檔案室資料收集的制約因素及對策分析

向仕斌

【摘要】檔案資料的收集和歸類是一個非常復雜的工作，很多的單位和企業在進行歸檔的時候不重視，或者檔案資料收集的時候受到諸多因素的影響，導致工作的開展受到阻礙，在需要資料的時候找不到或者資料不全。本文針對很多企業面臨的資料收集和管理問題提出參考意見，為廣大檔案工作者嘗試分析檔案資料的現狀和可實施的措施。

【關鍵詞】檔案室資料；收集；制約因素；對策分析

檔案管理包含了對檔案資料收集、整理、立卷、歸檔等多項工作，加強檔案管理的目的在于使得檔案的保管制度更加健全，從而促進檔案開放與運用，進一步保障檔案的功能得到充分發揮。據此，筆者關于檔案室資料收集的制約因素與應對方法所做出的分析，也便具有了比較重要的現實意義。

一、檔案室資料收集的現狀

（一）資料不齊全。部分部門開展工作的時候認為資料來源于自己的努力結果所得，應該由自己保管，或者有的部門認為將資料或者文件遞交給檔案室的資料管理庫不利于后期的資料查找，甚至有的部門因為沒有及時地將資料上交，導致資料遺失。而當保存工作未能按照要求進行或是準備材料不夠齊全時，那么在具體的工作效用上也會大打折扣。

（二）檔案歸檔不合規范性要求。當前，有的單位的規章制度沒有得到嚴格執行，譬如，文件的跟蹤登記和傳閱沒有形成具體的標準，便容易導致部分文件借閱處理不規范，無法根據要求進行資料歸納；文件的收納不根據問題和種類進行區分等問題，有的材料進行歸檔的時候將材料的空間范圍界定標準定義過寬，造成資料歸類的時候重復調用同樣的文件；對資料的期限劃分不準確，資料沒有附帶相應的目錄等；或者有的部門直接將零散的資料移交到檔案室，將部門的內在職責轉交給資料收集工作人員，而工作人員又并非完全理解單位和企業的工作內容。

二、企業和單位資料收集的制約因素

關于檔案資料收集工作中存在的制約性因素，簡要概括起來應當包括以下幾個方面：

（一）部分檔案管理人員的管理意識薄弱。重視程度往往對管理者的行為產生引導作用，但是，在具體的檔案資料收集工作中，由于負責人的疏忽與能動性的缺失，也會在檔案收集效果上體現出來。通常情況下，檔案室中存儲的檔案主要是來源于各個科室的原始記錄，主要包括工作中的書面材料、影像資料等，這些種類繁多的文檔資料都需要科室人員在日常的工作中樹立重要性意識與培養良好收集習慣。

（二）“賬外”文件材料的歸檔率不高。這里的“賬外”主要指的是沒有經過文書部門登記，在收發文件記錄簿上也無法查明的文件，這其中主要囊括了各種會議性的文件稿、內部規章制度、調研的相關材料、各類統計報表以及單位接收的其他文件材料等。不對這些“賬外”的檔案進行收集，那么在后續的任務中也容易使得因收集的檔案內容殘缺不全而使檔案失去價值。

三、提高資料收集管理質量的對策

中央十七屆六中全會首次提出了要將中國建設為文化強國的目標，因而加強檔案收集管理工作的重視，也成了追隨時代發展的旋律的必然性要求。只有確保檔案資料收集工作的順利實現，才能確保單位、部門的各項工作能夠有條不紊地使用檔案。關于檔案資料收集的對策，概括起來主要有以下方面的內容：

（一）檔案管理人員要明確管理范圍。首先應當對管理的范圍予以明確，進而才能確保檔案文件的價值意義與管理效用。這其中又包含了以下內容：第一，檔案歸檔是對工作和職能最直接的詮釋，并且對于各部門開展工作都具有極高的參考價值和研究價值。第二，資料歸檔不但是一個企業員工的責任，同時是維護集體和公民權益的一個表現，對促進人類文明的進步都具有重要價值。第三，檔案資料的收集和管理是上下級相互聯系的一種關系紐帶，能夠直接地表現上級的思想傳遞和下級的完成效果。第四，檔案資料的收集和管理能夠為相關的企業單位工作提供參考，承載單位的歷史。只有認清資料歸檔的意義，才能夠提高工作積極性，從而完成任務。

（二）加強檔案管理工作重要性的宣傳。檔案資料收集管理不僅僅是檔案管理人員的個人職責，解決這個問題的關鍵就在于領導的重視和措施。因此，歸檔人員應該首先宣傳《檔案法》，根據歸檔知識對領導進行宣傳。其次，應該多向分管領導匯報工作開展情況和遇到的困難，適當的時候應該將歸檔的質量和任務與薪資掛鉤，并且對所有職工進行檔案知識的培訓指導，職工需要明確自己所在部門應該將檔案資料移交到哪個部門，明確檔案不得占為己有，不得以任何理由拒絕檔案移交，只有帶有強制性才能夠保證歸檔的質量，降低人為因素導致的歸檔制約。

（三）明確管理責任，將負責事項落實到人頭上。檔案管理人員應該制定相應的人員分工，為了使人力資源的運用達到極致，最好是能夠推動資料歸檔工作兼職化，兼職歸檔人員對自己所在部門或者所做的工作檔案進行分類，這樣的方式不但能夠減輕檔案管理人員的工作量，同時可以減少在歸檔工作中的財政支出。其次，相關工作人員能夠更加明確地對資料進行分類，在工作開展的過程中因為知識領域、人脈溝通、業務熟悉等多方面因素，對檔案進行歸類相對來說容易很多。此外，設立部門負責人，將每個部門的歸檔工作進行統一接收之后，為了確保歸檔資料的真實、有效、完善，由每個部門的負責人對照所在部門的日常工作和目標進行對比，對于不合格的檔案資料需要重新進行整改之后再入檔，每一份資料的入檔都必須保證檔案經過了嚴格的把控，經過多方確認之后才將最終的檔案根據性質和類別進行歸檔。

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