企業(yè)辦公室文秘工作探討

吳佳朋

摘要：企業(yè)辦公室是企業(yè)指揮管理的輔助中心，承擔著企業(yè)管理制度和方針政策上傳下達的責任。辦公室中的文秘工作是對企業(yè)中的政策進行文本轉(zhuǎn)化同時將政策的文件檔案進行管理保存。與此同時，還要進行與之相關(guān)的部分行政管理工作和信息收集保存工作。本文主要就辦公室文秘工作展開討論。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室；文秘；探討

辦公室是為企業(yè)制定發(fā)展方向和戰(zhàn)略規(guī)劃的部門組織，也是企業(yè)的指揮領(lǐng)導部門，為企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)提供持續(xù)的制度支持，辦公室中的文秘工作則是以文字記錄為主的行政規(guī)劃和政策實施工作。因此，為保證辦公室工作的高效，對辦公室中的文秘工作進行探討是十分必要的。

一、辦公室文秘工作的職業(yè)特點

（一）辦公室文秘工作具有一定的綜合性

企業(yè)辦公室文秘工作與企業(yè)各生產(chǎn)部門直接相關(guān)，負責將管理層的決策傳達到各個部門，同時將各部門的實際狀況和意見建議進行收集和反饋。因此，辦公室的文秘需要將各類信息進行分類組合，整合成有效的信息，為高層管理者的決策提供有效的參考意見。辦公室文秘需要對各類信息進行處理，因此要求文秘具有一定的處理綜合信息的能力，對與企業(yè)經(jīng)營相關(guān)的各類知識等具有一定的了解，并具有將信息分類整合的能力。同時，辦公室文秘還需要對辦公室內(nèi)部人員的工作職能進行了解，明確個人負責的職務，進行內(nèi)部交流和信息的傳遞。因此，辦公室文秘工作對工作者的組織協(xié)調(diào)能力、溝通交流能力、語言組織能力和協(xié)調(diào)能力都提出了較高的要求，需要工作者具備較高的綜合素質(zhì)。

（二）辦公室文秘工作具有一定的重要性

企業(yè)辦公室是企業(yè)的核心領(lǐng)導部門，為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和日常問題的解決提供方案。在現(xiàn)有的經(jīng)濟形勢下，能源市場競爭加劇，企業(yè)的管理體制需要與瞬息萬變的經(jīng)營形式相互適應，在面對挑戰(zhàn)和機遇時做出及時的反應。辦公室為企業(yè)政策的上傳下達和基層問題的反饋提供交流渠道，通過辦公室傳達信息是企業(yè)基層部門與管理層的溝通方式。辦公室文秘工作與企業(yè)內(nèi)部信息交流的效率直接相關(guān)，文秘主要承擔政策文件的書面表達工作，因此，在執(zhí)行計劃和決策時，提高文秘的工作效率對提高企業(yè)的政策傳達效率十分關(guān)鍵。文秘將管理層的決策傳達到基層，同時反饋基層的意見和建議，是信息渠道的主要管理者，因此，對企業(yè)的運作效率起到重要的影響。

二、辦公室文秘工作的改善措施

（一）提高自身素質(zhì)，加強自身修養(yǎng)

辦公室文秘主要負責信息的上傳下達工作，并負責書面信息的整合收集。因此，文秘工作者需要具備較高的組織協(xié)調(diào)能力、寫作表達能力和學習能力。文秘工作者在日常的工作中需要加強自己的職業(yè)素養(yǎng)，對這幾個層面的能力進行重點訓練。辦公室文秘不僅要為企業(yè)的高層管理者提供參謀職能，同時要承擔文本文件的策劃書寫工作。因此，在日常的工作中文秘要針對油田企業(yè)經(jīng)營的實際狀況，對自身的文本計劃工作做出改善和推進，規(guī)范語言，提高工作效率。同時，文秘還承擔著溝通協(xié)調(diào)企業(yè)各部門工作的責任，因此，文秘還需要提高自己的交流表達能力，為協(xié)調(diào)各部門的信息做出努力。

（二）樹立服務意識，協(xié)調(diào)組織信息

文秘工作在企業(yè)制度的制定和信息的傳遞中起到輔助作用，因此，在日常工作中，文秘要樹立服務意識，為企業(yè)的高效運作做出貢獻。文秘可以總結(jié)日常工作中的實用經(jīng)驗，為其他部門和崗位的工作提供借鑒，提高企業(yè)員工的工作效率。在辦公室的工作中，主動承擔責任、參與奉獻，為協(xié)調(diào)組織內(nèi)部的和諧關(guān)系做出貢獻。同時，文秘還需要樹立全局觀念，從企業(yè)整體戰(zhàn)略的角度思考問題，為企業(yè)的高效決策提供參謀意見。在企業(yè)實行新政策和新制度之前做好各部門的協(xié)調(diào)工作，為政策的有效實行做好基礎(chǔ)協(xié)調(diào)工作。

（三）不斷提高能力，堅持與時俱進

油田企業(yè)處在不斷變化的市場競爭環(huán)境中，因此需要企業(yè)的辦公室文秘也不斷提高自身的能力，更新自身的意識和觀念。在日常工作中，文秘需要對市場中的新形勢和新政策做出及時全面的了解，并對企業(yè)政策的調(diào)整提出建議和意見。同時，對市場中的新形勢進行預測，做好參謀工作。此外，文秘還需要對行業(yè)中新興的事物做出了解，并將高效的工作方法應用到日常的文字總結(jié)規(guī)劃工作中。文秘還將參與組織協(xié)調(diào)工作，因此也需要對企業(yè)內(nèi)部的運作情況和人員變動做出及時的了解，為內(nèi)部協(xié)調(diào)工作盡到應有的義務。

三、總結(jié)

新時期企業(yè)的發(fā)展和進步需要依賴企業(yè)內(nèi)部的高效運轉(zhuǎn)和有效的管理，因此，企業(yè)需要對辦公室部門的指揮領(lǐng)導工作進行加強。對辦公室文秘工作進行改善是提高辦公室工作效率的重要方面。本文主要針對文秘工作的職業(yè)特點和改善工作的具體措施展開討論，希望能對辦公室文秘工作從業(yè)者提供參考和借鑒。

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