試論新形勢(shì)下計(jì)劃生育檔案管理工作的新思路

韓召杰

【摘要】新形勢(shì)下，計(jì)劃生育檔案管理工作存在不足，主要表現(xiàn)在制度不完善、人員素質(zhì)低、信息化不足、利用不到位等方面。為彌補(bǔ)這些不足，應(yīng)該創(chuàng)新管理思路，健全完善管理制度、提高管理人員素質(zhì)、注重管理的信息化，并重視資源開(kāi)發(fā)利用、明確相關(guān)人員職責(zé)。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)；計(jì)劃生育檔案管理；新思路；信息化

計(jì)劃生育檔案具有重要的保存和查閱價(jià)值，能為相關(guān)工作開(kāi)展和決策提供參考和依據(jù)。隨著新時(shí)期計(jì)劃生育工作的轉(zhuǎn)型和發(fā)展，再加上信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用，對(duì)計(jì)劃生育檔案管理提出了更高要求。在這樣的新形勢(shì)下，探索檔案管理新思路，創(chuàng)新管理思維，不僅能有效應(yīng)對(duì)新時(shí)期和新形勢(shì)的要求，還能促進(jìn)檔案管理水平提高，為計(jì)劃生育各項(xiàng)工作提供更好服務(wù)。本文結(jié)合新時(shí)期和新形勢(shì)，探討計(jì)劃生育檔案管理工作存在的不足，并提出創(chuàng)新思路，希望能為類(lèi)似工作的有效開(kāi)展提供啟示。

一、新形勢(shì)下計(jì)劃生育檔案管理工作的不足

新形勢(shì)下，加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案管理工作是不可忽視的內(nèi)容，對(duì)提高檔案資源利用效率，推動(dòng)各項(xiàng)活動(dòng)有效進(jìn)行具有積極作用。但在具體工作中，一些工作人員的專(zhuān)業(yè)技能不足，管理培訓(xùn)不到位，制約檔案管理水平提升，存在的問(wèn)題表現(xiàn)在以下方面：

（一）制度不完善。現(xiàn)有計(jì)劃生育檔案管理制度不健全，忽視制定完善的管理制度和相關(guān)措施，難以及時(shí)規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作，影響檔案管理的制度化和規(guī)范化進(jìn)程。再加上責(zé)任制沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)，一些管理人員的責(zé)任意識(shí)淡薄，不注重激發(fā)他們?nèi)谌霗n案管理工作的興趣和熱情。獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制、管理培訓(xùn)制度不健全，難以有效提升檔案管理水平，對(duì)計(jì)劃生育檔案管理水平提升產(chǎn)生了不利影響。

（二）人員素質(zhì)低。計(jì)劃生育檔案管理人員隊(duì)伍老化，年齡較大，專(zhuān)業(yè)技能缺乏，對(duì)先進(jìn)管理模式和管理技術(shù)的應(yīng)用不足，通常依靠經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展管理工作。例如，忽視計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效利用，檔案管理信息化建設(shè)存在不足。再加上相關(guān)單位不注重提高管理人員素質(zhì)，忽視技能高的人才引進(jìn)工作，相應(yīng)的管理和培訓(xùn)制度不健全，制約計(jì)劃生育檔案管理水平提高。

（三）信息化不足。隨著信息技術(shù)發(fā)展和在檔案管理中的利用，檔案信息化建設(shè)步伐加快，對(duì)各項(xiàng)工作開(kāi)展產(chǎn)生了積極作用。但目前在計(jì)劃生育檔案管理工作中，存在信息化建設(shè)不足的情況。忽視對(duì)計(jì)劃生育檔案資料的掃描和數(shù)字化，相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不足，難以提高檔案信息資源管理和利用效率，對(duì)提升檔案信息化水平也產(chǎn)生了不利影響。

（四）利用不到位。實(shí)際工作中，忽視對(duì)計(jì)劃生育檔案的開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)相關(guān)內(nèi)容的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用不足，也難以為計(jì)劃生育工作決策提供有效參考和依據(jù)。為轉(zhuǎn)變這種情況，實(shí)際工作中應(yīng)該采取措施改進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，促進(jìn)利用效率提高，為各項(xiàng)工作開(kāi)展創(chuàng)造便利。

二、新形勢(shì)下計(jì)劃生育檔案管理工作的新思路

為彌補(bǔ)管理工作的不足，有效提升計(jì)劃生育檔案管理工作水平，結(jié)合新時(shí)期和新形勢(shì)，可以采取以下創(chuàng)新思路，促進(jìn)管理工作效率的提升。

（一）健全完善管理制度。根據(jù)計(jì)劃生育檔案管理需要，建立健全完善的檔案管理制度，推動(dòng)各項(xiàng)工作制度化和規(guī)范化。落實(shí)管理責(zé)任制，明確相關(guān)人員職責(zé)，讓他們有效履行職責(zé)。建立完善的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)管理人員熱情。構(gòu)建并落實(shí)管理培訓(xùn)制度，讓管理人員熟悉管理工作流程，促進(jìn)各項(xiàng)工作有效進(jìn)行。

（二）提高管理人員素質(zhì)。重視基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)、管理技能高、計(jì)算機(jī)利用水平強(qiáng)的工作人員的引進(jìn)工作，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。建立并完善管理培訓(xùn)制度，采用課堂授課、專(zhuān)題講座、調(diào)查研究、專(zhuān)題學(xué)習(xí)等形式，提高管理人員素質(zhì)，讓他們更好地適應(yīng)檔案管理工作需要。

（三）注重管理的信息化。重視計(jì)算機(jī)技術(shù)和掃描技術(shù)的應(yīng)用，完善硬件設(shè)施配置，構(gòu)建資源共享和信息化服務(wù)平臺(tái)，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，同時(shí)也有利于資料查閱和共享。對(duì)計(jì)劃生育檔案進(jìn)行集中管理，對(duì)歸檔材料進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，確保各項(xiàng)資料完整、安全。嚴(yán)格檔案資料借閱和查閱流程，避免損壞檔案資料，促進(jìn)利用效率提升。

（四）重視資源開(kāi)發(fā)利用。開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的生命線，也是管理工作中必須重視的內(nèi)容，管理過(guò)程中也要圍繞檔案的利用價(jià)值而展開(kāi)。計(jì)劃生育檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，積極學(xué)習(xí)計(jì)劃生育新政策，掌握檔案管理新理論和新技術(shù)，促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量提升，善于把握大局。充分挖掘計(jì)劃生育檔案資源，拓寬征集渠道，擴(kuò)展收集范圍，緊緊圍繞計(jì)劃生育各項(xiàng)工作進(jìn)行，抓住重點(diǎn)和難點(diǎn)，提高資源利用和開(kāi)發(fā)效率。對(duì)紙質(zhì)、電子、聲像等資源進(jìn)行收集和整理，全面做好歸檔整理工作，促進(jìn)利用效率提高。

（五）明確相關(guān)人員職責(zé)。在計(jì)劃生育檔案管理中，應(yīng)該嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制，明確相關(guān)人員職責(zé)，讓他們有效履行職責(zé)，做好檔案的歸檔、編號(hào)、整理、存儲(chǔ)、保護(hù)等各項(xiàng)工作。從而方便檔案資料查閱，為各項(xiàng)工作順利開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。另外還要積極探索新方法，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，落實(shí)管理規(guī)章制度，推動(dòng)管理工作創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理工作水平提升。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，為促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理水平提高，促進(jìn)檔案資源得到有效開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)際工作中應(yīng)該創(chuàng)新工作思路，明確相關(guān)人員職責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)制度措施。另外還要注重信息技術(shù)應(yīng)用，推動(dòng)檔案管理信息化。從而有效提升計(jì)劃生育檔案管理工作效率，為各項(xiàng)工作開(kāi)展和檔案資源利用效率提高創(chuàng)造條件。

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