談談中學檔案管理的信息化建設

孟德英

摘要：信息化時代的快速發(fā)展給教育教學以至于檔案管理等各個方面都帶來了巨大的變化。信息化時代的中學檔案管理工作面臨著機遇和挑戰(zhàn)，如果學校的信息化程度較低，自然無法滿足現(xiàn)實的需求。中學檔案管理的信息化建設離不開領導的重視，離不開有專業(yè)能力的工作人員，離不開全校師生的密切配合，大力支持。

關鍵詞：中學檔案管理 信息化建設 有效管理

信息化時代之前，中學檔案資料的收集和整理存檔都是紙質(zhì)的形式展開的，這種方式存在了很多年，雖然低效，人們卻非常熟悉，管理起來也是井然有序。不過，隨著電子信息技術的發(fā)展，計算機互聯(lián)網(wǎng)的應用使得傳統(tǒng)檔案管理的弊端暴露的越發(fā)明顯，人們在信息技術的影響下，也越來越注重快捷化，高效化。所以，綜合各種情況來分析的話，我們知道，現(xiàn)在就亟需對中學的紙質(zhì)檔案進行電子化，這不僅是為了滿足時代的需要，也是在當前中學節(jié)約人力、資金的重要途徑。筆者在中學檔案管理工作方面積攢了一些經(jīng)驗，現(xiàn)針對信息化建設問題提出幾點自己的看法。

一、當前中學檔案管理信息化建設方面常見的問題

（一）思想觀念有待轉(zhuǎn)變和提高

信息化建設首先需要有關部門的主導推動，在此基礎上有效的展開。然而，現(xiàn)實情況是，在傳統(tǒng)觀念的影響下，很多學校只關心學生的成績，將工作重點放在教學上，忽視了檔案管理工作。尤其是在應試教育大環(huán)境下，學校更注重升學率，把主要的時間與精力放在教學上，不重視檔案管理的信息化建設，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃。此外，一些學校還受到資金的限制，投入到檔案管理工作中的資金很少，也沒有及時購置必須的設備。同時個別學校也沒有建立專門的管理部門，人員素質(zhì)與能力偏低，對信息技術應用較少，不利于檔案管理的信息化建設。

（二）信息化建設相對落后情況大量存在

在很多中學里，檔案管理的信息化建設明顯滯后，然而從現(xiàn)實情況看來，對于一些規(guī)模較大人數(shù)眾多的學校，信息化建設亟待盡快重視并提高上來。如果缺乏必要的技術、軟件和硬件設備作為基礎，中學檔案管理的信息化建設也只是空想而已。從檔案管理人員現(xiàn)狀來看，也未能掌握必要的技能，這樣不利于檔案資料的查詢與利用，而在檔案的收集、存儲和傳輸過程中，也會出現(xiàn)信息丟失的問題。一些學校對檔案管理信息化建設認識不足，認為只需要將紙質(zhì)信息輸入計算機中即可，在檔案歸類、查閱等工作上，大多通過手工完成。此外，由于停留在單機歸檔的階段，信息和檔案獨立存在，不能實現(xiàn)信息資源的共享。而中學檔案信息化建設還缺乏統(tǒng)一的標準，也沒有作出科學的規(guī)劃，顯得比較隨意和盲目。

二、中學檔案管理信息化建設需要遵守的原則

（一）檔案管理信息化建設規(guī)劃要符合需求

中學的檔案管理信息化建設的主要目的就是使相關工作以更高的效率開展，因此在建設時就要根據(jù)實際的要求來做出相應的規(guī)劃，并且要結合本校的檔案資料的特點，而不是將別的學校的檔案管理部門建設的方案拿過來自己套用。比如對于學校中儲藏的較為珍貴的歷史資料，就要酌情處理，而不是一味地將所有檔案都電子化，從而導致失去了珍貴的資料。

（二）中學檔案管理信息化建設要圍繞服務便捷性來展開

檔案管理的信息化建設是為了提高檔案服務的質(zhì)量和效率，所以，信息化的建設離不開服務性的體現(xiàn)。信息化建設要將檔案信息的檢索快捷性，查找便捷性體現(xiàn)出來，讓學校的老師和學生都能切實感受到信息化檔案管理的優(yōu)勢。從時間上和獲取檔案服務的心理感受方面都能有比較滿意的反饋。

三、有效實施中學檔案管理信息化建設的策略建議

（一）加快中學信息化檔案管理的基礎硬件投入，滿足日益增長的信息化檔案服務需求

中學檔案管理信息化的建設步伐要根據(jù)各個學校的實際情況，例如在校師生總數(shù)來酌情開展，像我校這樣的規(guī)模，人數(shù)眾多，傳統(tǒng)辦法管理起來低效性明顯，給老師和學生都帶來了很大的精力上的分散。所以，在信息化的建設方面就應該強化一些，步子邁的大一些。作為學校的決策部門就要將檔案管理信息化建設落實到學校的近幾年發(fā)展規(guī)劃當中，盡快將信息化基礎設施配套完善。首先要制度信息化檔案管理的新制度，這要區(qū)別于以往，可以參考高校、中學等兄弟院校；其次，要實現(xiàn)檔案管理的最大化的無紙化辦公，購進相應的設備和軟件，培訓相關人員。最后要建設電子檔案庫，加強安全防范，避免被黑客侵襲等情況的出現(xiàn)。

（二）在現(xiàn)有基礎上提高中學檔案管理的數(shù)字化水平

由于大部分學校缺乏足夠的資金，專業(yè)管理人員也很匱乏，因此為確保檔案數(shù)字化建設成效，需要優(yōu)先實現(xiàn)利用率與價值較高的檔案的數(shù)字化，包括學生學籍、教師考核、課程設置等檔案。與以往檔案管理方法不一樣，在信息化建設過程中，還重視目錄與檢索的建設，運用文件夾、光盤、音像等形式，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的永久保存。要運用好網(wǎng)絡，共享檔案信息資源。此外，學校要將檔案資料與校園網(wǎng)進行連接，形成完善的數(shù)字化系統(tǒng)，提升檔案的數(shù)字化程度，讓其得到更好的利用。

（三）制定檔案管理的規(guī)范與標準

對中學檔案而言，涉及內(nèi)容較多，也比較分散，每天都會形成大量的檔案資料，管理起來難度極大，需要統(tǒng)一做好收集、整理與利用工作。因此，信息化建設要對這些散落的資料進行統(tǒng)一管理，分門別類進行清晰化的一體管理，逐漸實現(xiàn)高效化。

（四）加強對檔案資料的安全保護

檔案管理人員應該切實增強自身的職業(yè)道德感，在檔案管理中規(guī)范操作，減少失誤，避免文件資料出現(xiàn)損壞。要制定健全的安全管理制度，讓信息系統(tǒng)的運行更加安全和高效，同時為避免受到病毒與黑客的入侵，要將網(wǎng)絡安全措施做到位，增強信息系統(tǒng)的抵御網(wǎng)絡攻擊的能力。并重視備份工作，這樣在發(fā)生意外事件以后，能夠第一時間使用備份文件，對檔案信息進行恢復，防止重復勞動，造成浪費。

總之，信息化的中學檔案管理建設是一項系統(tǒng)工程，不僅需要有關領導部門的支持和推動，也需要制度、人員等方面的落實到位和密切配合，因此，為了將此項工作扎實做好，作為學校管理決策層要加強考察工作，向檔案管理信息化建設做到好的學校學習，盡快將此工作高效開展起來。

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