會計信息化和績效評價；蘇運法（1957-），男，漢族，河南清豐人，華南理工大學副總會計師、財務處處長、高級審計師、正高級會計師，研究方向：高校財務管理、會計信息化、計算機審計。