淺析信息時(shí)代下電子檔案管理的應(yīng)用

趙文婷

【摘要】電子檔案的飛速發(fā)展，對于傳統(tǒng)檔案產(chǎn)生了巨大的沖擊，相應(yīng)的傳統(tǒng)檔案的管理方式也不再完全適用于電子檔案管理，那么在電子檔案的管理過程中，當(dāng)然不可避免地存在著很多問題。因此加強(qiáng)對電子檔案管理的研究，是推進(jìn)我國電子檔案管理進(jìn)程的必要措施。本文首先從電子檔案管理應(yīng)用存在的問題進(jìn)行探討分析，然后闡述了電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比的優(yōu)越性，最后對如何做好電子檔案的應(yīng)用提出了相應(yīng)措施。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；電子檔案；管理；應(yīng)用

一、電子檔案管理應(yīng)用現(xiàn)狀及問題

電子檔案是指能夠由計(jì)算機(jī)直接進(jìn)行處理保存的政府和企業(yè)形成的具有價(jià)值的文獻(xiàn)資料，它不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，其儲(chǔ)存介質(zhì)是硬盤、優(yōu)盤和磁盤等。這也就要求不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的管理方式。電子文檔的管理人員必須對電子文檔有深刻的認(rèn)識(shí)，才能更好地完成電子文檔管理作業(yè)。

電子文檔是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是近幾年隨著信息技術(shù)的發(fā)展所興起的，所以相應(yīng)的管理方法和政策還不盡完善。而更好地進(jìn)行電子檔案管理工作的重要前提就是能夠清楚的對當(dāng)前電子檔案管理工作所存在的問題有清楚的認(rèn)知，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的解決方案。筆者通過研讀文獻(xiàn)及進(jìn)行調(diào)研，歸納出電子檔案管理主要存在以下幾點(diǎn)問題：

（一）電子檔案管理規(guī)章制度的落后。由于電子文檔在近幾年剛剛興起，所以相對應(yīng)的制度和法律并不完善。這就造成了在對電子文件和電子文檔進(jìn)行管理時(shí)，沒有一個(gè)可靠統(tǒng)一的法律制度作為保障。電子檔案的管理不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只需在收集、價(jià)值評定和保管時(shí)進(jìn)行妥善的管理和處理，其完整性和真實(shí)性基本就能夠得到保障。但由于電子文檔的的特殊性質(zhì)，如果在對電子文檔進(jìn)行處理的某一步驟出現(xiàn)問題，都會(huì)對其真實(shí)性和時(shí)效性產(chǎn)生威脅。因此，在當(dāng)前的信息時(shí)代背景下，應(yīng)該盡快加強(qiáng)電子檔案管理相關(guān)制度的建設(shè)。

（二）電子檔案的管理得不到全方位安全保護(hù)。在對電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，其安全性面臨的威脅來自于很多因素，而不是某一特定的主要因素在起作用。這就要求重視電子文檔在形成、處理和歸檔涉及到的每一環(huán)節(jié)，對其進(jìn)行全方位的保護(hù)。而且威脅電子文檔管理的因素不止操作因素，還有一些人為因素。因此應(yīng)該對電子文檔管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)以及加強(qiáng)其在日常操作過程中的監(jiān)督，以此來減少由于人為操作造成的對于電子文檔安全性的威脅。但是現(xiàn)在電子文檔管理仍然采用哪里有病哪里進(jìn)行醫(yī)治的措施，導(dǎo)致了沒有充足的電子檔案安全保護(hù)能力。

（三）電子文檔管理粗糙。目前由于電子檔案管理的相應(yīng)軟件和制度還不夠健全以及運(yùn)行不夠標(biāo)準(zhǔn)。雖然一些有關(guān)的檔案管理部門對于本企業(yè)電子檔案的管理制定了專門的管理制度，但也僅僅只是針對電子檔案在某一環(huán)節(jié)的某一方面，尤其偏重于對于電子檔案的收集和整理。但在電子檔案的保密管控處于粗糙化管理階段，這也就導(dǎo)致了電子文檔的機(jī)密性不能得到很好的保障。

（四）缺乏專業(yè)的管理人才。由于電子檔案的特殊性，要求其管理人員不僅要擁有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，還要能夠?qū)τ?jì)算機(jī)軟件進(jìn)行熟練的使用。但是由于電子檔案剛剛興起，相應(yīng)的對于電子檔案專業(yè)管理人員的培訓(xùn)課程設(shè)置還不夠完善和合理，也就導(dǎo)致了現(xiàn)在的電子檔案管理人員對于電子檔案管理的基本理論知識(shí)掌握的很扎實(shí)，但對于相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件并不能很好地進(jìn)行操作。專業(yè)的電子檔案管理人員是現(xiàn)在社會(huì)上的一大缺口。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢

（一）降低工作強(qiáng)度，提高工作效率。由于電子檔案管理的一系列操作都是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理，這就大大增加了檔案的處理速度。而且計(jì)算機(jī)具有能夠同時(shí)快速處理一定數(shù)量的數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，大大縮短了文檔的管理周期，提高了工作效率。而且由于電子文檔主要都是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和操作的，相對于傳統(tǒng)文檔由人力做主導(dǎo)，這就大大的降低了工作人員的工作強(qiáng)度，工作人員現(xiàn)在只需點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)，就能夠完成之前需要很長時(shí)間才能完成的工作。從而有效地提高了管理水平，便于電子文檔的檢索利用。

（二）有效防止管理過程中的遺漏。因?yàn)閷τ趥鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文檔進(jìn)行管理時(shí)，這些操作都是通過人力完成，就存在著可能整理不全面或歸檔的遺漏情況，而且出現(xiàn)此種情況時(shí)，檔案管理人員只能對已經(jīng)封裝好的檔案進(jìn)行拆裝重做，增加了工作量。但要是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理時(shí)，文檔是服務(wù)器直接進(jìn)行處理，很難發(fā)生漏掉某一文檔的情況，而且為了查缺補(bǔ)漏，檔案管理人員只需點(diǎn)幾下鼠標(biāo)，就能完成相應(yīng)的操作，省時(shí)省力，提高了工作人員的效率。

（三）有效提高了文檔的保密性。之前對于傳統(tǒng)紙質(zhì)的文檔進(jìn)行查閱時(shí)，是將包含查閱內(nèi)容的整個(gè)問卷提供給相應(yīng)人員，這就導(dǎo)致了其他與查閱內(nèi)容無關(guān)的文檔存在著泄密的危險(xiǎn)，這一操作不符合文檔管理的保密性要求。但是如果由檔案管理人員翻閱出相應(yīng)內(nèi)容并監(jiān)督查閱人員查閱，又相應(yīng)地增加了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。如果是電子檔案，就無需擔(dān)心這一問題。在檔案查閱者請求查閱某一檔案時(shí)，要對其進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限管理，即要求得到檔案管理人員審核通過時(shí)才能進(jìn)行查閱，而且只能查閱其要求內(nèi)容，這就更高效地滿足了檔案管理的保密性要求。

（四）大大提高了檔案質(zhì)量。能夠使檔案得到合理而有效的利用是檔案管理工作的根本目的。而要提供給檔案查閱者更有參考和利用價(jià)值的文檔，就必須提高檔案內(nèi)容的質(zhì)量。但是由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行存檔時(shí)， 是根據(jù)檔案管理人員或相關(guān)部門人為設(shè)定一些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存檔，很難對檔案的整理和歸檔制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也就造成檔案的質(zhì)量良莠不齊，大大降低了檔案的借鑒和參考價(jià)值。而且在對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，繁雜冗余的工作占用了檔案管理人員的大量時(shí)間，使得檔案管理人員沒有充足的時(shí)間來提升自身的素質(zhì)，使得檔案的質(zhì)量受到了很大的影響。但是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作卻有效解決了檔案的質(zhì)量問題，而且可以通過計(jì)算機(jī)可以對檔案的價(jià)值設(shè)定全面的標(biāo)準(zhǔn)，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行篩選操作，大大提高了檔案的質(zhì)量，而且使得工作人員從復(fù)雜的工作中抽取出來，有更多的時(shí)間和精力提高自己的工作素質(zhì)。

三、如何做好電子檔案管理應(yīng)用

（一）建立完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和體制。為了使電子檔案的管理有法可依，應(yīng)該建立完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和體制，從根本上保證電子檔案管理的規(guī)范性。在對電子檔案管理的制度進(jìn)行制定時(shí)，首先應(yīng)該將文件管理和電子文檔兩者進(jìn)行統(tǒng)一的管理，因?yàn)殡娮游募请娮游臋n的基礎(chǔ)組成部分，只有先從基礎(chǔ)上進(jìn)行規(guī)范操作，才能更有效地保證電子文檔的規(guī)范、正確和真實(shí)。然后將電子文檔的前期管理工作納入到檔案管理部門的職責(zé)，在統(tǒng)一的指導(dǎo)和監(jiān)督下確保文檔的整個(gè)操作環(huán)節(jié)的規(guī)范。最后，檔案接收部門也應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的檢測規(guī)范，保證電子文檔的原始和真實(shí)。

（二）嚴(yán)格控制電子檔案的轉(zhuǎn)換性。由于電子文檔是通過計(jì)算機(jī)對其進(jìn)行操作的，就需要其能夠在不同的載體之間進(jìn)行相互轉(zhuǎn)換。所以電子檔案的可轉(zhuǎn)換性是保證電子檔案能夠得到長期保存的基本條件。但是由于電子文件存在著內(nèi)容既使被修改也毫無痕跡的特點(diǎn)，且對電子文檔只需要進(jìn)行簡單的復(fù)制和粘貼工作就能夠做到對其內(nèi)容的傳播，從而使電子文檔的真實(shí)和原始無法得到充分保障。這就需要我們對電子文檔進(jìn)行更復(fù)雜和高級的操作。而且電子文檔的承載介質(zhì)存在著易老化的缺點(diǎn)，這就需要在一定時(shí)期之后對電子文檔進(jìn)行轉(zhuǎn)化保存。以上這些，都對電子文檔的轉(zhuǎn)換性提出了更高的要求。

（三）做好管理過程中的管控。要想做好對電子檔案管理的操作，不僅應(yīng)在其他外部條件上加強(qiáng)規(guī)范，也需要檔案管理人員根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，有針對性地制定出一套更加適用于本企業(yè)電子檔案管理的制度，以此來規(guī)范電子檔案管理過程中的操作，做好過程控制。首先，應(yīng)該設(shè)定檔案管理權(quán)限，即規(guī)定哪些人或哪些部門對哪些內(nèi)容有相應(yīng)的操作或查閱權(quán)限。然后，要做好文檔傳播過程的監(jiān)控，保證文檔不能進(jìn)行拷貝以及傳播之后不改變其原始性。最后，要加強(qiáng)電子檔案使用過程中的監(jiān)控，對文檔信息的安全等級進(jìn)行分層次加密，而且要對文檔查閱有紀(jì)錄，方便日后的查閱監(jiān)控。

（四）優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。在電子檔案發(fā)展越來越快速的今天，企業(yè)和社會(huì)的首要任務(wù)就是培養(yǎng)一批既懂檔案管理知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理人才。可以從以下兩個(gè)方面入手，一方面，各大高校應(yīng)該加強(qiáng)對信息時(shí)代下的電子檔案人才的培養(yǎng)，從根本上解決人才缺失的問題；另一方面，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對現(xiàn)代化檔案管理人員的引進(jìn)，來保證現(xiàn)階段企業(yè)電子檔案能夠得到完善管理。另外，企業(yè)又要加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部原有檔案管理人員的培訓(xùn)，使其能夠盡快熟悉電子檔案管理工作。因此，企業(yè)和社會(huì)應(yīng)該根據(jù)信息化需要，改變單一型的檔案管理結(jié)構(gòu)，建立一支適用信息時(shí)代的高素質(zhì)、高技能的電子檔案管理人才隊(duì)伍，來保證電子檔案管理的高效進(jìn)行。

四、結(jié)語

電子檔案管理把推動(dòng)檔案信息化、數(shù)字化和高效化作為其工作的主要目標(biāo)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，要加強(qiáng)對電子檔案的管理，不僅要注意電子檔案的本質(zhì)特點(diǎn)，還要加快電子檔案管理相關(guān)的技術(shù)和硬件建設(shè)，建立完整的電子檔案管理制度，培養(yǎng)高素質(zhì)的信息化電子檔案管理人才，加強(qiáng)電子檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)過程的相互銜接以及加強(qiáng)電子檔案管理有關(guān)部門的高效和及時(shí)溝通。只有這樣，才能在信息化高速發(fā)展的今天，快速準(zhǔn)確地向社會(huì)和國家提供更有價(jià)值的檔案。

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