院級科研檔案管理的實踐

金密+甘德欣+彭淼+李輝勇

【摘要】本文結合二級學院級科研檔案管理的實際情況，重點闡述了院級科研檔案管理的特點，院級科研檔案的過程管理與信息化建設，提出院級科研檔案管理工作應以服務于教師的科研活動為中心。

【關鍵詞】科研檔案；管理；實踐

基金項目：湖南農業大學教學改革項目（B2015109）。

科研工作是高等院校建設雙一流大學的中心工作之一。高校科研檔案是校科研工作者智慧的結晶和勞動成果，是科研工作者進行科學研究活動全過程的真實記錄，是提高高校科研水平的基礎和依據。目前，我國高等院校普遍實行的是“校——院——團隊/個人”三級科研檔案結構和“校院”兩級科研檔案管理的模式，科研檔案管理存在重復而又不完整的現象。校級科研檔案管理主要是事務性的工作，如項目的申報、項目的立項、成果的申報等一般技術性的科研檔案，科學研究的過程材料基本掌握在團隊或科研工作者個人手中，科研工作者的主要工作在于研究項目的申請、立項、實施、科研成果的總結與申報、論文的發表等多方面，對于科研檔案的歸檔管理沒有太多的時間與精力去顧及，因此院級科研檔案的管理就在三級科研檔案管理模式中處于非常重要的地位。筆者長期在二級學院從事管理工作，對院級科研檔案管理進行了一些嘗試與實踐，取得了較好的效果，減輕了學院從事科研工作教師的事務性工作，也得到了大家的充分肯定。

一、院級科研檔案管理的特點

院級科研檔案管理在“校——院——團隊/個人”三級科研檔案管理中處于承上啟下的中間環節，學院科研秘書一方面要向學校科研管理部門提供學院一線全面的科研檔案數據和相關材料，另一方面要面向團隊或教師個人收集各種科研檔案材料，學院科研秘書的具體事務性工作繁多，院級科研檔案特點也十分鮮明。以筆者所在的學院為例，學院有多個國家級、省級部級、廳局級、校級等多級科研平臺，科研團隊與從事科學研究工作的教師多，每年申報的科研項目多，產出的科研成果數量大，學院的科研檔案主要具有以下幾個方面的特點。

1.科研檔案的專業性強

筆者所在學院為普通高等農業大學的園藝園林學院，學院教師從事的科研工作范圍較為寬廣，涉及蔬菜、果樹、觀賞園藝、茶學、藥用植物資源工程、風景園林等多個專業方向，教師申報的科研課題、發表的論文、形成的科研成果等專業性程度非常強，要求學院從事科研管理工作的秘書具有一定的專業素養。

2.科研檔案的類型式樣多

學院科研檔案的類型多，就科研課題一個方面來看，縱向課題中就有國家級的基金類、計劃類、專項類等項目，還有省級部級、廳局級、校級等層面的縱向課題。由于學院是涉農性質的專業性學院，與地方政府、企業等方面合作研究的橫向研究項目也非常多，從科研項目申報立項時的科研項目申請書、科研立項的批文、協議書（合同）等，到科研項目年度計劃進展報告、中期檢查報告等，再到結題報告、鑒定科研成果與驗收等，最后到論文、論著、科研成果登記證書、科研成果驗收證書、科研成果登記表等，形成的科研檔案的類型與式樣非常多。這些材料主要以紙質材料為主，也有電子文檔、影像等信息化材料，如項目申請與結題的匯報PPT材料，科研成果鑒定的會議材料，論文電子版，成果專利證書的網絡版等。特別是涉農研究的項目，成果鑒定的現場常在農業生產的第一線，形成了較多的影像材料。

3.科研檔案的現實時效性長

一個科研團隊一般只有一到兩個穩定的研究方向，從科研項目的選題，到科研成果的形成，往往是一環接一環，下一個研究課題是上一個研究課題的延伸，科研活動的繼承性與連續性強，團隊科研檔案材料始終是在形成與歸檔的路上。如我院劉教授領銜的團隊，幾十年均從事黑茶的研究，從茶樹的育種與栽培到茶葉的采摘與深加工，從實踐性研究課題到理論研究課題，從論文的發表、專利的申請到成果的鑒定，再到科技成果的申報，團隊科研中形成的科研檔案材料特別多，僅國家級科技進步獎就有兩項，團隊科研檔案的形成一直都在延續中。

二、院級科研檔案的過程管理

由于科研檔案的形成具有較長的現實時效性，為了確保科研檔案材料的完整性、連續性與系統性，筆者在多年的管理工作實踐中發現，過程管理是科研檔案管理中非常重要的環節。

加強過程管理，第一要重視從科研項目申報到最后成果形成的全過程檔案材料的收集與歸檔，要做好科研檔案材料的分類工作。筆者的經驗是按科研團隊分大類，以下分為項目申報、項目過程管理、項目成果等。項目申報主要是申報書的歸檔，按橫向與縱向分開，縱向下設立國家級、省部級、市校級，國家級下分基金類、計劃類、專項類、其他類。項目過程管理主要包括立項文件（項目合同書、協議書、批準文件等）、中期檢查報告、結題報告等。項目成果主要包括論文、專利證書、鑒定證書、各類獎項（自然科學獎、科技進步獎、發明獎等）。

加強過程管理，第二要加強與從事科研工作教師的溝通，及時、準確、完整地收集檔案材料。從事科研工作教師們的主要精力放在科學研究的過程，沒有太多的時間進行科研檔案材料的整理與收集，這就要求科研秘書能耐心細致地與教師們溝通，在收集有關材料時，盡量做到一次性收集完全，特別是要避免相同材料的重復收集。

加強過程管理，第三要提高檔案管理人員的綜合素質。首先是要提高科研檔案管理人員的服務意識，建立科研檔案管理人員是服務員的思想，他們的工作是為教師們做好服務工作；其次是加強對科研檔案管理人員的計算機應用能力、網絡化技術、數字化技術與現代管理技術等知識的培訓，提高學院科研檔案管理人員的綜合素質。

三、院級科研檔案管理的信息化建設

隨著計算機技術、互聯網通信技術的快速發展，科研檔案的信息化建設在提高科研工作效率，發揮信息網絡優勢，完善檔案管理機制等方面有著十分重要的作用。目前來看，每一個高校都建立了科研管理平臺，從項目的申報到中期檢查，再到結題報告都由科研人員通過網絡提交，大部分的科研檔案都有電子文檔，學院負責收集紙質文檔，匯總后統一交到學校科研管理部門。從筆者的經驗來看，為了加強學院層面的科研檔案管理，學院在收集這些紙質材料時，要求教師也提交一份電子文檔給學院科研秘書，學院統一進行電子文檔的歸類。對于沒有電子檔案的科研檔案材料，證書類，如專利證書、成果鑒定證書、科技獎勵證書等，我們要求教師提供原件給學院，學院統一進行掃描保留電子檔案后，原件歸還給教師個人保存。論文類材料，我們原則上要求教師提供正式發表的PDF文檔給學院統一電子存檔，對于沒有P DF電子文檔的，由學院負責掃描進行電子存檔。同時學院也建立了科研人員的基本信息電子檔案，如科研人員的學歷學位證書、職稱證書、各類培訓證書等的電子掃描檔案。通過電子檔案的建設，一方面減少了紙質文檔易損壞、保存需要空間的問題，更主要的作用是在科研檔案材料利用時更加便利、快捷，只要學院有電子檔案的材料，全部由學院統一提供，不需要再找科研人員提供。通過學院層面電子檔案的建設，避免了科研人員重復多次提供紙質材料，減輕了科研人員的事務性工作量，讓他們有更多的時間專心從事科研工作。

總之，院級科研檔案管理是學院科研管理工作的一部分，是一項長期、細致的工作，學院科研檔案管理工作應以服務于教師的科研活動為中心，為提升學院科研創新的整體能力提供后勤保障服務。

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