淺談會計檔案查考利用在企事業中的作用

摘 要：隨著我國經濟水平的提升，會計檔案的作用越來越明顯。我國的很多企事業單位在財務管理方面都存在著各種各樣的問題，但經過對會計檔案的考察之后，能夠及早的發現企事業單位中存在的財會問題。文章主要研究了會計檔案的考察和利用對企事業單位的作用。筆者從會計檔案的概述角度出發，并闡述了會計檔案對于企事業單位的重要性。筆者將深入分析會計檔案的考察及利用對企事業單位產生的影響，期待能夠幫助企事業單位建立經濟保障。

關鍵詞：會計檔案；考察利用；企事業單位；作用

我國的經濟進步越快，會計檔案的應用領域也就越廣泛。在企事業單位當中，要想確保對財務工作進行有序的管理，需要規范化的管理會計檔案，促使會計檔案的嚴謹和完善，保障未來對于企事業單位的財務審查過程中能夠擁有最有力的依據。會計檔案的考察及利用對企事業單位具有重要的作用，但越來越多的企事業單位忽略掉對會計檔案的考察，不善于利用會計檔案來檢驗企業的財務狀況，不少企事業單位都因為在該方面的疏忽而造成了損失。

1 會計檔案概述

（一）會計檔案釋義

所謂的會計檔案是指會計方面的專業材料，這部分材料包含了會計憑證、財務報告以及會計賬本等多種信息，能夠為企事業的會計核算提供依據。該部分材料中記錄了企事業單位的經濟狀況以及財務支出和收入，能夠最為重要的檢舉查考依據。根據我國法律對于會計的相關規定可以看出，企事業單位的會計相關材料受到法律的保護[1]。企事業單位所存檔的會計材料需要將企業是單位中的財務各項活動都記錄到材料當中。

（二）會計檔案特點

傳統的企事業單位在會計檔案的記錄和管理方面具有執行性的特點，就是檔案管理人員按照上級領導的指示來建立會計檔案。而會計檔案中所包含的材料多為紙質版，由會計人員人工完成對各種資料的收集?，F代的會計檔案又發生了新的變化。隨著信息技術的廣泛應用，企事業單位也將信息化技術引入到會計檔案當中。據會計檔案變得更加完善和全面。其所收集的材料多為電子版本，由會計人員利用計算機進行材料的建檔，并分析出各種財務數據。傳統的會計檔案具有一定的可視性，根據會計檔案的重要性來看，一旦紙質的會計檔案遺失或被他人看見，就會造成企業財務狀況外泄的安全隱患。而現代化的會計檔案是不可視的，也就是不能夠憑借肉眼直接看見的，電子檔案存檔在光盤當中，需要利用電子計算機才能夠進行讀取，不易丟失，也不易被他人看見[2]。

2 會計檔案的重要性

企事業單位的會計檔案是其財務管理活動的最原始記錄，能夠以詳細的數據信息記錄下企事業單位近年來的所有財務動向，可以作為憑證來進行保存。企事業單位對于會計檔案的管理能夠為其經濟決策打下良好的基礎，也是在變相的保護國家以及個人的財產安全，能夠在上級對企事業單位進行審計的過程中作為一種重要的審計憑證。而擁有了完善的會計檔案管理系統，就相當于對企事業單位的領導者以及工作人員進行了監督和管理，確保其不在工作中貪污腐敗。一方面，國家需要不定期的匯總企事業單位的財務數據，而會計檔案就是財務數據匯總的最佳途徑。國家對企事業單位進行考核，并為其制訂發展目標和預算，需要企事業單位及時執行計劃，并向著有利于企事業經濟發展的方向前進。企事業單位所做出的決策是根據國家所制定的考核目標而決定的，會計檔案就是國家考核企事業單位是否按照國家預定的方向前進的主要依據[3]。另一方面，企事業單位所建立的會計檔案能夠很詳細的記錄下其運營狀況，起到了有效的監督作用。國家要求每個人都要盡繳納稅款的義務，企事業單位的會計檔案在后期的查考過程中能夠監督單位的工作人員，確保其并沒有出現違法犯罪的行為，不會損害國家的利益。

3 會計檔案考察及利用對企事業單位的作用

（一）檢驗企事業領導者品質

對于企事業單位來講，評價其領導者在工作期間是否做到了廉潔，并不是依靠員工對其的印象，也不是憑借其自己對自己的描述。而是根據這些年來企事業單位所記錄的會計檔案來查考領導者在任期間是否出現財務紕漏。企事業單位中的領導者在離職之前，組織上都會對會計檔案進行查考，并對領導者在任期間的經濟活動進行調查[4]。經過一系列的搜證之后，組織上將會得到大量的企事業單位領導者的相關信息，而會計檔案就是查考中的重要依據。只要組織上在對會計檔案的查考中沒有發現領導者存在財務方面的糾葛，就能夠證明領導者的廉潔。反之，一旦組織上在會計檔案中發現了領導者在財務方面的相關數據無法與實際情況相對應，就能夠證明領導者存在貪污現象。所以，企事業單位中的會計檔案查考非常重要，尤其是對財會檔案的查考。會計檔案查考能夠直接證明領導者是否清白。

（二）打擊經濟犯罪

企事業單位中的會計檔案也是為打擊違法犯罪而設立的。近年來，我國的經濟狀況已經發生了非常大的變化，經濟水平保持持續上漲的狀態，居民的生活越來越好。而我國所制定的小康目標也快要實現。但我國畢竟還處于發展中國家的行列當中，很多的制度以及法律法規都不健全，一些保障公民及國家利益的法律條款還沒有得以完善，因此對企事業單位的監督管理還存在著漏洞[5]。由于法律以及制度對企事業單位的約束力較小，在企事業單位中經常會出現違法亂紀的現象，一些在職干部利用自身的職權進行經濟犯罪，侵害了國家的財產，以此來滿足自身以及身邊親人的利益。企事業單位在對會計檔案進行查考的過程中能夠有效的找出這些違法亂紀的人，并對其實施打擊，確保國家的經濟利益不受侵犯。

（三）為企事業經濟發展提供保障

我國的人民代表大會曾提出了關于人民利益的問題，我國的執政黨也一直保持著以人為本的理念和原則在完成國家治理工作。國家的實力離不開人民群眾的支撐，只有保障了人民的利益，才能夠保全國家的利益。企事業單位的發展目標就是為解決民眾的問題，幫助其提高經濟水平。近年來，大批的老干部到了退休的年齡，一些青年干部走上了領導階層。但新時代的干部思想與老干部不同，與人民群眾的距離也越來越遠，無法徹底了解民眾的經濟狀態。企事業單位中的會計檔案已經記錄了經濟發展的相關數據。需要青年干部積極了解會計檔案，并對會計檔案進行查考，就能夠根據會計檔案中的經濟活動賬目查詢出企事業單位是否出現財務損失[6]。以會計檔案作為憑據，積極查考企事業單位的賬目往來，從而確保了企事業單位的經濟利益，也確保了人民的利益，增強了國家的經濟實力。

4 結論

總而言之，企事業單位應該了解到查考會計檔案的意義，積極利用會計檔案的作用來肅清企事業單位中的腐敗之風。擁有會計檔案作為保障，企事業單位在查考財務部門時就能夠掌握最直接的證據。作為會計檔案的管理者，需要以最認真的態度來對待會計檔案的管理工作。企事業單位的領導者也要正視會計檔案的查考，從而積極了解企事業單位的財務狀況，確保企事業單位的財務安全。

參考文獻

[1]顧旭.淺談會計檔案管理工作的發展及對策[J].現代經濟信息，2014，08（06）：75.

[2]郭玉紅.試論會計電算化環境下會計檔案管理工作的重要性[J].現代經濟信息，2011，05（15）：132.

[3]龍玉蘭.新形勢下會計檔案的規范化管理研究[J].經營管理者，2011，02（20）：229.

[4]薛燕紅.淺談財務管理在管理會計中的作用[J].企業研究，2012，02（22）：116-117.

[5]劉莉.淺談檔案管理對圖書館事業發展的作用[J].科技情報開發與經濟，2010，04（02）：87-89.

[6]李曄潔.淺談財務會計電子檔案管理與再使用[J].合作經濟與科技，2013，02（22）：88-89.

作者簡介

關紹鵬（1962-），男，遼寧省沈陽市，館員，本科，研究方向：檔案管理。