新時期地方高校外事工作信息化的對策研究

項寅

摘要：在信息高度發(fā)展的時代，高校對外交流合作日趨頻繁。能否通過先進的信息技術提升外事工作的效率和質量，關系著學校國際化發(fā)展的成敗。本文分析了新時期高校外事信息建設的重要性，在研究高校外事信息建設現有問題的基礎上，提出制訂外事信息化建設長期發(fā)展規(guī)劃及搭建外事公共服務和國際交流合作平臺等建議。

關鍵詞：外事工作；信息化建設；對策研究

隨著我國教育對外開放的深入發(fā)展，高校外事活動日益增多，相關信息和數據大量涌現，之前“兵來將擋，水來土掩”的工作方式越來越難以滿足全面推進教育國際化的要求。在知識全球化和信息網絡化高速發(fā)展的時代，高校外事工作必須借助先進的理念和技術，設計出科學的管理模式和辦事流程，通過優(yōu)質高效的服務贏得世界的認可。當前，我國大部分高校都已具備了網絡、多媒體等信息化建設的基本設施，并將其應用到教學、科研和行政服務等各個領域。但高校外事信息化建設目前還處于初級階段，系統功能和服務較為單一，以簡單的外事宣傳和輔助管理為主。網絡和信息技術的許多功能沒得到充分開發(fā)和利用，對外事管理和國際交流的支撐遠遠不夠。

本文通過分析新時期高校外事信息建設的重要性，明確信息化建設對高校外事工作和國際化發(fā)展的重要意義。在分析當前高校外事信息化建設主要問題的基礎上，提出搭建外事公共服務和國際交流合作平臺，建立教師因公出國、學生境外交流、聯合辦學、科研合作、人才引進和國際留學生六大管理系統的建議，通過高效和優(yōu)質的服務，促進外事工作更好地為教育教學服務。

一、新時期加強地方高校外事信息化建設的重要性

1.優(yōu)化政策咨詢，提高決策能力

在大數據和網絡高度發(fā)達的時代，國際合作背景錯綜復雜，各國形勢和政策瞬息萬變，高校外事活動和對外交流也隨之復雜和多變。越來越多的高校和教育機構加強了對網絡信息技術和手段的利用，建立了適合自身發(fā)展的國際交流合作平臺和外事信息管理系統，一方面幫助業(yè)務部門提高對相關信息和數據進行收集、整理、分類和分析的能力，提高辦事效率；另一方面，協助決策層進行快速決斷，找到解決問題的有效方法，并為學校國際化發(fā)展提供前瞻性的思考方案。

2.加強對外宣傳，促進合作交流

外事信息化建設是加強高校對外宣傳、促進合作交流的有效途徑。結構合理、內容豐富的網絡平臺，專業(yè)的在線咨詢和服務窗口，是學校宣傳辦學動態(tài)、師資水平、專業(yè)設置、課程內容和國際化發(fā)展的有效渠道；是與外界保持密切聯系的橋梁和紐帶，能夠促進學校與國內外教育和科研機構、企業(yè)和政府部門的溝通和交流，建立新型合作關系；是引進優(yōu)秀外籍專家、學者、教師和國際學生的有效手段，為外籍人士提供來華工作、生活、交流和學習提供及時和專業(yè)的咨詢服務。

3.加強部門聯系，促進協同配合

加強高校外事信息化建設，不僅可以提高辦事效率，促進交流合作，還有利于各部門和學院間的協同配合。區(qū)別于傳統的企業(yè)管理組織架構，高校管理體現的是一種典型的矩陣型組織架構，包含了各行政部門、教學部門以及專門項目管理小組間復雜而多變的關系。因此，高校外事管理要與其他行政職能部門和教學職能部門建立全面廣泛的聯系，充分發(fā)揮單位間的協同作用。而外事服務系統和國際交流平臺的建立將有利于數據的有效關聯和資源的充分共享，促進信息在上下級、同級部門間的流通，加強溝通聯系，促進協同配合。

二、地方高校外事信息化建設存在的主要問題

1.外事管理信息化的意識淡薄

目前，國內很多高校對外事信息化工作的建設缺乏重視。有些學校雖然開展國際合作交流多年，擁有多個合作辦學和交流項目，外籍專家引進、師生互動等活動也開展得如火如荼，但至今尚未建立外事宣傳網站；或者網站內容陳舊、結構不合理，不利于對外宣傳。部分高校外事管理沿用傳統紙質文件傳遞的工作方式，辦事效率較低，不利于數據的保存、整理和調用。由此可見，許多高校尚未充分意識到網絡平臺和信息化管理手段對有效獲取境外各類信息、加強外事部門與各部門和院系協同配合、提升外事服務質量的重要作用。

2.缺乏有效的國際網絡平臺

高速發(fā)展的網絡信息技術徹底改變了人們的工作和生活方式，

網絡成為人類獲取信息的主要渠道。國際化網絡平臺對宣傳高校國際化形象，加強與國際社會聯系，拓展合作交流渠道意義重大。當前我國許多高校，特別是國際化發(fā)展處于起步階段的地方高校，缺乏面向世界的、成熟的英文網絡運作平臺，主要體現在以下幾個方面：首先，一些學校由于自身國際化水平不高，尚未建立學校英文門戶網站，或門戶網站由于院系和部門關注不夠，欄目信息長時間得不到更新；其次，很多學校英文網站的設計未從國外訪問者的角度出發(fā)，其網站架構和內容與中文網站較為相似，缺少外籍教師、留學生和國外高校的一些重要信息，如外籍教師聘用要求、留學生入學條件、開設專業(yè)、相關專業(yè)課程描述等，網站整體內容對開展國際合作交流工作的支撐作用不明顯；最后，網絡平臺缺少在線咨詢和服務功能，對來華學習、就業(yè)以及開展合作交流等相關問題難以給予及時和準確的答復。

3.缺乏外事管理自動化辦公系統

在國家、學校相關政策和經費的支持下，越來越多的師生走出了國門，同時來華交流、學習和工作的外籍人員人數也在增多，高校外事部門的工作人員每天都要處理大量的材料和數據。比如辦理教師因公出國批件和護簽手續(xù)的文件、學生赴境外交流的材料、外籍專家的聘用資料、留學生來華學習材料等。據了解，一些高校的外事人員每年要辦理二百多位教師的出國護簽手續(xù)，有些外事人員甚至要同時兼任合作項目管理、出國來華業(yè)務辦理、文件翻譯等多項工作。在人員有限的情況下，工作量大幅度增加。如果不引入信息化管理手段，建立相關辦公自動化系統，將會降低工作效率和服務質量，影響學校、師生外事活動的正常開展。

三、加強高校外事信息化工作的建議

1.制訂高校外事信息化建設長期規(guī)劃endprint

高校外事部門應通過實地考察、調研等手段，學習和借鑒其他高校開展外事信息化建設的經驗，結合學校當前實際情況以及國際化發(fā)展的目標，進一步加強對信息化建設的認識，制訂外事信息化建設的規(guī)劃，包括階段和長遠性的目標、建設方案和實施細則。另外，要充分發(fā)揮教務、學工、科研部門、信息管理中心以及各個專業(yè)學院的協同作用，鼓勵他們積極參與外事信息化的規(guī)劃和建設，為平臺和系統的設計出謀劃策。

2.建立外事公共服務和國際交流合作平臺

根據高校外事工作涉及的領域，通過搭建外事公務服務和國際交流合作平臺，建立教師因公出國、學生境外交流、聯合辦學、科研合作、人才引進和國際留學生六大管理系統（見圖1），提高外事工作的管理效率，提升合作交流的服務質量。

根據政府和學校關于開展教師和學生赴境外研修的要求，搭建外事公共服務平臺，建立因公出國人員管理系統，設計教師網上辦理因公出國手續(xù)的標準流程，生成出國人員信息和數據資源，包括各類文件、表格和材料等，并提供辦事結果線上查詢功能；建立學生境外交流管理系統，完善“申報—遴選—錄取—派出—回國”的網上辦理流程，提供在線查詢和咨詢服務，建立學生出國信息數據庫。

依托學校英文門戶網站，搭建國際交流合作平臺。針對國外高校，建立聯合辦學管理系統，提供項目介紹、專業(yè)和課程描述、辦學要求等信息以及在線咨詢服務；針對國外教育和科研機構，建立科研合作管理系統，介紹科研項目、實驗室條件，科研合作要求等信息；針對外籍專家、學者和教師，建立引進外籍人才管理系統，提供應聘崗位描述、工資福利待遇信息、在線申請服務，建立外籍人才信息和數據庫；針對外籍學生，建立來華國際學生管理系統，提供來校進行短期交流、本科及碩士專業(yè)介紹、申請獎學金要求等信息及在線申請服務。

高校外事信息化建設是一項系統而復雜的工程，學校決策層要給予政策和經費支持。行政和教學部門要高度配合，建設前須進行充分調研，統一規(guī)劃和設計，建成后還須不斷完善和改進，發(fā)揮外事信息系統動態(tài)性、實時性、便利性和專業(yè)性的功效。

參考文獻：

[1]榮毅鐘.新時期高校外事管理工作改革探析[J].廣西民族大學學報（哲學社會科學版），2009（11）.

[2]金敏.優(yōu)化高校外事工作平臺探析[J].江蘇高教，2012（5）.

[3]李方.對當前高校外事工作的若干思考[J].江蘇高教，2009（1）.

[4]孔浩，張子鋒.高校信息化建設方案的規(guī)劃和設計[J].計算機應用技術研究，2013（5）.

[5]楊智勇.大學“國際化”專題網站建設研究[J].中國教育信息化，2014（19）.

[6]曾媛，劉淑儀.“互聯網+”思維下農業(yè)科研院所外事信息系統建設——以廣西農業(yè)科學院為例[J].農業(yè)科技展望，2016（12）.endprint