淺析高校辦公室公文電子化管理的必要性

吳娜

【摘要】隨著網絡的發(fā)展，公文電子化必將成為未來公文處理的趨勢。但在現階段，電子化與傳統辦公仍需經歷一段并行的過渡期。以東莞理工學院城市學院為例，探討現階段推行公文電子化的困境以及如何優(yōu)化電子公文處理，確保各項工作高效、準確完成，推進校園“無紙化”辦公進程。

【關鍵詞】高校；辦公室；公文處理；電子化

東莞理工學院城市學院位于廣東省東莞市，是一所全日制本科獨立學院。學校于2011年就啟動數字化校園項目，目前學院正在積極建設校園辦公自動化系統來初步實現公文電子化管理，公文電子化管理對傳統辦公方式的變革，適應了人們工作的普遍需要，也給公文管理帶來了極大方便和益處。

一、高校辦公室公文管理現狀

公文管理是高校行政工作的一項首要的工作職責和任務，也是承上啟下、內外溝通的重要途徑。公文管理工作是高校辦公室的日常工作，也是一項工作量相對較大的基礎性工作，做好公文處理工作對于高校行政工作的順利開展有著非常重要的意義。以東莞理工學院城市學院為例，辦公室的公文管理主要以收文管理、發(fā)文管理、請示報告為主。收文管理，主要是處理上級單位及外單位來文的接收、擬辦、送呈辦、傳閱、簽批意見等工作，實現外來文件的順利傳達及存檔功能。發(fā)文管理，主要用于管理學院內部的發(fā)文工作，實現文件的起草、審核、簽發(fā)、校對、套用紅頭、蓋章、發(fā)布、歸檔等流程的管理。請示報告，主要用于學院內部簽呈、請示、報告，實現文件的順利傳達與簽批功能。以學院日常收文為例，傳統收文模式是接收文件后打印、編號、起草、校對，由專人送至相關院領導審批后，再次復印，由辦公室人員轉交執(zhí)行部門或執(zhí)行部門派專人領取。以收文人員擬稿開始計算工作日，處理整套文件的流程制作處理箋、送稿、擬辦、簽批、分發(fā)等環(huán)節(jié)需要花費至少5個勞動量。如需重新打印、督辦則需再增加2個勞動量。而通常這些工作是由1-2個工作人員完成，處理環(huán)節(jié)銜接時間的拖延不算，只是完成一個程序需要的人力遠遠超過實際需要。由于高校行政人員工作繁雜瑣碎，日常工作重復性強，創(chuàng)新點少，這就造成傳統辦公室事務繁多、工作量難以計算、人員稀缺等現象。

二、高校辦公室公文電子化管理應用的必要性

（一）提高公文處理效率，推進信息資源共享。高校公文電子化管理能夠加快目前高校公文工作流轉時效，突破紙質化辦公的地域以及時間限制。高校中的領導大多不是單一地從事行政工作，還會有例如上課、參加評審會議、學術會議、考察交流等外出事務，公文紙質化辦公大大限制了文件的處理時效性。以東莞理工學院城市學院為例，學院辦公室配備收文負責人1名、發(fā)文負責人1名。收文每日對接上級單位文件平均8-10份，均需打印后呈送簽批，簽批程序繁瑣，如多個部門處理，則需多位院領導簽批后發(fā)送至執(zhí)行部門。因此，采取公文電子化管理就可以替代人工呈送的方式進行文件的及時簽批與審閱，使領導第一時間獲得文件的信息，也可以為辦公事務繁雜的文職人員節(jié)省時間，提高工作效率，更能做到對每份文件的程序監(jiān)控，確保每項工作按時準確地落實。推進公文電子化管理，也可以加強部門間協作的效率。

（二）節(jié)約辦公成本，規(guī)范公文歸檔。建設節(jié)約型校園已經成為現今高校發(fā)展及考核的標準之一，由于紙質公文流轉過程繁瑣，需要多次印制分發(fā)及印制存檔，造成了紙張和人力的極大浪費，同時因為人力工作的局限性造成文件跟進處理不及時、文件錯發(fā)、漏發(fā)以及延誤等，都影響著文件及相關工作的開展。相比之下，利用電子化對公文進行管理，可以大大節(jié)約上述的人力及資源浪費，將重復性及日常性的工作交給系統代為完成。依靠現代化管理技術，建立文件歸檔一體化，使公文處理與歸檔兩個環(huán)節(jié)緊密相連，成為一套完整的辦公體系。與事務相關工作，領導也可以隨時查閱共享文件夾，對文件進行跟蹤及督辦，實現了管理的高效。

（三）避免職責推托，增強督辦效力。公文電子化的推行，可以使工作效果變得量化，系統的督辦與提醒可以使高校領導以及執(zhí)行部門直接通過系統看到每項工作的進展，也可以看到每個環(huán)節(jié)人員處理過程中出現的問題，可避免工作的推托和失職。

三、東莞理工學院城市學院公文管理電子化的困境

東莞理工學院城市學院辦公文處理包括公文處理、公文督辦、請示報告、信訪投訴處理等方面。以學院傳統收文模式為例，工作流程繁瑣，辦公成本高，紙質公文傳輸相對滯后，信息共享困難。因此，建立公文電子化勢在必行。目前，學院已經試行公文OA系統，但公文管理電子化工作還存在諸多問題：

（一）辦公人員的認知問題。電子公文處理對設備系統的依賴性比較強，離開計算機軟硬件平臺，則無法實現文件的傳輸工作。一些年齡稍大的領導，習慣于傳統的工作模式，有時會難以主動花時間去學習系統軟件，對于公文電子化存在陌生感。同樣，電子公文處理初期，會在流程中出現很多問題，難免會增加相關部門的工作量來相互協調，完善公文系統，甚至有些文件遇到問題，需重新走簽批程序，導致領導及執(zhí)行部門增加工作量、重復工作，從而降低配合的積極性。

（二）公文處理的電子系統障礙。公文處理是一個較為復雜和漫長的過程，電子系統的出現可以減少諸多人力。值得注意的是，一旦電子系統出現異常或者使用不當，公文的傳達就會出現問題。學院在測試公文OA系統時，經常出現文件無法顯示、無法正常下載、提交后未轉至院領導及執(zhí)行部門、無法形成流程表單等問題，如果以上問題在公文處理流程中出現問題，將會導致文件滯后或者遺漏。

（三）資金投入問題。辦公自動化管理是一個漫長的過程，要想全面實現必然需要高校投入諸多的人力和物力。目前學院已經具備一定的信息化建設基礎，但是大部分應用軟件還是分別從第三方軟件平臺采購所得，因此在公文電子化建設階段會造成維護成本高等問題。學院資源十分有限，即便在這樣的情況之下，行政工作還要和教育分食“同一杯羹”，這就導致，許多電子化系統建設更新不及時或者軟件公司拖延處理問題，影響系統建設進度。

四、高校辦公室公文電子化管理有效應用的對策

（一）完善制度，加強監(jiān)督。高校電子公文的順利推行，需要高校有健全的公文流轉管理制度作為基礎。公文管理需要制定詳細的管理流程、管理業(yè)務標準以及人員職責分工等方面的規(guī)范，以保證電子系統的正常運行。在系統代替人工管理的過程中，還必須有一種制度對操作者的行為方式進行管理，制定有關的使用、錄入、授權、保密等制度。

（二）更新觀念，強化意識。有效推進公文電子化管理，首先高校必須認識到公文電子化建設的價值、作用和意義，尤其需要強化各級領導和工作人員的傳統工作意識，要求人們告別“一張紙、一支筆”的傳統工作方法，實行無紙化辦公。同時，公文電子化的推行，也是高校加強軟實力建設的重要條件，將推行電子化辦公納入年度的工作重點計劃中，確保有專項資金作為電子化建設運轉基礎，全校各單位積極配合，確保公文電子化各項具體工作落實到位。

（三）加強培訓工作，做好技術支持。公文電子化管理是一種新的技術、新的工具，在推行公文電子化的初期，可以保留電子化與傳統辦公系統并行的方式，同時分階段對收發(fā)文管理人員進行系統培訓。在系統試用中期，可以逐步向高校領導及高校各行政單位工作人員級進行不定期培訓，做到建設一個，運行一個，一人會，科室會，最后形成一個合理、有效、人人都能熟練掌握的辦公技術。高校的信息管理中心不僅要維護好系統后臺的穩(wěn)定工作，也可以實時與相關通信平臺進行業(yè)務合作，如微信企業(yè)號辦公系統等，建立起一套可移動化的辦公信息系統，使公文電子化不局限于電腦系統的操作，也可以通過通信特性的應用，使公文批閱處理不受地域限制，克服辦公環(huán)境限制，實現遠程公文處理，極大方便外出辦公人員，大大提高處理公文的效率和準確性。

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