淺談檔案起源和現實工作中的作用

摘 要：在機關工作二十多年，每一屆領導對檔案的認知程度都很有限，對檔案的作用也知之甚少，因為不夠重視，造成很多的寶貴的資料流失，只有讓廣大工作者了解檔案在現實工作中的作用，才能做好檔案工作。

關鍵詞：檔案；起源；作用

1 “檔案”的起源

“檔案”一詞，最早解釋，是康熙四十六年（公元1707年）楊賓的《柳邊紀略》一書。“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也，存儲年久者曰檔案。”這是迄今所見最早對“檔案”一詞的說明。語義學意義上的“檔案”一詞，應當說具有形象的和內在的意義。“檔”，《康熙字典》解釋為“橫木框檔”，即木架框格的意思。“案”，“說文解字”解釋為“幾屬”，即小桌一類的東西。由此引申，又把處理一樁事件的有關文件叫做一案，并通稱收存的官方文件為“案”、“卷案”、“案卷”。“檔”字和“案”字連用，就是存入檔架收貯起來的案卷，而把放置檔案的架子稱作檔架，把一格稱為一檔。這些叫法有的一直沿用下來，但是其含義已經得到了深化和發展。

檔案所包含的學科有：《文書學》、《檔案管理學》、《檔案學概論》、《科技檔案管理學》、《檔案保護技術學》。機關檔案的種類有：文書檔案、人事檔案、會計檔案、聲像檔案。檔案的定義：是“國家機構、社會組織和個人在各項活動中直接形成的具有保存利用價值的各種載體形式的歷史記錄。”這是關于檔案定義作為行業標準的文字表述，是2001年國家新頒布的中國檔案行業標準，是在現實生活中我們應該遵循的。

2 檔案的作用

檔案作為歷史記錄，它縱連歷史諸多階段，橫貫社會各個領域，它記述了人類實踐活動的過程，存儲了大量的原始信息，具有珍貴的價值和廣泛的作用。就其基本作用，可以概括為憑證作用和參考作用，這是由檔案的形成規律和基本屬性所決定的。這兩大基本作用，主要體現為以下幾個方面：

2.1 行政管理的查考憑據

檔案是行政管理機關以往工作的記錄。它記錄了上級機關對下級機關的領導與指導，本單位的工作活動，下級機關向上級機關的請示與報告，平級機關間的商洽與交流，以及機關與人民群眾之間的溝通和聯系。所以機關為了行政管理，為了維持正常的管理秩序，提高工作效率，無論是熟悉情況、制定計劃，還是總結經驗、預測未來，都需要以檔案作為查考依據。是開展工作、處理問題和決策的必要條件。實際工作中無數事實充分證明：有檔可查，可以提高機關行政管理工作的效率和質量；無檔可依，就會給管理工作造成困難和損失。

2.2 業務活動的可靠資料

人類諸多領域開展的業務活動，檔案都有豐富的記載。人類的業務活動是一個連續和繼承的過程，往往前一階段形成的檔案就是后一階段的依據和憑證。現階段形成的檔案，又為將來提供依據和憑證。尤其人類在業務活動分工的細化，科技含量的增加，業務管理的規范，檔案在業務活動中所提供資料的可靠性更加明顯。工、農、商貿活動無一不有檔案的蹤跡和作用，檔案的可靠性更是不可動搖的。無論是市場營銷、金融貿易、協議洽談等，都以在業務活動中形成的檔案為憑。人們常說的“空口無憑，立字為證”，就是檔案作用的形象描述。就科學研究而言，檔案的可靠性更是發揮的淋漓盡致。科學研究是對新知識或已有知識的深化探索。人們在進行任何科學研究都不是從零開始的，需借鑒和繼承前人的研究成果，掌握充分的文獻資料，檔案就是可供借鑒的重要依據，是進行科學研究的基礎和前提條件。尖端技術研究、自然科學研究、社會科學研究和思維科學研究，都以原始檔案作為重要支撐和依托。著名史學家鄭天挺在評價檔案作為史料的作用時說：“靠傳說、靠記錄流傳下來，如無旁證都不盡可信。歷史檔案是原始資料的原始資料，應該占最高地位。”

2.3 維護國家、集體和個人權益的法律依據

從檔案的形成來看，它是事件的當時、當地、當事人在活動中的原始記錄，這些記錄不僅反映了事件的原始過程，也反映了當事人的法律權益。正因為這些材料有的記錄了當事者的社會關系、經濟關系和政治關系的組成，有的記載了有關事件的過程，各方面承擔的權利和義務，以及當事人具有的資歷、待遇和榮譽等。一旦當事者或某些方面發生疑問、爭執和糾紛時，那么這些文件的原始記錄——檔案，則最能直接有力地說明事實的真實及當事人權益的歸屬，成為權威的法律依據，并有一定的物證作用。檔案在維護國家和民族利益方面發揮的作用，在解決機關單位和個人的合法利益的事例舉不勝舉；反之因缺乏檔案的有力舉證，而使當事者陷入尷尬境地或痛失權益的事件也比比皆是。（案例）2002年。洛陽市接到通知，因我市某國企在世界銀行的貸款到期后無法償還，提供擔保的市政府需承擔4000萬的損失。而市政府相關負責人記得，該國企在10年前被“并入”一家中字頭公司，相關債務應由該公司承擔。怎么辦呢？查閱檔案，檔案局工作人員通過查閱：找到了一份省發改委致洛陽市政府的相關申請批復原件，文件清楚記載了該國企系“并入”該中字頭公司。隨后，市政府立即派人帶著相關檔案趕赴北京說明情況并得到采用，避免了巨大損失。

2.4 宣傳教育的生動素材

檔案內容的豐富性、來源的可靠性、記錄的原始性，決定了它是中華民族文明積累的結晶，檔案對社會主義精神文明建設具有十分重要作用，主要在兩個方面：首先檔案本身可作為宣傳教育的直接材料。革命歷史檔案是革命實踐的總結，體現人民革命斗爭的成果。利用廣播、電視、報刊雜志，等宣傳工具公布檔案，舉辦檔案展覽、陳列檔案，將檔案內容公諸于世，可使檔案直接發揮作用。其次以檔案為素材著書立說，撰寫回憶錄，進行文藝創作，用生動形象的方式展現在大眾面前，進行愛國主義教育、革命傳統教育、歷史知識和科學知識教育等。

2.5 政治斗爭的必要工具

檔案記載了不同歷史階段的社會政治、經濟、法律等方面的情況，這些原始記錄，歷來成為階級統治和進行各種政治斗爭的工具。我國現存的檔案記有國內外敵對勢力在中國進行的許多罪惡活動以及中國人民進行革命斗爭的情況和有關的歷史。黨和國家一向重視利用檔案，把它作為從事政治斗爭的可靠根據和銳利武器。例如，對于日本侵華戰爭中駭人聽聞的南京大屠殺事件，日本右翼勢力一直否認。但1994年從遼寧檔案館發現的一組由當時日本侵略者自己形成的記載這一事件的日文檔案和南京市檔案館保存的崇善堂埋尸檔案，南京偽政府檔案等原始記錄，鐵證如山地證實了南京大屠殺的真實性，有力地回擊了日本右翼勢力的信口雌黃，揭露了日本侵略者的本質。隨著社會檔案意識的提高，人們民主意識的增強及我國與國際交往的不斷發展，檔案在諸多方面的作用，將有更大的拓展空間，更好地為經濟建設和社會發展服務。所以說檔案的作用是不可小視的，它有一個潛在價值向現實價值轉變的過程。

檔案所包含的領域非常廣，檔案記錄著從古至今的社會變遷、歷史事件、科學技術、經濟政治、軍事外交、文化教育、國土疆域、地理區劃、交通運輸、水文地質、物產資源、風俗民情、天災人禍等各方面的歷史記錄，它不僅貯存了大量知識，而且記載著其它各種信息。它是人類在認識和改造世界活動中直接所獲得信息的途徑，成為人類社會存在和發展所必須的一種重要信息資源。檔案是我們國家和民族文化建設的歷史記憶，傳承文明的重要載體，檔案是國家的寶貴財富，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。其實檔案行業要做的事情還有很多，它所蘊含的科學規律我們還知之甚少，而它的歷史價值 、文化價值和社會價值，不管現在還是潛在的，都算是功在當代、利在千秋的事業。

作者簡介

馬娥（1968-），女，漢族，河南洛陽人，河南省陸渾水庫管理局職工，現從事檔案管理工作。