物資集中采購模式分析及啟示

【摘 要】 物資采購管理對企業(yè)降本增效意義重大。本文從物資采購模式入手，分析了集中采購的優(yōu)勢和缺陷，進(jìn)一步提出兩類采購模式的適用性，最后為了防止物資采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行，從內(nèi)控角度提出了防范措施。

【關(guān)鍵詞】 集中采購 分散采購 內(nèi)部控制

一、企業(yè)經(jīng)營中常見的采購模式

參照政府采購對采購模式的劃分，企業(yè)通常把采購模式劃分為集中的采購模式和分散的采購模式。多數(shù)企業(yè)認(rèn)同這兩種采購模式并在實(shí)踐中進(jìn)行了有效的應(yīng)用。

1、集中采購模式 企業(yè)為了分散采購風(fēng)險(xiǎn)和降低采購成本，除了一般“甲供”材料和設(shè)備意外，其他材料設(shè)備均由企業(yè)統(tǒng)一集中采購，并按照內(nèi)部結(jié)算的方式與內(nèi)部用料的項(xiàng)目公司（項(xiàng)目部）進(jìn)行結(jié)算。這是最常見的采購模式，也是本文要討論的主要內(nèi)容。

2、分散的采購模式 分散采購是指企業(yè)將采購權(quán)限下放給各項(xiàng)目公司（項(xiàng)目部），由各項(xiàng)目公司（項(xiàng)目部）根據(jù)自身生產(chǎn)經(jīng)營的需要獨(dú)立制定采購計(jì)劃，決定相關(guān)采購事項(xiàng)，自行采購和實(shí)施后續(xù)管理的采購方式。

行政事業(yè)單位集中采購和分散采購的劃分標(biāo)準(zhǔn)是所采購的物資是否在集中采購目錄之內(nèi)并達(dá)到了規(guī)定的限額標(biāo)準(zhǔn)以上，所采購物資在集中采購目錄之內(nèi)并達(dá)到了規(guī)定的限額標(biāo)準(zhǔn)，必須實(shí)行集中采購。反之，可以實(shí)行分散采購。而企業(yè)對于集中采購和分散采購的適用標(biāo)準(zhǔn)的劃分則是由企業(yè)根據(jù)自身生產(chǎn)經(jīng)營需要來確定，不同企業(yè)的管理層對于集中采購和分散采購的認(rèn)知不同也是企業(yè)采取不同采購模式的重要原因之一。

二、集中采購的優(yōu)勢

目前，大型企業(yè)大都對物資采購進(jìn)行集中管理。按照編制物資需求計(jì)劃、上報(bào)匯總、集中招標(biāo)、集中采購、統(tǒng)一配送、使用單位驗(yàn)收、統(tǒng)一結(jié)算這樣一個(gè)流程運(yùn)行。集中采購模式對降低物資采購成本和物資管理成本方面優(yōu)勢明顯。

1、設(shè)立專業(yè)化采購部門，降低了采購部門的運(yùn)營成本 通過成立專業(yè)化的采購部門，撤銷項(xiàng)目公司（項(xiàng)目部）的采購職能，對崗位進(jìn)行合并。不僅有利于機(jī)構(gòu)精簡，避免人浮于事，還能提高物資采購的效率，節(jié)約人工成本和采購系統(tǒng)的運(yùn)營支出，達(dá)到降本增效的目的。

2、增強(qiáng)企業(yè)的議價(jià)能力，有利于降低物資的采購成本 對大宗物資的集中采購產(chǎn)生的規(guī)模效應(yīng)和批量優(yōu)勢，增強(qiáng)了與供應(yīng)商的談判能力，能夠促使供應(yīng)商給出比較優(yōu)惠的折扣和提供良好的售后服務(wù)。同時(shí)，還能達(dá)到降低訂貨成本和運(yùn)輸費(fèi)用的目的。

3、減緩資金壓力，降低財(cái)務(wù)費(fèi)用 大型企業(yè)集中采購大宗物資占有相當(dāng)大的規(guī)模優(yōu)勢，普遍都有良好的信譽(yù)和融洽的合作關(guān)系。可以要求供應(yīng)商給出一個(gè)相對較長的信用期限，很大程度上緩解了企業(yè)的資金壓力。特別是在企業(yè)資金短缺的情況下，集中采購模式尤為有利。

4、統(tǒng)籌供需數(shù)量，降低物資保管成本 通過物資集中采購、集中管理，可以促使內(nèi)部單位之間庫存物資相互調(diào)劑，把庫存降到最低，達(dá)到降低資金占用和降低物資的倉儲(chǔ)成本和管理成本的目的。

5、避免內(nèi)部競爭，防止供應(yīng)商哄抬物價(jià) 集中采購避免了因各項(xiàng)目公司（項(xiàng)目部）分散采購而引起供應(yīng)商提高物價(jià)的現(xiàn)象出現(xiàn)。特別是一些專業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)或短缺物資可以避免形成賣方市場，也可以避免企業(yè)內(nèi)部單位之間為爭奪資源而自行抬價(jià)，導(dǎo)致物資采購成本無謂的增加。

三、集中采購的缺陷

經(jīng)過多年的實(shí)踐，集中采購在降本增效上效果良好。但缺陷也不斷顯現(xiàn)出來。

1、集中采購導(dǎo)致權(quán)力過度集中，監(jiān)管難度較大 市場經(jīng)濟(jì)條件下，特別是在買方市場環(huán)境中，采購權(quán)力過于集中，容易導(dǎo)致權(quán)力濫用，引發(fā)腐敗現(xiàn)象滋生。2、集中采購審批環(huán)節(jié)多、工作效率低 企業(yè)出于內(nèi)控和監(jiān)管的需要，對物資采購設(shè)置了多個(gè)的審批節(jié)點(diǎn)，需要辦理繁雜的審批手續(xù)。但對于項(xiàng)目公司（項(xiàng)目部）較多且比較分散的企業(yè)，供貨效率明顯比較低，對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營可能會(huì)產(chǎn)生不利影響。3、物資采購部門缺乏降本增效的壓力 盡管物資采購部門有多方面的優(yōu)勢，能使供應(yīng)商提供較大幅度優(yōu)惠。物資采購部門只是按照物資需要計(jì)劃進(jìn)行采購，并不關(guān)心采購物資成本的高低，沒有降本增效的壓力。更有甚者，還可能因價(jià)格、質(zhì)量等問題而滋生腐敗，損害企業(yè)利益。4、物資計(jì)劃編制的精確度較差，容易形成庫存積壓，造成資金占用。物資供應(yīng)效率低下直接導(dǎo)致為避免待料停工，生產(chǎn)部門在編制物資需求計(jì)劃時(shí)，往往會(huì)在一定程度的增大物資需求數(shù)量和種類，造成物資的積壓。

四、采購模式的適用性

隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的不斷變化，物資采購也不能拘泥于一種模式。根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，因時(shí)、因勢、因地制宜，選用適用的采購模式。

1、企業(yè)的項(xiàng)目公司（項(xiàng)目部）較多，且地理位置上比較分散，采用分散采購的模式在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行物資采購有利于節(jié)約物資運(yùn)輸費(fèi)用。2、物資采購過程中，所采購的物資或設(shè)備的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性越高，采用集中采購越有利。反之，則采用分散采購有利。3、對于專業(yè)技術(shù)要求較高的設(shè)備或物資，集中采購可以把有限的研究力量匯集起來，避免項(xiàng)目公司（項(xiàng)目部）重復(fù)研究和測試。4、一些低值易耗類材料的價(jià)格對數(shù)量相關(guān)性較高，適宜集中采購。5、客戶指定的“甲供”產(chǎn)品通常采用分散采購。

五、物資采購的內(nèi)部控制

近年來，出于對物資采購的管理和防范舞弊、杜絕腐敗的目的，企業(yè)對于物資采購系統(tǒng)建立了內(nèi)部控制機(jī)制。

1、建立健全物資采購管理制度。對物資采購的流程進(jìn)行規(guī)范，防止采購管理制度流于形式。2、建立健全物資采購授權(quán)審批制度。授權(quán)審批人員在自己的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行物資采購的審批，嚴(yán)禁超越權(quán)限審批或者無權(quán)審批的人員進(jìn)行審批。3、在采購環(huán)節(jié)上，按照不相容職務(wù)相分離的原則設(shè)定崗位和權(quán)限，層層把關(guān)、相互監(jiān)督。4、做好物資的質(zhì)檢、驗(yàn)收和保管工作，建立采購源頭追溯制度，對于質(zhì)次價(jià)高的產(chǎn)品應(yīng)追究相關(guān)采購人員責(zé)任。

在當(dāng)前激烈的市場競爭環(huán)境下，為了在競爭中立于不敗之地，實(shí)現(xiàn)規(guī)模優(yōu)勢，很多企業(yè)都在推行集中采購模式。無論集中采購還是分散采購，都是物資采購的一種手段。在現(xiàn)實(shí)中，一些企業(yè)根據(jù)自己實(shí)際將兩者結(jié)合起來，也產(chǎn)生了不錯(cuò)的效果。

作者簡介：朱鵬濤，男（1978.01-）， 漢族，本科，會(huì)計(jì)師，籍貫：陜西省周至縣。endprint