建立電子檔案的做法及體會

摘 要：電子檔案管理以其獨有的優勢，讓日常工作變得更加快捷、方便。采集原始電子文檔資料是建立電子文檔的基礎。正確分類是建立電子文檔的關鍵。

關鍵詞：電子檔案；做法；體會

我站自2010年開始，采集整理站內電子檔案，至今基本建立起了相對完整的電子檔案系統。現報告如下：

1 意義

1、實現文檔一體化管理。有保存價值的電子文件即時歸檔，提高文件的時效性，減少文件信息歸檔過程的工作量，使得處理結束后的文件信息可以及時提供利用，同時不影響文件信息的整理。

2、減少重復勞動，降低數據處理成本。把辦公和業務管理系統形成的電子文件直接歸檔，避免了數據的多次輾轉錄入造成的大量重復勞動，減少了數據錯誤的幾率，從而大大降低數據處理成本。

3、實現信息共享，集中管理。傳統的檔案管理模式中，各科室的文件檔案信息資源都是獨立的，建立電子文檔后，把各科室的文件檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統一的利用平臺，各個科室的檔案、資料仍舊發揮著保存、保管作用。

4、保障數據的安全性。設立電子檔案后，由專門人員進行日常的維護管理工作。采用多種措施保證數據的安全性，如建立完整的權限體系、內網外網物理隔離、雙機熱備份、數據備份機制等。通過這些手段在安全性方面將比數據分散在各個科室管理有更強的保障。

5、統一標準、統一規范。所有關于電子文件信息的標準和規范統一數據形式、統一操作規程、統一利用方式，確立管理文件信息的權威，充分發揮電子文檔在信息管理、信息利用方面的作用，將電子文件信息的價值最大化。

6、統一窗口，開放利用。對已公開的非涉密性現行文件信息進行網上查詢，提高電子文件信息的利用率，增加政務工作透明度，發揮窗口作用，更好地為廣大人民群眾服務

2 采集

采集原始電子文檔資料是建立電子文檔的基礎。在各種活動中形成了大量的電子文本，包括以下幾種：

1、各類站發文件、匯報報告、各類事跡、總結講話。

2、各種業務工作規范。

3、各級行政部門下發文件。

4、各種協議、合同等。

5、各種統計報表。

6、重大活動及專項活動等。

7、專項工作。

8、文體活動。

采集過程中，采用了以下幾種辦法：

1、分口管理。即屬于哪個科室具體落實和組織的，由哪個科室負責采集。

2、拾漏補缺。即對照已形成的文字檔案，缺什么補什么。如對照年度發文序列，缺什么補什么，找不到原始電子文檔的，就按照原始文件，重新打印補充，不能遺漏、不補或少補，但必須客觀真實，不得弄虛作假。

3、盡可能全面地保留影像資料。一是在各種活動中，要有建立電檔案的意識，主動地盡量全面地留下照片、錄像等資料。二是從散落在科室或個人手中搜集，盡量還原部分原始影像資料，以盡可能地保持電子文檔的全面客觀真實。

在采集過程中，我們的體會是：

一要做好發動工作，提高全體職工對電子檔案重要性的認識。通過站內會議全面發動，召開分口負責人座談會深入發動，使人人都認識，科科有責任。通過宣傳發動，每個科室都有了建立電子檔案的意識，科室主動交送部分疑難手術影像資料、義診資料等成為自覺行動，電子檔案工作也逐漸步入正軌。

二要落實責任。分口負責的科室，科主任是第一責任人，不得推辭。分管領導要負起領導責任，定期督促檢查，促進提高。

三要確保采集資料的客觀真實，對所有補照的照片或錄像不予采納。

3 分類

正確分類是建立電子文檔的關鍵。在建立過程中，我們總共形成了以下分類：

1、站內文件。按照文件序號排序。

2、各級行政部門下發的文件。按照黨務、政務、業務、其他，以時間為序排序。

3、各種業務工作規范、規定等。按照發放的時間先后排序。

4、各類匯報報告。按照時間為序和上下級次序排序。

5、上報的各類先進事跡。按照先單位、后個人和時間排序。

6、各種總結及講話。按照時間和年度排序。

7、各種協議、合同。按照名稱和時間排序。

8、各種統計報表。按照時間排序。

9、各項重大活動、專項業務活動、文體活動等。按照活動名稱和時間排序。

4 歸檔

1、所有分類文件全部以硬盤的形式保存，每季度檢查更新一次，以年度為單位，專柜專人保存。

2、所有歸檔文件建立文件目錄和登記，便于檢索、查詢和保管。

3、健全文檔保管的相關規章制度并嚴格執行。相繼建立了《電子文檔采集制度》、《電子文檔分類管理制度》、《電子文檔借用制度》、《電子文檔管理辦法》等，實際工作中，嚴格執行并落實各項規章制度，保證了電子文檔的建立和應用。

參考文獻

[1]李方，淺談人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要[J]，科技創新導報，2008，（31）：179

作者簡介

劉華（1976-），女，大學專科文化程度，現在牟平漁港監督站從事人事檔案管理工作。