淺談新時期高校院級單位外事工作布局

王盎然

摘要：高校外事工作已經發展到一定階段，必須由院級單位進行主導。在此形勢下，高校院級單位的外事工作必須重新布局。針對這一需求，本文提出院級單位外事工作新布局的可行性方法，為高校外事工作改進提供一定的參考。

關鍵詞：高校；院級單位；外事

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）35-0044-02

外事工作是各項對外交流活動和事項的總稱，是一項政治性和政策性很強的工作。對于高校來說，開展外事工作對于提高其教學科研能力、展示良好的國際形象等方面具有非常重要的作用。近年來，我國高校的外事工作進入了全新的發展階段，國際高等學校間的合作辦學、學術交流不斷擴大，高校外事工作的范圍和業務量都有很大程度增加。與此同時，高等教育的國際競爭也愈加激烈。隨著高等教育國際化的深入，目前，我國高校外事工作已從原來的由校級包攬全局，到現在的院級單位參與、甚至主導部分對外交流合作。但高校行政方式一直沒有大的改變，各類資源都牢牢掌握在校級職能部門手中，導致院級單位進行外事工作的過程中束手束腳，工作積極性和能動性都受到很大限制。

隨著高等教育的國際化進程不斷加快，大規模的留學生擴招、高密度的國際學術會議、跨越國界的科研與人才培養等漸成常態，國際化已經滲透到了高校的人才培養、學科建設、師資隊伍建設、課程設置、學生管理和人員交流等各個方面，傳統的自上而下的外事工作機制已不再適應甚至是阻礙了高校的發展。因此，高校外事工作應改變現有行政管理模式，加大力度建設院級外事職能部門，讓二級學院逐漸成為高校外事工作的主導者。

一、在行政上，高校要給二級學院增加一個主管外事的院級領導崗位

俗話說，“火車開得快，全憑車頭帶”。既然二級學院要成為高校外事工作的主導，那么學院本身就需要一位有國際視野的領導來規劃和籌謀整個學院的外事工作。這個領導一般來說必須是學院科研業務好、學術造詣高、了解學院歷史沿革和現實國際合作需求、同時熟悉國外知名高校及企業優劣和運作模式、有著服務學院振興學科熱情的頂尖教授。唯有站在如此的高度，才能在學院外事工作中有全局意識，從而有的放矢地安排學院教師和行政工作者“走出去”、把對學院科研、學科建設有益的國外學者“請進來”，雙方有效互動，真正體現高校外事工作的意義。誠然，這樣的教授難找，但筆者相信經過多年來卓有成效的國外引智工作，在中國研究型一流大學的每個專業都能找到這樣的教授。當然這更需要學院人力資源工作者去發掘、去引導。同時學校人事部門、外事部門、組織部對學院上報的外事領導人選聯合考察，考察合格后賦予其調配學院相關資源的權力，讓其在外事工作中起到主導、策劃的關鍵作用。

二、在人員配備上，二級學院需要有1—2名專職外事工作人員

“強將手下必須無弱兵”，優秀的學院外事領導負責全學院近幾年的國際交流規劃和籌謀，但真正負責實施的一定是學院外事工作人員。如果僅有頂尖的外事領導，而沒有高素質的外事工作人員，則上層的想法只能是一紙空文，無法付諸實踐。根據一般高校外事工作內容，高校院級外事人員的職責范圍包括來訪接待、出國（境）手續辦理、外事活動翻譯、留學生招生管理、外國專家教師的招聘與管理、院級合作交流項目的開發與維護、與校級外事職能部門及相關政府部門匯報協調等。隨著高校對外交流的加深和業務范圍的拓展，這些工作內容的內涵和外延也在不斷變化，對院級外事人員也提出了越來越高的要求。因此，加強對院級外事人員的培訓、提高相關人員的專業素養成為當前高效外事工作的當務之急。

1.院級外事人員必須“專人專用”。由于高校行政事業編制的緊缺，從事院級外事工作的人員要么是其他行政人員兼任的、要么是勞務派遣制的。兼任外事工作的行政人員由于有更多其他的工作，對外事工作難免抱有對付心理，“不求無功、但求無過”，機械式地應付日常的外事工作，不會去精益求精配合外事領導在本領域的開拓工作，這樣就會使得外事領導空有抱負而難以施展，或很多外事接待、科研交流的工作需要外事領導親歷親為，讓其不堪重負而難以維系。勞務派遣制的外事工作人員雖然相對來說能更專注于這項工作，但是由于勞務派遣制員工歸屬感不強、工資待遇低等問題，難以招到高水平的外事工作人員，或難以有長期在這個崗位工作的高水平外事人員，這對整個學院的外事工作布局顯然是不利的。因此需要高校在行政編制規劃上，增加院級外事工作人員的編制，讓二級學院能自行招攬相關人才，在外事崗位上扎實工作。

2.基于高校外事活動和院系外事工作的特點，院系外事工作人員必須具備過硬的政治素質、掌握外事接待禮儀、了解高校及院系學生培養及科研合作方式基本模式和流程等。因此必須經常對院系外事工作人員進行相關業務培訓，才能讓他們做到與時俱進，在院系對外交流及合作辦學中發揮應有的作用。值得一提的是，在這些培訓中，專業英語培訓是必不可少的。從事外事工作的人員，英語水平必然是高的，但學術交流或聯合項目研究過程中會不可避免的涉及到專業相關知識，在口譯或筆譯時，非專業人士很難把握那些專業名詞。這就要求院系外事工作者在每項接待交流任務前都預先學習，必須保證其準確無誤地用國際通用或專業用法表達出來，才能促進雙方順利溝通。

三、資源配備上，建議學校每年給二級學院下撥一筆外事工作專用經費，并在經費預算管理上盡量寬松

隨著物價節節攀升，公務接待所需經費也逐年增加。外事工作中，人才引進、外賓接待、跨國學術交流等都需要相當多的經費支撐。“巧婦難為無米之炊”，如學校沒有相應經費配備，則一切工作都將回到起點，無法深入。每個學校都有一套標準的財務體系，但如果簡單用這個體系對外事經費一刀切，學院外事工作將很難開展。一般高校的學科建設經費可以用于支付外賓的差旅和住宿，但是招待用餐、參觀等費用幾乎沒有支出渠道。我國高校的國際化尚在起步階段，很多國外知名學者都是第一次來華，或是只知道我國的北大、清華，只知道北京、上海，很多周邊著名的城市和學府都不為人所知。我國歷來有著“禮儀之邦”的美譽，為了宣傳學校、宣傳學校所在的城市，帶來訪外賓參觀一下本市和周邊著名景點、嘗一嘗有地方特色的飲食非常必要，簡要介紹本國本地的文化和風土人情更易拉近來訪人員與中方人員距離，也會使得外事工作事半功倍。但由于經費限制，這些工作難以開展。另外，由于各國文化不同，外賓對于住宿的要求普遍比較高，一般不能接受二人同間的標準房配置，但學校周邊的酒店房價普遍偏高，超出學校制定的接待報銷標準，太偏遠的酒店又不方便外賓往返學校，這對于學院外事工作來說是個很大的難題。再者，歐美等國家的教授來訪，飛機旅程經常要十幾個小時，學院邀請來做學術講座的專家學者，大部分學術造詣高且上了年紀，一般都要求坐頭等艙，然而學校的經費使用標準難以滿足他們這樣合理的要求，導致院級單位的科研國際合作難以廣泛鋪開或深入開展。學校如能在外事接待的經費使用上制定相對靈活寬松的標準，將使院級單位的外事工作積極性大大提高。

綜上所述，高校外事工作要進一步發展，必須改變現有的自上而下的行政方式，而必須由二級學院主導，由院級單位立足于專業，在外事工作上重新布局、招攬人才，同時校級職能部門積極配合并盡可能提供便利，才能側重于學術交流和科研合作，主動建立國際化工作模式，打開全新的外事工作局面。

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