企業辦公室文秘工作探討

吳佳朋

摘要：企業辦公室是企業指揮管理的輔助中心，承擔著企業管理制度和方針政策上傳下達的責任。辦公室中的文秘工作是對企業中的政策進行文本轉化同時將政策的文件檔案進行管理保存。與此同時，還要進行與之相關的部分行政管理工作和信息收集保存工作。本文主要就辦公室文秘工作展開討論。

關鍵詞：企業辦公室；文秘；探討

辦公室是為企業制定發展方向和戰略規劃的部門組織，也是企業的指揮領導部門，為企業的正常運轉提供持續的制度支持，辦公室中的文秘工作則是以文字記錄為主的行政規劃和政策實施工作。因此，為保證辦公室工作的高效，對辦公室中的文秘工作進行探討是十分必要的。

一、辦公室文秘工作的職業特點

（一）辦公室文秘工作具有一定的綜合性

企業辦公室文秘工作與企業各生產部門直接相關，負責將管理層的決策傳達到各個部門，同時將各部門的實際狀況和意見建議進行收集和反饋。因此，辦公室的文秘需要將各類信息進行分類組合，整合成有效的信息，為高層管理者的決策提供有效的參考意見。辦公室文秘需要對各類信息進行處理，因此要求文秘具有一定的處理綜合信息的能力，對與企業經營相關的各類知識等具有一定的了解，并具有將信息分類整合的能力。同時，辦公室文秘還需要對辦公室內部人員的工作職能進行了解，明確個人負責的職務，進行內部交流和信息的傳遞。因此，辦公室文秘工作對工作者的組織協調能力、溝通交流能力、語言組織能力和協調能力都提出了較高的要求，需要工作者具備較高的綜合素質。

（二）辦公室文秘工作具有一定的重要性

企業辦公室是企業的核心領導部門，為企業的戰略規劃和日常問題的解決提供方案。在現有的經濟形勢下，能源市場競爭加劇，企業的管理體制需要與瞬息萬變的經營形式相互適應，在面對挑戰和機遇時做出及時的反應。辦公室為企業政策的上傳下達和基層問題的反饋提供交流渠道，通過辦公室傳達信息是企業基層部門與管理層的溝通方式。辦公室文秘工作與企業內部信息交流的效率直接相關，文秘主要承擔政策文件的書面表達工作，因此，在執行計劃和決策時，提高文秘的工作效率對提高企業的政策傳達效率十分關鍵。文秘將管理層的決策傳達到基層，同時反饋基層的意見和建議，是信息渠道的主要管理者，因此，對企業的運作效率起到重要的影響。

二、辦公室文秘工作的改善措施

（一）提高自身素質，加強自身修養

辦公室文秘主要負責信息的上傳下達工作，并負責書面信息的整合收集。因此，文秘工作者需要具備較高的組織協調能力、寫作表達能力和學習能力。文秘工作者在日常的工作中需要加強自己的職業素養，對這幾個層面的能力進行重點訓練。辦公室文秘不僅要為企業的高層管理者提供參謀職能，同時要承擔文本文件的策劃書寫工作。因此，在日常的工作中文秘要針對油田企業經營的實際狀況，對自身的文本計劃工作做出改善和推進，規范語言，提高工作效率。同時，文秘還承擔著溝通協調企業各部門工作的責任，因此，文秘還需要提高自己的交流表達能力，為協調各部門的信息做出努力。

（二）樹立服務意識，協調組織信息

文秘工作在企業制度的制定和信息的傳遞中起到輔助作用，因此，在日常工作中，文秘要樹立服務意識，為企業的高效運作做出貢獻。文秘可以總結日常工作中的實用經驗，為其他部門和崗位的工作提供借鑒，提高企業員工的工作效率。在辦公室的工作中，主動承擔責任、參與奉獻，為協調組織內部的和諧關系做出貢獻。同時，文秘還需要樹立全局觀念，從企業整體戰略的角度思考問題，為企業的高效決策提供參謀意見。在企業實行新政策和新制度之前做好各部門的協調工作，為政策的有效實行做好基礎協調工作。

（三）不斷提高能力，堅持與時俱進

油田企業處在不斷變化的市場競爭環境中，因此需要企業的辦公室文秘也不斷提高自身的能力，更新自身的意識和觀念。在日常工作中，文秘需要對市場中的新形勢和新政策做出及時全面的了解，并對企業政策的調整提出建議和意見。同時，對市場中的新形勢進行預測，做好參謀工作。此外，文秘還需要對行業中新興的事物做出了解，并將高效的工作方法應用到日常的文字總結規劃工作中。文秘還將參與組織協調工作，因此也需要對企業內部的運作情況和人員變動做出及時的了解，為內部協調工作盡到應有的義務。

三、總結

新時期企業的發展和進步需要依賴企業內部的高效運轉和有效的管理，因此，企業需要對辦公室部門的指揮領導工作進行加強。對辦公室文秘工作進行改善是提高辦公室工作效率的重要方面。本文主要針對文秘工作的職業特點和改善工作的具體措施展開討論，希望能對辦公室文秘工作從業者提供參考和借鑒。

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