試探檔案整理外包風(fēng)險(xiǎn)及防范

馬偉偉

摘 要：檔案管理單位通過外包方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠從一定程度上為單位節(jié)約成本，也有利于對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行整合，可促進(jìn)檔案資源優(yōu)化配置。然而，在進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)外包過程中，受部分主、客觀因素影響，會(huì)產(chǎn)生一定風(fēng)險(xiǎn)?；诖?，本文對(duì)檔案整理外包風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了綜合性闡述，并探討了相關(guān)防范策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案整理；外包；風(fēng)險(xiǎn)防范

1 檔案整理外包風(fēng)險(xiǎn)概述

從風(fēng)險(xiǎn)源來看，檔案整理外包風(fēng)險(xiǎn)主要來源于兩方面[1]：（1）單位自身。部分檔案管理單位在進(jìn)行外包時(shí)，未能夠?qū)n案進(jìn)行嚴(yán)格、細(xì)致分類，導(dǎo)致將部分機(jī)密檔案外包出去，很有可能產(chǎn)生機(jī)密信息泄露，產(chǎn)生嚴(yán)重的檔案外包風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，相關(guān)監(jiān)督機(jī)制還存在一定缺失，有待完善。（2）市場(chǎng)及中介機(jī)構(gòu)。部分中介機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)專業(yè)水準(zhǔn)并不高，且市場(chǎng)準(zhǔn)入門檻相對(duì)較低。客觀上來看，檔案整理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，外包中介結(jié)構(gòu)的專業(yè)能力不足，勢(shì)必會(huì)影響到檔案信息管理質(zhì)量，進(jìn)而產(chǎn)生一定的風(fēng)險(xiǎn)。整體上來看，我國(guó)檔案整理外包市場(chǎng)尚處于發(fā)展階段，市場(chǎng)管理機(jī)制還不夠成熟，存在主觀或客觀上的因素會(huì)造成檔案外包風(fēng)險(xiǎn)，這應(yīng)該引起檔案管理單位重視。

2 檔案整理外包動(dòng)因分析

檔案管理單位之所以考慮將檔案整理業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，主要是為了節(jié)省成本，提升檔案信息利用率。部分檔案管理單位業(yè)務(wù)量較大，檔案數(shù)量愈來愈多，但檔案工作人員增加幅度尚無法滿足業(yè)務(wù)增長(zhǎng)的需求。在這種情況下，檔案管理效率及質(zhì)量勢(shì)必有所下降。但如果一味增加檔案管理工作人員，又會(huì)讓單位用人成本上升，甚至可能造成組織結(jié)構(gòu)冗余，會(huì)對(duì)單位整體運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生一定影響[2]。通過將部分檔案整理業(yè)務(wù)外包，既能夠節(jié)約用人成本，又能夠提升檔案管理效率。換句話說，檔案業(yè)務(wù)外包是當(dāng)前市場(chǎng)發(fā)展的必然需求，相關(guān)單位自然也要順從外部環(huán)境變化及這種趨勢(shì)，做出一定調(diào)整。另外，檔案管理正從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒Ｊ?。要?shí)現(xiàn)檔案管理信息化，必然需要投入一定量的軟硬件設(shè)施。部分單位目前在檔案信息化建設(shè)方面還存在一定缺陷，尚不能完全實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理。但部分專門的第三方檔案中介機(jī)構(gòu)已經(jīng)具備了電子化檔案管理能力。將檔案業(yè)務(wù)外包于具備良好專業(yè)技術(shù)能力的中介機(jī)構(gòu)，借助其成熟技術(shù)優(yōu)勢(shì)，有利于促進(jìn)單位檔案信息化建設(shè)，加快電子化檔案進(jìn)程。

3 檔案整理外包風(fēng)險(xiǎn)因素分析

檔案整理外包過程中，相關(guān)業(yè)務(wù)受部分因素影響，會(huì)產(chǎn)生一定風(fēng)險(xiǎn)，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面[3]：（1）技術(shù)性風(fēng)險(xiǎn)。部分單位檔案信息化建設(shè)步伐滯后，相關(guān)技術(shù)更新緩慢，會(huì)對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)產(chǎn)生依賴性，使得中介機(jī)構(gòu)掌握主動(dòng)權(quán)，容易出現(xiàn)檔案外包費(fèi)用逐步遞增的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，中介機(jī)構(gòu)與單位自身在檔案整理業(yè)務(wù)理解方面會(huì)存在偏差，這種偏差可能會(huì)造成中介機(jī)構(gòu)服務(wù)無法滿足單位檔案管理實(shí)際需求，讓單位陷入被動(dòng)局面。還有部分單位在與中介機(jī)構(gòu)簽署合同時(shí)，合同內(nèi)容不夠靈活或不合理。以設(shè)備維護(hù)為例，當(dāng)單位與中介機(jī)構(gòu)所簽訂的長(zhǎng)期設(shè)備維護(hù)合同未到期，但單位存在設(shè)備更換剛需，外包業(yè)務(wù)必然會(huì)對(duì)檔案技術(shù)更新、應(yīng)用產(chǎn)生阻礙。（2）監(jiān)管缺失。部分檔案管理單位在進(jìn)行檔案整理外包時(shí)，缺乏良好的監(jiān)管意識(shí)，將外包業(yè)務(wù)完全交給中介機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，監(jiān)管工作執(zhí)行力不足。檔案中介機(jī)構(gòu)在開展檔案整理業(yè)務(wù)時(shí)，可能會(huì)采取自身獨(dú)有的方式進(jìn)行，但最終獲得的效果可能無法完全滿足單位檔案管理要求，甚至可能會(huì)產(chǎn)生不必要的業(yè)務(wù)糾紛。同時(shí)，由于監(jiān)管缺失，可能無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)個(gè)別人員私扣檔案、私自帶檔或檔案丟失等情況，這顯然會(huì)影響檔案管理質(zhì)量。（3）載體安全風(fēng)險(xiǎn)。一般性的文書檔案在載體轉(zhuǎn)換過程中，相對(duì)較為安全。但部分特殊門類檔則容易出現(xiàn)載體安全風(fēng)險(xiǎn)。特別是部分載體經(jīng)過轉(zhuǎn)換后，要與其他信息系統(tǒng)對(duì)接。因此，需要提前對(duì)檔案保存形式進(jìn)行規(guī)范性轉(zhuǎn)換，倘若轉(zhuǎn)換過程中出現(xiàn)問題或未按照規(guī)范實(shí)施，則會(huì)導(dǎo)致檔案后期不便利用，甚至不能利用。傳統(tǒng)檔案管理主要以卷為單位進(jìn)行檔案整理。如果要轉(zhuǎn)換檔案載體形式，則需要進(jìn)行拆卷，可能會(huì)對(duì)部分年代久遠(yuǎn)的檔案產(chǎn)生損害。

4 加強(qiáng)檔案整理外包風(fēng)險(xiǎn)防范的相關(guān)舉措

4.1 加強(qiáng)外包業(yè)務(wù)評(píng)估

在進(jìn)行檔案整理外包之前，要做好充足的準(zhǔn)備工作。對(duì)于檔案管理單位而言，檔案整理外包風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，不可能完全避免。因此，單位需要對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行縝密的規(guī)劃分析，充分評(píng)估其可行性，提前發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)因素，并制定出風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)案。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有唯一性特征，一旦出現(xiàn)損壞，很難再次復(fù)原。為了保證檔案資料的安全性，單位內(nèi)部需要成立專項(xiàng)評(píng)估小組，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)來源、特征及風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生條件等進(jìn)詳細(xì)分析[4]。首先，要制定一份可靠的財(cái)務(wù)分析書，其內(nèi)容主要包括顯性成本、隱性成本及預(yù)期回報(bào)。以此來判斷檔案整理業(yè)務(wù)適不適合外包，是否能夠通過外包產(chǎn)出額外效益。其次，要結(jié)合單位檔案管理實(shí)際情況制定出一份外包執(zhí)行計(jì)劃書。通過分類、分層次分析，判斷哪些檔案適合外包，哪些檔案（如機(jī)密檔案）不能進(jìn)行外包處理。在確認(rèn)外包內(nèi)容時(shí)，要對(duì)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分析，并編制風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案。另外，要對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)資質(zhì)進(jìn)行核查，包括項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、人才素質(zhì)、專業(yè)技能水平、設(shè)備水準(zhǔn)等，對(duì)于不符合要求的機(jī)構(gòu)一律排除。在合同審核、簽訂時(shí)，可聘請(qǐng)第三方專業(yè)人士對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)分析，避免承擔(dān)不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。

4.2 實(shí)施全過程外包監(jiān)管

單位將檔案整理業(yè)務(wù)成功外包后，要重視相關(guān)監(jiān)管工作，實(shí)現(xiàn)全過程監(jiān)管。合同執(zhí)行前，單位要與中介機(jī)構(gòu)密切溝通，明確合同當(dāng)中的具體項(xiàng)目、要求，并對(duì)任務(wù)的進(jìn)行合理分配，將責(zé)任落實(shí)于人。外包服務(wù)實(shí)施過程中，要對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控。一方面，要對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)情況及采取狀況進(jìn)行密切關(guān)注，對(duì)其中介機(jī)構(gòu)審計(jì)報(bào)告進(jìn)行不定期抽查，對(duì)其業(yè)務(wù)能力、信息控制系統(tǒng)進(jìn)行合理評(píng)估[5]。一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)采取應(yīng)急措施，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)散。另一方面，要加強(qiáng)外包服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督。單位需指派專人對(duì)中介機(jī)構(gòu)合同條款履行情況進(jìn)行定期檢查，并出具相應(yīng)的評(píng)價(jià)報(bào)告，及時(shí)反饋問題，并跟蹤問題解決情況，做到防患于未然。

4.3 實(shí)現(xiàn)外包程序透明化

在檔案整理外包過程中，檔案管理單位要將外包程序公開化，并接受內(nèi)部職工監(jiān)督。當(dāng)財(cái)務(wù)分析書擬定后，可通過集體討論，對(duì)不合情理之處提出修改建議或意見。在保證外包服務(wù)質(zhì)量的前提下，盡可能壓縮成本。所制定的外包執(zhí)行計(jì)劃書交于第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)審閱，做出針對(duì)性的修改、完善。外包投標(biāo)過程中，通過實(shí)地考察，對(duì)投標(biāo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行全方位了解，不要盲目地為了降低成本，而忽略了外包服務(wù)質(zhì)量。單位內(nèi)部還應(yīng)該成立一個(gè)專門的招標(biāo)部門來負(fù)責(zé)外包業(yè)務(wù)招標(biāo)。通過多方調(diào)查、核實(shí)，避免暗箱操作。另外，單位要將外包業(yè)務(wù)信息及時(shí)公開，讓內(nèi)部員工了解檔案管理動(dòng)態(tài)，讓基層職工也參與到監(jiān)督當(dāng)中。

5 結(jié)語

檔案管理單位在進(jìn)行檔案整理外包時(shí)，必然會(huì)遇到一定風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理單位要清晰地認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并采取一定策略來控制相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)因素。通過加強(qiáng)外包業(yè)務(wù)評(píng)估、實(shí)施全過程外包監(jiān)管、實(shí)現(xiàn)外包程序透明化來防范風(fēng)險(xiǎn)，以保證檔案信息安全。

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