大數據環境下檔案數字化成果開放利用的管理難點和要點

鄧立東

（廣東鼎華科技有限公司，廣東 佛山 528300）

[摘 要]近年來，信息技術的不斷發展，給各行各業都帶來了影響，檔案管理也不例外。信息技術與檔案管理事業的深入融合，有效提高了檔案管理的成效，改變了傳統檔案管理“紙上談兵”的現象，轉變了檔案管理模式，為現代化檔案管理的發展做出了貢獻。然而，在當前數字化檔案管理的發展過程中，檔案數字化成果的開放利用還存在一些管理上的難點和要點，基于此，本文對如何有效提高檔案數字化管理成效進行了分析。

[關鍵詞]檔案；數字化；成果開放；管理難點；管理要點

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.106

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

0 引 言

大數據（big data），指無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。大數據技術的戰略意義不在于掌握龐大的數據信息，而在于對這些含有意義的數據進行專業化處理。換言之，如果把大數據比作一種產業，那么這種產業實現盈利的關鍵在于，提高對數據的“加工能力”，通過“加工”實現數據的“增值”。檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向社會提供高效率的全面服務。

1 檔案資料信息化開放與利用的難點

1.1 檔案資料的安全性與保密性

在大數據時代，檔案資料的安全性與保密性是檔案資料信息化開發與利用的難點。在檔案資料的拆封、掃描、采集等一系列流水過程中，都有可能成為檔案資料外泄的渠道。此外，信息化檔案信息在調閱電子檔案等過程中，也容易受到木馬、黑客的攻擊，盜取檔案資料信息。所以，在大數據時代，對于檔案資料的開放與利用，相關人員一定要重視加強管理檔案資料的安全與保密工作，嚴防檔案資料外泄。

1.2 相關需求單位的信息化建設與能力保障

檔案信息化的過程，是信息化建設與保障的過程。這需要每一個檔案需求相關單位，切實做好檔案信息化基礎設施的建設與保障，推動檔案信息系統向一致化、全面化的方向發展。比如，相關單位沒有與檔案管理系統一致性的系統，在申請檔案資料的調閱過程中，便無法實時進行檔案資料的傳輸、審批過程，最終還是回到了傳統窗口申請的流程，這與檔案信息數字化的發展是不相符的，所以如何與相關檔案需求單位共同建設統一、協調的檔案信息管理系統，已成為數字化檔案開放與利用過程中的另一個難點。

1.3 基礎檔案數字化設施和設備的保障，檔案數字化中的質量把控

作為檔案管理部門，對外數字化的開發與利用，離不開基礎的現代辦公設施和與設備。比如，良好的檔案資料掃描設備，可全面有效的對檔案信息進行掃描工作，保障不出現任何檔案資料掃描不全面等現象。當然，基礎檔案數字化設備不僅僅局限在硬件設施上，還需要相關的軟件配套。所以說，檔案資料的質量把控工作需要相關職能部門進行有效落實，不斷強化檔案資料數字化過程和開發利用過程中的成效性。

2 數字化檔案管理開放與利用的重點

2.1 加強檔案信息安全與保密管理

檔案信息的安全與保密工作，是數字化檔案開放與利用的難點，也是重點工作。相關檔案管理部門，應切實重視檔案資料安全、保密管理制度的落實和建設工作，加強檔案人員的安全與保密思想教育，推動信息時代檔案資料的保障性建設與發展。檔案管理部門還可以定期或不定期組織各類培訓、講座等活動，從多層次、多領域、多方面的教育過程中，加強相關工作人員的思想意識，堅定檔案信息安全與保密的思維，切實保障檔案信息與保密工作穩定開展。

2.2 相關基礎配套設施的建立與保障

為了切實推動檔案資料信息化，加強數字化檔案資料開發與利用效率，檔案主管部門應重視對檔案管理現代化設施與設備的投入，從硬件落實到軟件配套，一應俱全，保障數字化檔案開發與利用的成果。相關主管部門，應在每年的單位管理預算中給予相應的份額，保障檔案管理部門現代化工作設施與器具的配置，保障檔案管理的發展。

2.3 重視檔案管理的巡查制度

檔案工作的巡查工作，是保障數字化檔案信息開發和利用的重要措施，也是檢驗數字化檔案管理成效的過程。檔案管理部門，應切實完善和落實檔案巡查制度，規范數字化檔案管理過程和模式。相關檔案管理的主管部門，應把檔案管理的巡查制度作為一項長效的管理機制進行建設，思想上不松懈、工作中不推脫，力求在檔案管理的模式與過程中，都能得到有效的管控，全面強化和落實檔案管理的巡查機制，促進檔案安全管理與保密意識的培養與塑造。

2.4 后期系統與網絡的長效管理

大數據時代，每個人的個人信息都成為了不法分子“發家致富”的途徑。如今買賣個人信息成為了一個公開的秘密。所以，為了避免更多的檔案信息外泄，檔案管理部門應重視后期系統與網絡安全的成效管理，定期或不定期組織相關技術人員對系統或網絡進行巡檢，確保檔案系統的安全性，杜絕檔案管理系統中存在漏洞或Bug。后期的網絡維護，是一個長期的、復雜的過程，所以在后期系統和網絡的維護中，檔案主管部門也應建立規范性的制度與措施，從崗位職責和要求上確保后期系統與網絡維護、檢修、保障等一系列工作，能夠在規范與制度的指導下開展。

2.5 檔案數字化管理的制度建設與崗位職責落實

在檔案數字化開發與利用的過程中，檔案管理部門還應重視檔案管理人員的崗位職能規范和崗位職責要求，做到有制度可依、有制度必依、違制度必究、處理問題必嚴的工作要求，推動數字化檔案成果開發與利用的健康發展。此外，在制度建設與崗位規范的落實上，企業相關部門要重視制度與規范的長效完善，不能用落后的眼光是審視新的現狀，要用辯證的發展觀念，推動制度與規范的建設、創新、完善。

3 結 語

信息時代必須要重視和保護每一份檔案資料的安全與保密工作，切實推動現代檔案信息的健康、快速發展。隨著大數據時代的快速深入與發展，檔案資料信息化的研究與探索工作也將進一步深入開展。作為新時代的檔案管理人員，一定要切實立足檔案資料本身的重要性與嚴肅性，發揮自身的主觀能動性，維護檔案資料的一致性與權威性，為加快現代化檔案建設與發展做出貢獻。

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