建設工程檔案歸檔管理創新路徑

李嘉敏

摘要：隨著社會經濟的快速發展，建筑行業已經成為國家建設的支柱產業，也是民生所向，它的一切建設內容都要有據可查，所以建設工程不僅僅只是建筑與設計，檔案的建立與管理是非常重要的內容。本文分析了建設工程檔案歸檔管理的重要意義，查找了出現的問題，并提出了合理的解決辦法，供建筑部門參考借鑒。

關鍵詞：重要意義；存在問題；創新路徑

我國建筑工程行業在快速發展，其內部的工作量也是非常巨大的，如果沒有專部門及專人對工程檔案進行科學細致的管理，就會出現建設紕漏和問題，甚至影響建筑行業的發展，所以業務部門就要找到不足，制定檔案管理的最優秀措施辦法，讓建筑工程行業的管理上更正規、更科學。

一、建設工程檔案歸檔管理的重要意義

建設工程檔案是在建筑行業建設工作中所保存有價值的文件、圖表、影像、電子、文字等記錄的總稱，還包括項目的環境評估報告、能源評估報告、立項、規劃、可研、設計、標書、施工、監理等從開始到竣工的一系列文字與資料。它是整個建筑項目的建筑過程的最真實記錄，更是建設工程單位的核心內容。做好建設工程檔案歸案管理工作，可以讓建筑工程每一項會議都有記錄，每一張文件都有處可查，每一位合伙人都信息詳實，每一階段建設都清晰可見，每一項技術都有數據支撐，從而會避免問題后的責任不清、錯誤后的無據可查。我們企業的體育設施，場館修建也是一樣，只有讓建設工程檔案歸檔管理工作扎實進行了，才能保證企業的每一項工程都受保護[1]。

二、建設工程檔案歸檔管理存在的問題

從當前我國建筑行業發展來看，大部分建設工程的檔案歸檔管理是科學正規的，但少部分企業還存在麻痹大意的思想，在檔案管理上存在諸多問題。

（一）工程部門思想不重視

個別建筑企業把投入的人力、物力與財力算的非常精細，也對管理的“人、財、物”的部門高度重視，但對檔案管理的部門卻放置一旁，思想根子上沒有重視建設工程檔案歸檔的重要性，從而導致部分工程完成后，出現施工情況無處可查，原方案規劃無處找尋等諸多問題，這就必然給后期的監理、結算及運營工作帶來嚴重阻礙。

（二）管理人員認識不深刻

建筑企業的檔案歸檔管理工作通常都由思想素質好，工作認真程度高的人員進行。但個別企業檔案管理人員總覺得不是重要崗位，工作中常出現思想怠慢、馬虎大意、丟三落四現象，甚至還出現不及時歸檔加密造成泄密的重大問題。

（三）檔案管理制度不完善

缺少制度就沒有工作規則。個別建筑企業的檔案管理制度只浮于表面，沒有認真的制定科學合理的管控制度，也不學習國家政策性的重要文件，工作中感覺重要的就歸檔備案，不重要的就隨手丟掉，使建設工程檔案歸檔管理工作成了隨意性工作，漸漸形成“不忙抓一抓，忙起就放一放”不良工作狀態。

（四）信息科技水平不配套

當前，國家好多優秀建筑企業的內部管理已經全面信息網絡化，檔案歸案管理工作也非常科學，但個別小的建筑企業，還是采用傳統的辦法，把檔案打在紙上，裝入盒里，放進柜中，根本還不會用電子檔案，查找起來及不方便，也增大了工作人員的工作量[2]。

三、建設工程檔案歸檔管理的創新路徑

針對建設工程檔案歸案管理出現的諸多問題，相關部門及人員應該高度關注，結合建筑行業的新時期特點，在“思想認識、完善制度、科學管理”等方面求突破、求創新、求提高。

（一）思想聚焦，讓新的意識深入人心

思想是行動的先導，建筑企業只有從思想改變傳統認識，用新思維、新籌劃把建設工程檔案管理的工作做好、做穩、做扎實。這里主要有兩個方面：一個是領導頭腦中就要有新思路。領導思想是企業的靈魂，只有帶頭人去創新抓好檔案歸案管理工作，下屬才能用新辦法完成任務。所以，建筑企業的主要領導要多關注檔案管理工作，會上多講講當前應該怎么辦，平時多查查新問題怎么處理，自己多看看新辦法管不管用，這樣就會使檔案管理工作創新開展、順利進行。第二個是責任人的心中要有新要求。檔案管理工作領導要抓好，責任人也要真正從思想上重視，在新要求中抓好工作落實，企業要向全體檔案管理人員講清當前檔案管理的重要性，講好對企業每個人的切身利益，讓責任人深知肩上擔子是重的，理解新時代檔案管理的新要求。

（二）緊跟時代，讓歸案制度全面實際

制度是全部工作準繩，也是高標準完成任務的基本要求，建設檔案歸檔工作也要堅持好制度落實。一是按制度去工作。檔案歸檔工作是一項較為系統繁瑣的工作，所以每一項、每一步都要按制度要求來完成，如我們企業體育場館建設決不能出現隨意、任性的情況，這樣就會出現質量、規劃等不合格的問題。二是用信息去工作。建筑企業想發展，信息化建設尤為重要。檔案管理更需要信息網絡的融入，這樣不但能保證各類檔案歸檔信息準確無誤，還能使大量建設信息長久保存，更能有大數據去分析建設中存在的問題，加強建筑企業日后的工作質量。三是多完善制度。隨著建筑行業的發展和進步，各類文件、信息的歸檔都有了新要求，新規定，所以檔案管理部門要及時完善管理制度，讓制度同時代同步，不能讓制度落后于當前的工作。

（三）抓鐵有痕，讓督導機制常新長久

要想讓建設檔案歸檔管理工作扎實，就要有專門的督導部門來緊抓，針對我們企業建設體育場館來說，應該有兩個結合：一個是定期與隨機相結合。企業督導部門是檔案管理工作的指導部門，一定要把定期檢查與隨機抽查結合起來，常到體育場施工現場轉一轉，常到政府機關的業務部門去問一問，檔案內容是否與實際相符，真正讓檔案管理人員時刻都保持高度的負責態度，這樣才能讓檔案管的更好，管的更科學。第二個是問題與懲治相結合。工作中問題總是會有的，但處理是關鍵的一個環節。檔案管理工作是細致、準確的工作，容不得半點馬虎。所以監管部門要把檔案歸檔管理問題與個人懲治相結合，對出現問題的員工要嚴懲不貸，板子打在最疼的地方，這樣才能使檔案管理工作成為全面工作中的重點[3]。

四、總結

綜上所述，科學合理的檔案歸檔管理是加強建設工程正規化，提高建筑行業建設質量的重要保證，更是建筑工程行業未來發展的必行之路。所以，相關部門要結合新時代發展特點，用“新思維理念、新管理辦法、新監督措施、新科技手段”，讓建設工程檔案歸檔管理科學、合理、規范。

參考文獻：

[1]任躍芝.建設工程檔案歸檔管理創新路徑[J].城建檔案，2017（1）：64-65.

[2]章澤宇.建設工程檔案管理創新的幾個方面[J].建筑工程技術與設計，2016（21）.

[3]楊小燕.建設工程檔案歸檔管理創新路徑[J].工程技術：文摘版，2017，05：00107-00107.

（作者單位：承德市奧林匹克體育中心）