論企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和對策研究

周斐

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和日常管理中形成的各項(xiàng)記錄，具有重要的使用價(jià)值。但是我國的企業(yè)檔案管理仍然存在不少問題，企業(yè)管理層和工作人員缺乏檔案管理的正確認(rèn)識、其工作方式跟不上企業(yè)發(fā)展、檔案管理制度不規(guī)范、檔案管理的工作人員自身素質(zhì)不高等問題，因此需要我們重視檔案管理、規(guī)范企業(yè)檔案管理制度、轉(zhuǎn)變工作方式、提升檔案管理的綜合素質(zhì)和建立大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理系統(tǒng)，從而發(fā)揮檔案管理對企業(yè)經(jīng)營的作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案管理的現(xiàn)狀；對策研究

1 引言

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和日常管理中形成的有形和無形事務(wù)的各項(xiàng)記錄，具有重要的使用價(jià)值，不僅是生產(chǎn)經(jīng)營的記錄，企業(yè)經(jīng)營管理的具體內(nèi)容，也是企業(yè)進(jìn)行決策管理的依據(jù)、提升競爭力途徑，還是維護(hù)生產(chǎn)經(jīng)營的保障之一。但是我國大部分企業(yè)并未意識到檔案管理的作用和重要性，只是作為生產(chǎn)經(jīng)營的輔助項(xiàng)目之一，企業(yè)中也缺乏有效的檔案管理工作，因此本文期望通過分析企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，挖掘提高企業(yè)檔案管理的有效途徑，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的有序發(fā)展和企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 缺乏檔案管理的正確認(rèn)識

企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營過程中是以利潤為第一位的，而檔案管理并不能產(chǎn)生直接利潤，或者說企業(yè)管理層認(rèn)為檔案管理作為公司后勤工作的一種，可有可無，再加上檔案管理工作的默默無聞，更使得企業(yè)認(rèn)識不到檔案管理工作的重要性。一方面企業(yè)管理者和員工認(rèn)為檔案管理的工作內(nèi)容只是收集資料而已，沒有實(shí)用價(jià)值；另一方面，檔案管理的工作人員缺乏主動服務(wù)意識，對檔案管理敷衍了事，缺乏認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。

2.2 檔案管理的工作方式跟不上企業(yè)發(fā)展

首先有些企業(yè)在檔案管理中沒有應(yīng)用信息化手段進(jìn)行管理，使得查找檔案的速度和效率低下；其次企業(yè)檔案管理的服務(wù)水平?jīng)]有及時(shí)跟上，如注重保管輕視利用檔案資料的現(xiàn)象，沒有發(fā)揮其在企業(yè)管理的重要性和作用；最后檔案資料收集本身不夠全面，雖然企業(yè)檔案有文本資料和戶籍檔案等類別，但是缺少了企業(yè)其他形式的檔案收集，比如照片、錄像、聲音、實(shí)物等，使得企業(yè)檔案的片面化和缺乏系統(tǒng)性。

2.3 檔案管理制度的不規(guī)范

由于一些企業(yè)對檔案管理工作的不重視，也導(dǎo)致了缺乏健全、規(guī)范和系統(tǒng)的檔案管理制度，檔案管理處于放任自流狀態(tài)，其他部門推諉或者拒絕提供檔案資料時(shí)也不能拿出管理制度進(jìn)行規(guī)范，一些重要檔案不能及時(shí)歸檔，因此導(dǎo)致了檔案管理的工作停滯不前。再加上檔案管理工作方式的落后，公司一些重要資料也發(fā)生丟失或者損壞的現(xiàn)象。

2.4 檔案管理工作人員的自身素質(zhì)問題

一方面企業(yè)的檔案管理人員很多是由其他部門的兼職人員，他們的責(zé)任心不足，加上缺乏專業(yè)的檔案管理知識，影響了檔案管理水平；另一方面現(xiàn)有專職的檔案管理人員也存在缺乏專業(yè)知識的培訓(xùn)，檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理手段，在日常工作中由于缺乏檔案管理知識而不能夠解決實(shí)際工作問題。再加上缺乏規(guī)范和健全的檔案管理制度，無法協(xié)調(diào)各個(gè)部門的檔案管理工作，使得檔案管理的難度增加。

3 企業(yè)檔案管理的應(yīng)對對策

3.1 正確認(rèn)識檔案管理的重要性

作為企業(yè)要認(rèn)識到檔案管理對于企業(yè)經(jīng)營的意義，加強(qiáng)檔案管理的信息化管理方式，創(chuàng)新檔案管理的模式，使得檔案管理與企業(yè)發(fā)展相協(xié)調(diào)，發(fā)揮檔案管理促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的作用。企業(yè)管理層要把檔案管理作為重點(diǎn)工作之一，定期關(guān)注、檢查和分析檔案管理的工作。特別是檔案管理人員要認(rèn)識到檔案信息化的重要意義，通過科學(xué)化的檔案管理模式規(guī)避手工檔案管理的弊端，強(qiáng)化檔案管理部門和人員的責(zé)任意識，建立健全檔案管理制度和管理體系，細(xì)化檔案管理工作，使得每個(gè)人能夠各負(fù)其責(zé)、權(quán)責(zé)統(tǒng)一，落實(shí)檔案管理的責(zé)任目標(biāo)。

3.2 轉(zhuǎn)變檔案管理的工作方式

第一利用信息化手段提升檔案管理水平，使用檔案管理軟件、電子檔案管理、檔案管理系統(tǒng)等多種技術(shù)手段提升現(xiàn)代化檔案管理水平；第二在企業(yè)管理層對檔案管理重視下，建立自上而下的檔案管理體系，對檔案管理做到有效管理，查漏補(bǔ)缺，防止推諉扯皮現(xiàn)象；第三檔案管理的類型更加豐富多樣，除了文本資料和戶籍檔案外，增加錄像、聲音、照片和事物等檔案種類，使得檔案管理的種類和信息緊跟企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營活動。第四提高檔案管理的利用率，轉(zhuǎn)變“重保存輕利用”的觀念，充分利用檔案資料的使用價(jià)值，為企業(yè)現(xiàn)今和未來的發(fā)展提供依據(jù)、借鑒和參考作用，把企業(yè)檔案作為“活資料”和“活歷史”使用，提高檔案管理的利用率。

3.3 規(guī)范檔案管理制度

企業(yè)還要逐步完善檔案管理制度，一方面檔案管理的本部門人員嚴(yán)格按照制度進(jìn)行歸檔、儲存、收集和整理等工作，出現(xiàn)問題紕漏和突發(fā)事件及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度執(zhí)行，對檔案借閱中出現(xiàn)的破損、丟失和逾期不還等情況追求其責(zé)任人。另一方面規(guī)范企業(yè)內(nèi)其他部門的檔案管理行為，在檔案管理的橫向管理組織中，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的橫向溝通，各部門之間的員工對檔案資料的索取、歸檔、整理和收集等都能做到有效溝通。

3.4 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)設(shè)立專職的檔案管理人員，消除其他部門兼職的現(xiàn)象，還要選擇責(zé)任心強(qiáng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)、執(zhí)行力強(qiáng)和綜合素質(zhì)高的員工從事檔案管理，對在職的檔案人員加強(qiáng)專業(yè)知識培訓(xùn)，對他們也要定期舉行檔案管理知識的再教育，鼓勵(lì)員工開展檔案管理的技術(shù)培養(yǎng)和管理研究，并重點(diǎn)培養(yǎng)他們的信息化水平。通過檔案管理信息化和軟件技術(shù)提高他們的工作效率，減少檔案管理的工作量，降低檔案管理的人為失誤。

3.5 建立大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理系統(tǒng)

隨著大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的跨越式發(fā)展，不僅改變了人和信息的關(guān)系，還改變著人民的就業(yè)方式、商業(yè)模式和崗位設(shè)置。特別是網(wǎng)絡(luò)媒體為主導(dǎo)的現(xiàn)代社會，大數(shù)據(jù)成為社會化營銷和企業(yè)決策的依據(jù)，因此作為企業(yè)的檔案管理也要跟上大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐，建立大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理系統(tǒng)。大數(shù)據(jù)環(huán)境與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，以網(wǎng)絡(luò)化、海量數(shù)據(jù)信息、科技化、多樣式的檔案信息戰(zhàn)略，在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行全面推廣，也是企業(yè)走向國際化的組成部分之一。通過大數(shù)據(jù)的檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)決策和企業(yè)管理提供咨詢服務(wù)和管理決策依據(jù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息時(shí)代的跨越式發(fā)展。

4 結(jié)束語

企業(yè)的檔案管理是企業(yè)進(jìn)行決策管理的依據(jù)、提升競爭力途徑、維護(hù)生產(chǎn)經(jīng)營的保障。但是我國大部分企業(yè)并未意識到檔案管理的作用和重要性，我國的企業(yè)檔案管理仍然存在不少問題，如缺乏檔案管理的正確認(rèn)識、其工作方式跟不上企業(yè)發(fā)展、檔案管理制度不規(guī)范、檔案管理的工作人員自身素質(zhì)不高等問題，因此需要我們不斷規(guī)范企業(yè)檔案管理制度，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下建立高效的檔案管理系統(tǒng)，從而使得檔案管理與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展相協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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