新形勢下高校會(huì)計(jì)檔案影像化管理探究

歐陽曼+蘇運(yùn)法

【摘要】本文首先指出高校會(huì)計(jì)檔案影像化管理的必要性和可行性，然后介紹了高校會(huì)計(jì)檔案影像化管理工作流程，最后指出高校會(huì)計(jì)檔案影像化管理需要注意的問題：相關(guān)票據(jù)的粘貼應(yīng)有利于快速掃描；記賬憑證應(yīng)有利于OCR識(shí)別；建立會(huì)計(jì)檔案影像調(diào)閱管理制度；建立有效的信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范體系；加大軟硬件設(shè)施建設(shè)和人才培養(yǎng)。

【關(guān)鍵詞】高校會(huì)計(jì) 檔案 影像化管理

近年來，伴隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，財(cái)政一方面加大了投入，另一方面也加大了對高校各方面的考核，特別是2015年國務(wù)院印發(fā)的《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》，說明公共財(cái)政預(yù)算開始由以往的“投入型”向更加突出績效評價(jià)的“績效型”轉(zhuǎn)變。這就意味著，財(cái)政、審計(jì)等有關(guān)部門將逐步加大和加強(qiáng)對高校財(cái)務(wù)的檢查和審計(jì)力度。無論是外部有關(guān)部門的會(huì)計(jì)檢查還是學(xué)校內(nèi)部的財(cái)務(wù)分析，都需要來源于會(huì)計(jì)檔案，因此需要加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案的管理。

一、高校會(huì)計(jì)檔案影像化管理的必要性和可行性

現(xiàn)有的高校會(huì)計(jì)檔案管理主要是手工管理。手工管理具有成本低和靈活等優(yōu)勢，但也存在以下弊端：第一，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量眾多，在整理和裝訂時(shí)需要耗費(fèi)大量的人力和物力；第二，會(huì)計(jì)原始憑證分散，翻查不便，翻查多次易損壞；第三，無災(zāi)備措施，會(huì)計(jì)檔案經(jīng)損壞或丟失后無法復(fù)原；第四，原始憑證不易保存，如發(fā)票油墨易揮發(fā)，不利于憑證的后續(xù)查閱；第五，會(huì)計(jì)檔案信息孤立，無法與其他業(yè)務(wù)共享使用。

隨著高校會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，現(xiàn)有的高校會(huì)計(jì)管理已向智能化方向發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)控制和分析、信息聯(lián)網(wǎng)共享、網(wǎng)上報(bào)賬等會(huì)計(jì)信息化功能。因此高校會(huì)計(jì)檔案管理也必須與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)行影像化管理。

會(huì)計(jì)檔案影像化管理是指利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)各類記賬憑證、檔案資料和電子交易流水?dāng)?shù)據(jù)的匹配關(guān)聯(lián)影像化存儲(chǔ)以及以影像為基礎(chǔ)的在線查詢和調(diào)閱。會(huì)計(jì)檔案影像化管理比較成功的應(yīng)用案例便是銀行憑證檔案的影像化管理。商業(yè)銀行為了應(yīng)對信息化所帶來的憑證爆炸式增長，紛紛建立了以計(jì)算機(jī)索引、自動(dòng)高效的會(huì)計(jì)憑證檔案影像管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)一方面可以極大方便內(nèi)部人員進(jìn)行客戶信息的核實(shí)，另一方面可以從容應(yīng)對日益頻繁的監(jiān)管核查，是商業(yè)銀行提高市場競爭力的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工程。高校會(huì)計(jì)檔案影像化管理是未來檔案管理的發(fā)展趨勢，具有以下優(yōu)勢：一是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的自動(dòng)化和集約化管理，可在線共享，極大地方便會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱；二是翻查以電子影像為主，避免紙質(zhì)檔案多次翻查易損壞的缺點(diǎn)，同時(shí)還降低會(huì)計(jì)檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

二、高校會(huì)計(jì)檔案影像化管理工作流程

參考商業(yè)銀行憑證檔案影像化管理，結(jié)合高校的實(shí)際，論文提出高校會(huì)計(jì)檔案影像化管理模式和工作流程。具體包括：

第一，影像采集。影像采集通過掃描子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，為整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入端，主要將記賬憑證及相關(guān)附件（發(fā)票、合同等）在完成記賬后集中通過高速掃描儀轉(zhuǎn)化為數(shù)字化影像。該影像采集系統(tǒng)需支持各種掃描儀進(jìn)行掃描。

第二，OCR識(shí)別建立索引。通過調(diào)用OCR識(shí)別接口，自動(dòng)獲得憑證的相關(guān)信息，并建立精確索引。

第三，影像質(zhì)檢和審核。通過技術(shù)手段對影像進(jìn)行質(zhì)檢，對因掃描問題造成影像無法識(shí)別的，進(jìn)行差錯(cuò)處理，要求重新掃描。影像質(zhì)檢成功后調(diào)用系統(tǒng)中對應(yīng)的前臺(tái)的數(shù)據(jù)，對OCR識(shí)別出來的會(huì)計(jì)憑證上的記賬要素進(jìn)行審核，自動(dòng)建立索引。

第四，異常處理。對OCR無法識(shí)別或識(shí)別錯(cuò)誤的影像，需進(jìn)行異常處理，通過人工核對，手工建立索引。

三、高校會(huì)計(jì)檔案影像化管理需要注意的問題

高校會(huì)計(jì)檔案影像化管理的關(guān)鍵在于影像的采集和OCR識(shí)別，如果掃描的速度很慢或OCR識(shí)別率很低，將會(huì)花大量的時(shí)間在會(huì)計(jì)檔案的掃描和人工比對上，無法發(fā)揮影像化管理帶來的各種優(yōu)勢，甚至還不如傳統(tǒng)的手工管理。此外，高校會(huì)計(jì)檔案影像化管理方便檢索的同時(shí)，也面臨信息安全的問題，也需要采取相關(guān)措施防范風(fēng)險(xiǎn)。

（一）相關(guān)票據(jù)的粘貼應(yīng)有利于快速掃描

以高校會(huì)計(jì)日常業(yè)務(wù)中最多的報(bào)銷為例，傳統(tǒng)的粘貼要求一般為發(fā)票或原始單據(jù)“魚鱗狀”粘貼，同時(shí)還要求經(jīng)辦人在發(fā)票或原始單據(jù)的背面簽字。這樣的粘貼非常不利于發(fā)票或原始單據(jù)的掃描，應(yīng)該進(jìn)行改進(jìn)。一種有效的做法是要求發(fā)票或原始單據(jù)以不相互重疊的方式粘貼在A4紙上，經(jīng)辦人的簽名改為發(fā)票正面的空白處，A4紙相互間不裝訂、不粘貼。這樣將非常有利于發(fā)票或原始單據(jù)的快速掃描，提高掃描的效率。

（二）記賬憑證應(yīng)有利于OCR識(shí)別

傳統(tǒng)的記賬憑證不利于OCR識(shí)別，需要進(jìn)行改進(jìn)。一種有效的做法是將記賬憑證的關(guān)鍵信息形成二維碼，OCR只需要對記賬憑證影像的二維碼進(jìn)行識(shí)別，即可獲得記賬要素，實(shí)現(xiàn)影像的自動(dòng)歸類和建立精確索引，降低異常情況，減少人工核對。

（三）建立會(huì)計(jì)檔案影像調(diào)閱管理制度

會(huì)計(jì)檔案影像的查詢借閱實(shí)行審批制度和登記制度，同時(shí)應(yīng)由指定的終端設(shè)備進(jìn)行查閱和打印。會(huì)計(jì)檔案影像所對應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行塑封保存，為了防止篡改、調(diào)包、丟失和泄密，紙質(zhì)檔案原則上不允許外借、不進(jìn)行拆封調(diào)閱。

（四）建立有效的信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范體系

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，會(huì)計(jì)檔案影像化管理面臨信息安全風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)檔案影像化管理在方便檢索的同時(shí)，也會(huì)面臨會(huì)計(jì)檔案信息易泄露的風(fēng)險(xiǎn)。在會(huì)計(jì)檔案影像的信息共享中，如果各層級的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)不足，如局域網(wǎng)內(nèi)外用戶各級訪問權(quán)限的設(shè)置不科學(xué)、防火墻的更新不及時(shí)等，將會(huì)給黑客提供可乘之機(jī)，盜取相關(guān)會(huì)計(jì)資料。此外，存儲(chǔ)介質(zhì)是會(huì)計(jì)檔案影像保存的載體，存儲(chǔ)介質(zhì)一旦發(fā)生意外損壞或失效，都會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案影像信息的丟失。因此，在會(huì)計(jì)檔案影像化管理中，需要重視信息安全的建設(shè)。一方面包括設(shè)置防火墻和各層級的訪問權(quán)限，避免給黑客提供可乘之機(jī)，防止會(huì)計(jì)信息的外泄；另一方面采取雙機(jī)熱備份的措施防止存儲(chǔ)介質(zhì)的損壞或失效，有條件的高校可實(shí)行異地災(zāi)備，通過異地備份，可以有效地避免地震、火災(zāi)、故障等造成的數(shù)據(jù)丟失，提高會(huì)計(jì)檔案影像數(shù)據(jù)抵抗各種可能風(fēng)險(xiǎn)的能力。

（五）加大軟硬件設(shè)施建設(shè)和人才培養(yǎng)

會(huì)計(jì)檔案影像化管理需要軟硬件設(shè)施的支持，因此需要加大資金投入，建立標(biāo)準(zhǔn)機(jī)房并進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，做到防火、防水和防盜等。同時(shí)還需要選擇優(yōu)良的軟件供應(yīng)商，提高軟件運(yùn)行的速度、穩(wěn)定性和安全性。在會(huì)計(jì)檔案的影像化管理中，會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)的高低直接影響管理的質(zhì)量。因此，需要不斷提高會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)會(huì)計(jì)人員的會(huì)計(jì)、檔案管理知識(shí)，以及信息技術(shù)知識(shí)。

四、結(jié)語

會(huì)計(jì)檔案影像化管理是指利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)各類記賬憑證、檔案資料和電子交易流水?dāng)?shù)據(jù)的匹配關(guān)聯(lián)影像化存儲(chǔ)以及以影像為基礎(chǔ)的在線查詢和調(diào)閱。本文首先指出高校會(huì)計(jì)檔案影像化管理的必要性和可行性，然后介紹了高校會(huì)計(jì)檔案影像化管理工作流程，最后指出高校會(huì)計(jì)檔案影像化管理需要注意的問題：相關(guān)票據(jù)的粘貼應(yīng)有利于快速掃描；記賬憑證應(yīng)有利于OCR識(shí)別；建立會(huì)計(jì)檔案影像調(diào)閱管理制度；建立有效的信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范體系；加大軟硬件設(shè)施建設(shè)和人才培養(yǎng)。

參考文獻(xiàn)

[1]韓俊仕.云計(jì)算環(huán)境下高校財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)制構(gòu)建[J].財(cái)會(huì)通訊，2016.

[2]麻玉林.高校會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展探析——以河南大學(xué)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)工作為例[J].現(xiàn)代教育技術(shù)，2009.

作者簡介：歐陽曼（1989-），女，漢族，湖北黃石人，華南理工大學(xué)財(cái)務(wù)處助理會(huì)計(jì)師，研究方向：會(huì)計(jì)信息化和績效評價(jià)；蘇運(yùn)法（1957-），男，漢族，河南清豐人，華南理工大學(xué)副總會(huì)計(jì)師、財(cái)務(wù)處處長、高級審計(jì)師、正高級會(huì)計(jì)師，研究方向：高校財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)信息化、計(jì)算機(jī)審計(jì)。