圖書館參考咨詢檔案收集與管理現狀分析及優化措施探討

陳穎

【摘要】隨著信息化技術的持續發展，促使各個行業發生了巨大的轉變，圖書館參考咨詢檔案的管理方法與管理模式也在發生著轉變，新形勢下如何加強圖書館查考咨詢檔案收集與管理就成為當前急需解決的重要課題。鑒于此，本文主要針對圖書館參考咨詢檔案收集與管理現狀進行了系統的分析，在此基礎上提出幾點優化措施與建議。

【關鍵詞】圖書館；參考咨詢檔案；收集與整理；現狀

參考咨詢是圖書館員對讀者在利用文獻和找尋知識、情報過程中提供幫助的活動。它以協助檢索、解答咨詢和專題文獻報道等方式向讀者提供事實、數據和文獻線索。參考咨詢工作作為圖書館業務的一項核心部分，其直接代表著圖書館讀者服務的發展方向。參考咨詢檔案指的是圖書館參考咨詢工作原始記錄的各種資料，包括咨詢內容的學科范圍，查找路徑和方法，檢索的主題和關鍵詞，資料來源（含數據庫、館藏資料、Internet資源等）及檢索結果等信息。作為一種文獻檔案，參考咨詢檔案本身蘊藏著極為寶貴的資源，加強圖書館參考咨詢檔案的收集與整理有利于圖書館業務工作的開展。美國是現代圖書館參考咨詢工作的發源地，從19世紀末開始，許多美國圖書館非常重視參考咨詢資料的積累。如美國圖書館學家拉德（（J.N.Larned，1836-1913）在從事參考咨詢工作時，把讀者的疑難問題及其答案整理為5本書—《參考實錄》（ History of Ready Reference，1893 ）。他所工作的水牛城圖書館（Buffalo Library）直到1937年還將其作為咨詢參考書。由此可知，參考咨詢檔案管理工作對于圖書館咨詢工作的影響巨大，然而，因為各方面原因，圖書館參考咨詢檔案收集與管理工作仍然存在一些不足，如何改善這些不足，為廣大用戶提供更好的信息服務，是值得我們認真思考和解決的一個重要課題。

一、圖書館參考咨詢檔案收集與管理現狀

（一）重視程度不足。因為圖書館本身對參考咨詢檔案收集與管理工作沒有達成共識，大部分圖書館對該項工作的重視程度不足，一些圖書館僅僅開展原始記錄而不進行整理保存，使得大量的參考咨詢資源存在流失的現象；部分圖書館雖然構建了原始檔案記錄，但沒有進行檔案分類管理，導致檢索極為繁雜。上述情況不僅制約了圖書館參考咨詢檔案管理工作的開展，同時也對圖書館參考咨詢工作造成了不良影響。

（二）仍舊以傳統收集模式為主。部分圖書館針對讀者的需求與咨詢內容仍舊沿用手頭登記的模式來開展，針對部分特定咨詢的情況無法開展數據統計與質量分析，因為書寫不夠規范，查找路徑、主題、關鍵詞、參考和檢索過的文獻資料沒有及時記錄下來，導致收集與記錄不夠完善，到需要的時候，往往難以提供有效的資料。

（三）管理流程不夠規范。各個圖書館針對參考咨詢檔案的收集與整理工作存在自成一體、各自為政、程序各異以及水平不一的現象。一方面，部分圖書館參考咨詢檔案并沒有設置固定存放空間，管理流程不夠規范；另一方面，一些圖書館參考咨詢檔案的信息描述與信息組織方面連最為基本的項目字段、表格均沒有進行統一要求，管理極為混亂。

（四）缺乏專業收集與整理檔案隊伍。部分基層圖書館因為人力資源的短缺，參考咨詢檔案收集與管理工作基本都是安排兼職人員，缺乏專業收集與整理檔案隊伍，導致隊伍整體素質參次不齊，難以保證檔案規范立卷、歸檔。

二、優化措施與建議

（一）加強參考咨詢檔案認知。要想加強圖書館參考咨詢檔案收集與管理工作，必須要從思想層面加強參考咨詢檔案的認知，在圖書館內部樹立參考咨詢檔案存檔意識與良好習慣。這就需要各個圖書館基于自身實際情況，在內部建立一套行之有效的參考咨詢檔案管理體系，從而有效保障參考咨詢檔案的安全性與完整性，保障參考咨詢檔案收集與管理工作得到有效落實。

（二）提升參考咨詢檔案信息化水平。隨著計算機技術在圖書館的普及與應用，越來越多的圖書館開始利用計算機對參考咨詢檔案進行科學管理。要利用計算機管理咨詢檔案，首先，要選擇一個好的咨詢業務應用軟件，要求系統功能通用性好，數據結構規范，能聯網運行。其次，要自建一個咨詢檔案數據庫，將參考咨詢檔案的材料進行數字化處理，對解決咨詢問題所產生的信息資源進行合理整序，按類別存儲。再次，將了解到的讀者常見的、共性的問題及答案匯總整理，并建成一個知識咨詢庫。比如，圖書館檔案管理部門可以嘗試選擇軟件企業設計針對性的檔案管理軟件，并設計相應的檔案數據庫，在數據庫中形成具有自身特色的館藏檔案資料，類似參考咨詢工具書、咨詢業務培訓教材以及圖書館服務宣傳手冊等相關內容，以此來幫助圖書館提升公眾服務形象。

（三）建立規范化的流程管理。參考咨詢檔案只有在形成以后才完全進入真正意義層面的檔案管理階段。為有效解決當前參考咨詢檔案館管理流程不規范的現狀，使得參考咨詢檔案在各個生命周期的價值得以有效發揮，圖書館必須要建立規范化的流程管理，主要包括以下幾個環節：1.入檔流程。圖書館每一項參考咨詢業務相關材料都必須要安排該項業務負責人來進行收集與整理，等到參考咨詢業務完成以后再把對應材料交付給檔案管理人員。檔案管理人員則根據規章制度進行清點與驗收，進行檔案登記表填寫，最后通過雙方簽字確認。2.審核流程。圖書館檔案管理部門需要定期針對參考咨詢檔案開展查漏補缺。首先，必須要高度重視歸檔資料的原始性，防止部分檔案管理人員為應付工作采用憑借記憶補寫的方式。其次，針對參考咨詢檔案進行查漏補缺，能夠在第一時間進行有保存價值材料的補充。3.調用流程。參考咨詢檔案本身的不同，其保密要求也存在一定的差異性，因此在調用的時候必須要嚴格根據保密級別進行管理。針對一般的參考咨詢檔案可以采用適當公開的方式，使得廣大用戶能夠利用檔案數據庫直接檢索對應的電子版。針對科技查新類型的參考咨詢檔案，其具有極高的保密級別，一般近五年內都不允許外借，針對五年前的檔案資料則需要通過相關負責人簽字批準，進行調用手續以后才能夠調用，并且在歸還的時候必須要進行細致、全面的檢查，進一步保障檔案資料的完整性。

（四）加大檔案管理隊伍培訓力度。要想保障圖書館參考咨詢檔案管理工作的質量，就必須要提升檔案管理隊伍的綜合素質，解決當前基層以兼職人員為主的方式，這就需要圖書館加大檔案管理隊伍培訓力度，主動做好以下兩個方面的工作：一方面，加大檔案管理隊伍的繼續教育力度，通過主動開展多種類型的教育形式，包括講座、委培、自學、同行交流等形式，積極進行參考咨詢服務知識、檔案管理專業知識、信息化專業知識的培訓，全面提升檔案管理隊伍的專業水平、信息化水平。

三、結語

綜上所述，圖書館參考咨詢檔案收集與管理工作是一項系統、全面的工程，需要針對當前工作中存在的不足進行系統的分析，制定針對性的解決策略，做好圖書館參考咨詢檔案的收集與管理工作，開展特色化的信息咨詢服務，促進圖書館參考咨詢事業的發展，滿足讀者多功能、高層次的需求，更好地為社會服務。

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