高校二級學院教學秘書隊伍運行與培養機制

肖中俊+劉星萍

摘要：高校二級學院的教學秘書，擔負上級任務安排的執行，并面向全體師生服務，是指令傳達與任務執行的中間紐帶與橋梁，作用重大。教學秘書的綜合素質與教學管理質量息息相關，培養教學秘書的組織協調能力、計劃能力、應變能力、執行能力、文字表達能力、教科研能力以及廣博的科學文化素質，關心教學秘書的個人發展，充分發揮個人能力，提高他們的待遇和地位，是提高教學管理水平、穩定教學秘書隊伍、保障教學運行、提高教學管理質量的重要途徑。

關鍵詞：二級學院；教學秘書；綜合素養；教學管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）43-0014-02

一、二級學院教學秘書隊伍現狀

（一）教學秘書隊伍的穩定性

當前在很多高校中，教學秘書的隊伍很不穩定，學校由于多種原因不斷更換二級學院教學秘書。然而，作為高校部門以學年為周期的教學體制，有很強的連續性、專業性、嚴謹性，教學秘書人員的頻繁更迭會導致學院的具體教學工作無法正常運轉，政令不暢，教學質量無法保障。

（二）教學秘書業務水平

在經過一定培訓后，教學秘書的業務水平也仍會參差不齊，其綜合素質與能力都與院、校的發展要求不相適應。同時，早期學校對教學秘書的隊伍建設重視度不夠，很多教學秘書都是非教育專業人員，甚至是調崗人員，對教學管理工作沒有專業認知。而學校層面由于教學秘書隊伍不穩以及時間緊迫等其他原因，也無法對新聘任的教學秘書進行系統的崗位培訓，這樣就極大地影響了教學管理工作的總體水平，也將更深層次地影響高校教育質量。

（三）教學秘書工作

教學秘書作為指令傳達與任務執行的中間紐帶與橋梁，擔負上級任務安排的執行，并面向全體師生服務[1]。任何失誤都會造成教學事故，這就要求教學秘書除了具備較高的業務素質外，還應具備良好的思想認識，要有樂于奉獻、認真嚴謹、高度責任感、沉著冷靜的心理素質。因而教學秘書必須適應職業要求，調整心態，學會做事方法，摸索總結與提高，不斷提升自身修養，一旦工作心態失衡，教學工作必將大打折扣。

二、教學秘書在二級學院教學運行中的作用

（一）橋梁作用

教學秘書作為高校二級學院教學工作的“傳聲筒”，接受教務處與二級學院的雙重管理，保證政令暢通，必須時刻明確為上級與師生服務的意識并發揮重要作用，既要及時領會上級領導正確可行的措施、意見、建議或指令、決定，并迅速、準確、耐心地通知到學院相關教師和學生[2]。同時，還要時刻匯集師生的切實想法、建議、意見，形成書面報告，客觀及時地反饋到二級學院、教務處等部門領導，發揮教學反饋機制中的關鍵節點作用，以便上級領導根據客觀問題采取相應的解決措施和對策。

（二）日常運行作用

教學秘書在每個工作日都要面對全院師生，其工作繁雜，需要具體實施與操作。具體表現有如下幾個方面：（1）及時的文件通知。（2）恰當的時間安排。（3）正確的統計。（4）精確的填寫。（5）教務記錄日志。這就需要將日常工作進行匯總統計，分門別類，完成交辦的各種任務。

（三）協調作用

首先，教學秘書對教學院長直接負責，當教學院長根據教學任務作出決策后，要協助做好決策實施的協調工作。其次，教學秘書能夠對本學院內部系部之間、教師之間、師生之間、學院之間進行協調，保障教務工作保持正常化、秩序化、人性化、規范化、科學化，而這種協調是無所不在、無時不有的[3]。教學秘書需要顧全大局，善于協調各種關系，不偏不倚，公正客觀，心思縝密，靈活處理，營造和諧氛圍，突發緊急事務時要保持頭腦清醒，處變不驚，臨陣不亂，拓寬思路，坦然面對，學會思考，及時報告，敏捷應變，提出見解，征求意見，協助院領導妥善處理，避免矛盾激化，或顧此失彼，盡一切力量保障教學的正常秩序。

（四）存管作用

二級學院檔案室的紙質、電子資料是保障全院師生材料的重要部門。其中教學檔案豐富，每位教師近五年來的教學計劃書、教學日歷、教材征訂表、學生評教結果、工作量統計、調停課申請報批表、教學科研統計表、人事考核表、學院函件、教務處通知、申報的各種材料等，都應該有詳細地校對、審核、記錄、分類、編目、存管等。其次，還有近五年來的試卷、畢業實習、畢業設計歸檔等。教務秘書作為教學檔案資料的第一責任人，應該妥善存管，保證資料的真實性、嚴謹性、正規性。

三、教學秘書隊伍綜合運行與培養機制建設

（一）制定規范有效的培訓機制

強化崗前培訓，重視在崗學習。高校領導應該高屋建瓴地統籌教務全局，從校務層面構建教務人員不定期或定期進修和培訓機制，提供培訓公務經費，通過考察走訪學習、專家報告會、交流會等豐富形式開闊基層教務人員的視野，提高其業務水平和管理技能。這種培養骨干教務人才的機制建設有利于教務管理人員開放眼界、學習別人優點、發現別人特色、增強教務管理機構工作活力，提升教務管理人員特別是二級學院教學秘書干事創業的積極性與主動性。

（二）制定有效的教學秘書他勵與自勵機制

高校作為以學期為周期的教學管理模式，他勵與自勵機制對教學秘書工作水平的提升尤為重要。首先，實施教學秘書工作評價機制，對其工作進行客觀的定性與定量的綜合評價，形成對其有指導性的正向肯定與積極性的改進意見，并給予榮譽獎勵等。其次，通過工作評價機制，也就是要求教學秘書針對自己的不足，不斷改進，提高自身素養，形成自勵的正反饋機制。

（三）重視教學秘書在教學工作中的地位

教學秘書的工作繁雜而辛苦，事無巨細都需要做到規范無錯誤。在實行院校二級管理以后，學校權責重心下移，二級學院教學管理的具體模式、內容、形式、數量發生較大變動，一般2至3人負責整個二級學院的教務工作，面向對象多，任務加重。因此，在高校集約式發展的當前，有必要呼吁高校領導在以內涵建設為學校重要突破點的政策下，應高度重視基礎教學單位的中心地位，給予教學管理“樞紐”的二級學院教學秘書應有的地位，給予適當的物質及人文關懷，建立崗位晉升與教務人才培養機制[4]。

（四）加速建設教務管理現代化網絡化

當前國內絕大多數高等院校均實現了計算機教務管理系統的配置與運行。而當前高校教育日新月異，新情況、新要求不斷出現，這就要加速實現教務管理現代化，開辟更多共享式、開放式的信息化服務平臺，更新與完善新的綜合性信息管理系統。強化教務辦公自動化，形成線上線下信息交互，為確保教務管理工作取得新進展而提供更廣闊的平臺。

（五）建立公正客觀的考核機制

高校應該從學校教學水平的角度出發，著力建設一支穩定的、專業的專職教學秘書隊伍。堅決避免兼職、臨時或調崗教務秘書帶來的短期行為造成的教務成本增加、交接斷續、責任失衡現象。制定規范的崗位責任文件，明確教務人員的權、責、利，做到職責分明、權責利對等。完善教務人員崗位績效評價機制，形成量化標準，堅決杜絕“干多干少一個樣、干好干壞一個樣”的怪現象發生，制度上保障職員積極性，政策上保持隊伍穩定性，真正做到能夠留住能人、用足好人。

（六）建立專業的教務人才引進與運行機制

隨著學科和專業門類的不斷增多，教學管理人員隊伍也急劇增大。很多情況下，在引進教務管理人才的時候，僅僅以學歷作為評價機制，而對于引進人員的專業素養考慮偏少。而在二級學院的具體教學管理工作中，涉及到具體的專業、課程、培養方案、專業建設等工作，這就需要教學秘書既要具備教務管理專業知識，又需要具體服務對象專業的專業素養。此外，在每次學校教職員工職務換屆或工作調動時，應該考慮二級學院教學秘書的專業性，盡量保持教學秘書隊伍的穩定性。

參考文獻：

[1]蒯秀麗.高校教學管理的現狀、問題及對策[J].教育與職業，2013，（2）：163-164.

[2]鄧德勝，甘瑁琴.提高高校教學管理水平的對策研究[J].教育與職業，2013，（21）：39-40.

[3]張慧琴.新時期高校教學秘書人才培養現狀分析[J].中國電力教育，2013，（22）：38-39.

[4]徐升槐.二級管理模式下學院教務人員的定位與提升[J].大學教育，2015，（1）：181-182.endprint